Fungsi, Tugas, dan Tips Menjadi Manajemen Personalia

HRD dan manajemen personalia adalah dua profesi yang berbeda, tapi sering dianggap sama oleh kebanyakan orang. Pada umumnya, HRD fokus pada hal-hal yang berkaitan dengan karyawan di perusahaan. Sedangkan tugas personalia adalah cenderung ke bagian administratif.

Agar kedepannya tidak salah kaprah lagi, berikut informasi tentang manajemen personalia. Mulai dari fungsi, peran, dan tips karirnya kalau kamu tertarik untuk menjadi manajemen personalia setelah lulus nanti. Yuk, disimak!

Baca Juga: Management Training: Pengertian, Manfaat, Tugas, dan Besaran Gajinya

Fungsi Manajemen Personalia Dalam Perusahaan

Manajemen Personalia

Manajemen personalia mempunyai fungsi tertentu dalam sebuah perusahaan. Yang termasuk fungsi manajemen personalia adalah sebagai berikut.

Fungsi Manajemen

Manajemen adalah tindakan merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, dan memanfaatkan sumber daya yang ada demi mencapai suatu tujuan. Fungsi manajemen sendiri dibagi ke dalam empat bagian, di antaranya.

• Perencanaan

  Seperti namanya, fungsi ini berkaitan dengan merencanakan kegiatan apa saja yang sesuai dengan visi suatu perusahaan. Misalnya, membantu menelusuri lowongan pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan ke depannya agar kegiatan operasional berjalan lancar. Setelah direncanakan, personalia akan meneruskannya kepada HRD untuk proses rekrutmen karyawan.

• Pengorganisasian

  Setelah direncanakan dengan baik, personalia akan membentuk organisasi sesuai struktur yang ada di perusahaan. Struktur ini berisi hubungan antara setiap jabatan dalam melaksanakan pekerjaan, jadi tidak ada yang tumpang tindih. Struktur ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan.

• Pengarahan

  Kemudian, personalia akan mengarahkan karyawan pada setiap pekerjaan yang sudah ditentukan. Misalnya, departemen accounting AR akan diarahkan untuk mengurusi uang masuk. Dengan pengarahan ini, karyawan dapat bekerja secara efektif demi mencapai tujuan perusahaan. 

• Kontrol

  Tidak tinggal diam, personalia akan melakukan kontrol terhadap kinerja setiap karyawan. Personalia akan mengamati, mengawasi, dan membandingkan antara realita dan rencana pekerjaan yang sudah dibuat. Apakah berjalan sesuai rencana atau tidak, sehingga karyawan dapat memberikan performa terbaik saat bekerja.

Fungsi Operasional

Selain fungsi manajemen, personalia juga memiliki fungsi operasional. Fungsi ini berkaitan erat dengan kegiatan operasional, terutama tentang pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan. Adapun fungsi operasional dari personalia, di antaranya:

• Mengatur jumlah pengadaan karyawan sesuai kebutuhan perusahaan
• Memberikan pelatihan untuk mengasah keterampilan karyawan
• Menyusun anggaran yang dibutuhkan dalam rekrutmen tenaga kerja
• Mengurus gaji, kompensasi, pensiun, THR, hingga resign karyawan
• Memastikan keinginan organisasi dan karyawan terintegrasi dengan baik
• Memastikan kesejahteraan karyawan tercapai

Baca Juga: Tips Menjawab Pertanyaan Jebakan saat Interview Kerja

Peran Manajemen Personalia di Perusahaan

Seluruh departemen di perusahaan menjadi tanggung jawab bagian personalia, khususnya manajer personalia selaku pimpinan. Perannya cukup signifikan karena berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan di kemudian hari. Jika hubungan antara organisasi dan karyawan tidak sinkron, hal ini dapat menimbulkan masalah besar di dalam perusahaan. 

Agar lebih paham, berikut ini peran manajemen personalia di perusahaan:

• Manajemen personalia adalah perpanjangan tangan dari manajemen umum. Hal-hal yang berkaitan dengan proses penerimaan karyawan adalah peran mereka
• Manajemen personalia memberikan insight, masukan, atau pendapat kepada setiap manajer di perusahaan kalah berhadapan dengan urusan personalia
• Manajemen personalia bertanggung jawab membuat deksripsi kerja, jadwal, dan rencana kerja dalam jangka panjang
• Manajemen personalia memotivasi karyawan agar memiliki etos kerja yang tinggi
• Manajemen personalia erat kaitannya dengan manusia, jadi diwajibkan mampu memanusiakan manusia

Perbedaan Manajemen Personalia dan HRD

HRD personalia adalah dua fungsi yang berbeda di suatu perusahaan. Secara umum, perbedaan antara manajemen personalia dan HRD dapat dikerucutkan dalam tiga poin. Adapun poin-poin tersebut adalah.

1. Perbedaan Definisi

   HRD adalah bagian yang mengurusi perolehan, pengembangan, pemeliharaan, pemanfaatan, dan koordinasi di perusahaan. Selain itu, HRD juga mengurusi kompensasi dan penilaian kerja seorang karyawan. Layak atau tidaknya seorang karyawan naik jabatan tidak lepas dari pengaruh HRD.

   Sedangkan personalia merupakan bagian dari manajemen. Kesehariannya berhubungan dengan penempatan staf, deskripsi pekerjaan, dan penerimaan karyawan di perusahaan. Bagaimana agar seorang karyawan ditempatkan di posisi yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. 

2. Perbedaan Tugas

   HRD bertugas untuk melakukan persiapan rekrutmen, baik internail maupun eksternal. Selama tahap seleksi berlangsung, HRD akan menilai potensi yang dimiliki seorang kandidat sebelum akhirnya diterima. Apakah kandidat tersebut mampu menguasai pekerjaannya atau tidak, penilaian ada di tangan HRD.

   Sementara tugas personalia adalah mengatur hubungan industrial antara organisasi dengan karyawan. Personalia bertanggung jawab atas data-data karyawan. Mulai dari payroll, nomor BJS, BPJSTK, dan pembayaran atas benefit lainnya dari perusahaan.

3. Perbedaan Lingkup Kerja

   Perbedaan terakhir ada pada lingkup kerjanya. Dalam proses rekrutmen, ruang lingkup kerja HRD adalah menyiapkan dan melaksanan proses rekrutmen. Sedangkan personalia adalah melakukan sosialisasi, pengenalan karyawan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan penerimaan karyawan tersebut. 

   Meskipun ruang lingkup kerja keduanya berbeda, tapi hubungan HRD dan personalia harus sinkron. Tugas dan tanggung jawab keduanya tidak akan berjalan dengan baik jika salah satunya hilang. Makanya keduanya dimasukkan dalam posisi yang berbeda.

Tips Karir Menjadi Personalia

Tertarik menjadi bagian personalia dalam suatu perusahaan? Berikut tips-tipsnya.

1. Mempunyai Visi dan Misi

   Setiap perusahaan memiliki visi dan misi masing-masing. Sebagai calon personalia, kamu pun dituntut memiliki hal ini. Keduanya membantu mensinkronkan antara kamu dan perusahaan nantinya.

   Kesamaan visi dan misi akan menarik HRD untuk merekrutmu. Hal ini pula yang menjadi poin plus kamu dibandingkan kandidat lain. Sebelum melamar, pastikan kamu sudah mengetahui visi dan misi kerjamu.

2. Memahami Perusahaan

   Selain memahami struktur organisasi di perusahaan, kamu harus bisa memahami seluk beluk bisnis dengan baik. Mulai dari kelebihan kompetitor hingga produk yang ditawarkan kompetitor kepada konsumen. Pemahaman ini nantinya bisa kamu jadikan insight dan beritahukan kepada HRD dalam proses rekrutmen karyawan.

   Selain itu, kamu juga harus paham tentang urusan administratifnya. Sebab, keseharianmu adalah mengurus administrasi. Kamu harus mampu bekerja dengan rapid an teliti, karena yang diurus bukan satu atau dua karyawan, melainkan ratusan atau ribuan.

3. Cakap Berbicara

   Namanya human error, pasti akan ada saja di perusahaan. Misalnya, kesalahan dalam pembayaran gaji karyawan, entah itu kurang atau lebih. Sebagai personalia, kamu harus mampu menjelaskan alasannya dengan baik agar dapat diterima oleh karyawan yang bersangkutan.

   Dalam hal ini, diperlukan kecakapan dalam berbicara agar maksudmu tidak salah diartikan oleh lawan bicara. Kamu harus mampu merangkai kata-kata dengan baik agar tetap sopan. Sebab, yang dihadapi nanti bukan hanya karyawan seusiamu saja, tapi juga yang lebih tua. 

4. Perluas Jaringan atau Koneksi

   Meskipun pekerjaan sehari-hari nantinya mengurus administrasi, tapi kemampuan dalam memperluas jaringan wajib dimiliki oleh personalia. Dalam bekerja, kamu harus mampu membangun relasi dengan sesama rekan kerja di perusahaan walaupun berbeda divisi. Beginilah caramu mengakrabkan diri dengan semua karyawan.

   Selain di dalam perusahaan, koneksi juga harus diperluas di luar perusahaan. Jaringan yang luas membuka peluang karir yang besar untukmu. Jika seandainya kamu sudah merasa stuck bekerja di perusahaan, kamu bisa manfaatkan koneksi untuk mendapatkan lowongan kerja di perusahaan lain.

5. Menguasai Ilmunya

   Bagaimana cara mencatat payroll karyawan, membuat deskripsi pekerjaannya, surat kontrak kerja, dan hal-hal administrasi lainnya? Jika tertarik menjadi bagian personalia, ilmu ini wajib dikuasai. Tidak perlu sampai katam, tapi setidaknya kamu memiliki pengetahuan dasar agar kamu tidak kaku saat bekerja. 

   Hal-hal yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan tercatat dalam hukum ketenagakerjaan di Indonesia, lho! Ilmu tentang peraturan ketenagakerjaan pun harus dikuasai dengan baik. Jangan sampai ketika ada karyawan yang menuntut tentang masalah kontrak kerja, misalnya, kamu malah tidak bisa menjawab.

Asahlah Jiwa Kepemimpinan dari Sekarang

Bekerja di bidang personalia bukan hal yang membosankan, tapi seru karena ilmunya terus berkembang. Bagi yang suka tantangan, profesi ini tentunya sangat menarik. Apalagi kalau kamu suka berbicara dan berhadapan dengan orang lain.

Agar jenjang karir bagus, sebaiknya asahlah jiwa kepemimpinan mulai dari sekarang sebagai bekal perjalananmu di masa mendatang. Bisa jadi kamu adalah calon pemimpin personalia nantinya. Tidak ada yang pernah tahu, kan?

Baca Juga: 7 Tips Sukses Usaha Konveksi yang Bisa Dimulai dari Skala Rumahan