Mengenal Tentang Apa Itu Surat Permohonan dan Contohnya sesuai Tujuan dan Kebutuhan

Dalam dunia kerja, seorang karyawan pasti pernah mengajukan permohonan izin untuk cuti atau kebutuhan mendesak tertentu lainnya. Proses pengajuan izin tersebut tentu tidak boleh hanya dilakukan secara lisan saja. Karyawan tersebut harus mencantumkan surat permohonan dengan isi yang disesuaikan dengan tujuannya.

Tak hanya di dunia kerja, siswa SMK atau mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di suatu perusahaan tertentu juga diharuskan untuk membuat surat permohonan. Biasanya, surat permohonan tersebut digunakan sebagai dokumen formal yang menjadi bukti bahwa kegiatan magang yang akan dilakukan bersifat resmi untuk kebutuhan menuntaskan jenjang pendidikan.

Surat permohanan sendiri digunakan untuk banyak keperluan lainnya, seperti mengajukan rekomendasi di tempat kerja atau rekomendasi untuk magang, meminta bantuan, hingga mengajukan permohonan dana bantuan. Tapi, bagaimana contoh surat permohonan itu? Daripada bingung, simak penjelasan lengkap tentang apa itu surat permohonan, format, dan contohnya berikut ini.

Apa Itu Surat Permohonan dan Tujuan Pembuatannya?

Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, surat permohonan adalah dokumen formal yang biasa digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Secara umum, yang dimaksud dengan surat permohonan adalah surat yang ditulis secara individu, organisasi, maupun badan usaha guna memohon satu hal tertentu kepada suatu pihak atau instansi lain.

Dalam membuat surat permohonan, tentu ada tujuan tertentu yang ingin diraih atau disampaikan secara formal dan resmi. Oleh karena itu, gaya tulisan dalam pembuatan surat permohonan harus formal serta mengikuti format umum yang biasa digunakan oleh kebanyakan individu atau instansi. 

Jenis dari surat permohonan sendiri juga cukup beragam yang dapat dibagi berdasarkan maksud dan tujuannya. Beberapa jenis yang paling umum dibuat adalah surat permohonan untuk rekomendasi, izin, magang, bantuan, dan dana.

Format Surat Permohonan

Walaupun surat permohonan dapat berbeda-beda tergantung pada tujuannya, secara umum format penulisan surat permohonan tetap saja. Dikarenakan sifatnya yang formal, memerhatikan format penulisan surat permohonan ini penting untuk diperhatikan penulis. Adapun, format surat permohonan adalah sebagai berikut.

• Kop Surat

  Biasanya dalam sebuah surat resmi, terdapat kop surat yang biasanya terletak di bagian paling atas. Kop surat sendiri memiliki fungsi untuk menyampaikan informasi kepada penerima mengenai “oleh siapa” atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. 

  Selain itu, kop surat juga menunjukkan keresmian dari pengirimnya. Sehingga, penerima bisa lebih cepat dan serius dalam menanggapinya.

  Namun, terdapat beberapa kondisi di mana surat permohonan tidak mengharuskan penggunaan kop surat. Misalnya seperti permohonan yang ditujukan oleh individu tanpa mewakili instansi. 

• Nomor Surat

  Nomor surat sangat penting untuk pengirim dan penerima karena nomor tersebut dapat digunakan untuk proses pengarsipan. Biasanya, nomor surat berisikan keterangan tanggal, bulan, dan tahun pengiriman surat dan nomor surat dalam pengarsipan.

• Tempat & Tanggal Surat Dibuat

  Tempat dan tanggal surat merupakan bagian yang juga tidak kalah penting dari bagian lainnya. Karena tempat dan tanggal surat memiliki fungsi untuk menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan itu dibuat. 

• Perihal

  Pada bagian ini akan dijelaskan inti pokok dari dibuatnya surat permohonan tersebut. Misalnya seperti pengajuan anggaran, permohonan izin magang, dan sebagainya.

• Isi

  Bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:

  1. Pembuka: biasanya berisikan kata salam. Seperti, dengan hormat, salam sejahtera, assalamualaikum, dan lain sebagainya. Selain itu, pada bagian ini biasanya pengirim akan memperkenalkan dirinya.
  2. Isi: jelaskan informasi utama yang ingin disampaikan. Buat penjelasan yang padat dan jelas dengan kalimat formal.
  3. Penutup: pada bagian ini biasanya pengirim atau pembuat surat akan menuliskan harapannya juga ucapan terima kasih.

• Nama serta Tanda Tangan

  Terakhir, setiap pengirim wajib mencantumkan nama lengkap beserta tanda tangan. Bagian ini akan menjadi penanda bahwa surat yang disampaikan bersifat resmi.

• Lampiran

  Dokumen lain yang disertakan untuk melengkapi surat permohonan tersebut.

Jadi, pastikan untuk mengikuti format pembuatan surat permohonan tersebut agar kesan formal dalam dokumen resmi tidak hilang. 

Contoh Surat Permohonan

Setelah memahami apa itu surat permohonan dan seperti apa format penulisannya, mengetahui contoh surat permohonan juga tak kalah penting. Contoh surat permohonan ini bisa kamu gunakan sebagai referensi saat membuatnya nanti. Berikut contoh-contoh surat permohonan berdasarkan maksud dan tujuannya.

1. Contoh Surat Permohonan untuk Rekomendasi

   Jenis surat permohonan yang pertama adalah untuk rekomendasi. Biasanya, pembuatan surat permohonan untuk rekomendasi ini digunakan bagi siswa, mahasiswa, atau karyawan yang ingin mendapatkan beasiswa, pekerjaan, dan lain sebagainya. Isi dari surat permohonan jenis ini adalah penilaian atas kinerja atau prestasi yang dimiliki oleh pemohon.

   Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk rekomendasi:

   Sumber: canva.com

2. Contoh Surat Permohonan untuk Izin

   Surat permohonan jenis yang kedua adalah untuk kebutuhan izin yang diajukan kepada orang lain ataupun pihak lain. Biasanya, surat permohonan ini dibuat karena ada keperluan atau kegiatan yang mengharuskan pemohon untuk menghadirinya. Tidak hanya itu saja, surat permohonan izin juga dapat digunakan jika kamu ingin menggunakan suatu tempat dan masih banyak lagi.

   Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk izin:

    

   Sumber: rocketmanajemen.com

3. Contoh Surat Permohonan untuk Magang

   Selanjutnya adalah surat permohonan untuk kebutuhan magang. Sudah dapat dipastikan bahwa surat permohonan jenis ini banyak dibuat oleh mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK yang harus melakukan magang sebagai syarat menyelesaikan pendidikan. 

   Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk magang:

    

   Sumber: academia.edu

4. Contoh Surat Permohonan untuk Bantuan

   Tidak hanya untuk keperluan pekerjaan ataupun pendidikan, surat permohonan juga dapat digunakan untuk meminta bantuan kepada suatu pihak tertentu. Salah satu contoh dari surat permohonan jenis ini adalah permintaan bantuan dana untuk meringankan beban biaya sekolah.

   Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk bantuan:

    

   Sumber: dentmasoci.com

5. Contoh Surat Permohonan untuk Dana 

   Hampir sama dengan jenis surat permohonan untuk bantuan, ada juga surat permohonan untuk dana. Lebih spesifik, pemohon dari surat permohonan ini secara langsung menyatakan tujuannya yaitu meminta dana untuk memenuhi suatu keperluan. Biasanya, surat permohonan ini digunakan untuk oleh penyelenggara sebuah acara atau event yang mencari sponsor kepada suatu perusahaan atau brand tertentu.

   Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk dana: 

    

   Sumber: brainly.co.id

6. Contoh Surat Permohonan untuk Instansi Pemerintahan

   Kemudian, ada juga surat permohonan yang ditujukan untuk instansi pemerintahan. Umumnya, surat permohonan ini ditujukan oleh individu, kelompok, atau organisasi yang ingin mengajukan permintaan resmi terkait bantuan, izin, ataupun informasi dari instansi pemerintahan.

   Berikut adalah contoh surat permohonan untuk instansi pemerintahan:

   Sumber: scribd.com

7. Contoh Surat Permohonan Kerja Sama

   Surat permohonan juga bisa digunakan untuk mengajak kerja sama individu atau kelompok tertentu. Misalnya, kamu ingin mengadakan sebuah acara dan ingin mengajak komunitas tertentu untuk ikut berpartisipasi. Nah, kamu bisa coba membuat surat permohonan kerja sama yang ditujukan kepada komunitas tersebut. 

   Berikut adalah contoh surat permohonan kerja sama:

   
   Sumber: kledo.com

8. Contoh Surat Permohonan Pengunduran Diri

   Bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan, membuat surat permohonan pengunduran diri perlu dilakukan. Hal ini untuk memperjelas maksud dan tujuan serta meresmikan keputusan pengunduran diri. Adapun, informasi yang termuat dalam surat permohonan ini meliputi alasan pengunduran diri, tanggal efektif pengunduran diri, serta apresiasi kepada perusahaan. 

   Berikut contoh surat permohonan pengunduran diri:

   Sumber: privy.com

Tips Menulis Surat Permohonan yang Benar

Berikut tips cara menulis surat permohonan agar terlihat lebih profesional, padat, dan tepat sasaran, meningkatkan peluang untuk mendapatkan respons yang positif.

1. Gunakan Bahasa Profesional

Bahasa yang profesional menunjukkan kesopanan, menghormati penerima, dan memberikan kesan baik kepada pembaca. Pastikan untuk menggunakan kata-kata yang formal dan menghindari slang atau bahasa sehari-hari, terutama jika permohonan ditujukan kepada instansi atau lembaga resmi. Bahasa formal juga menandakan bahwa kamumemahami dan menghargai prosedur serta norma yang berlaku.

Selain kosakata, gunakan struktur kalimat yang rapi dan mudah dipahami. Jangan terlalu banyak menggunakan kalimat kompleks yang berbelit-belit. Pastikan ide utama tersampaikan dalam kalimat pertama atau paragraf awal agar maksud surat segera dipahami.

2. Singkat dan Padat

Surat permohonan yang efektif adalah yang langsung ke inti. Sampaikan permohonan atau kebutuhanmu dengan cepat dan jelas, sehingga pembaca langsung mengetahui inti surat tanpa harus mencari-cari informasi yang relevan. 

Jangan gunakan paragraf yang terlalu panjang karena bisa membingungkan atau membuat pembaca kehilangan minat. Usahakan tiap paragraf fokus pada satu poin utama, misalnya alasan pengajuan permohonan atau informasi spesifik yang mendukung permohonan tersebut.

Jangan lupa sertakan hanya informasi yang relevan dan mendukung permohonan. Jika ada informasi tambahan, pertimbangkan apakah perlu dimasukkan atau lebih baik disampaikan dalam bentuk lampiran.

3. Personalisasi Surat

Sebelum menulis, cari tahu siapa atau institusi apa yang akan menerima surat. Personalisasi bisa dimulai dari menyebutkan nama penerima (jika dikenal), menggunakan sapaan yang sesuai, serta menyesuaikan gaya bahasa yang akan menarik perhatian mereka. Jika menulis kepada organisasi pemerintah, gunakan nada yang sangat formal; untuk permohonan kepada perusahaan, nada bisa lebih langsung tetapi tetap profesional.

Sampaikan bagaimana permohonan kamu juga dapat memberikan keuntungan atau memenuhi tujuan pihak penerima, jika memungkinkan. Dengan menunjukkan pemahaman atas kebutuhan atau misi pihak yang dituju, kamu memberi kesan bahwa permohonan ini tidak hanya sekadar formalitas, tetapi juga memiliki relevansi bagi mereka.

Jika ada hubungan profesional atau keterlibatan sebelumnya dengan penerima, kamu bisa menyebutkannya secara singkat untuk menambah kesan personal. Ini bisa meningkatkan peluang permohonan mendapatkan perhatian yang lebih baik.

Pahami Cara Membuat Surat Permohonan dengan Melihat Contohnya

Surat permohonan memang memiliki kegunaan yang banyak. Tak hanya untuk para karyawan di sebuah perusahaan, tapi juga bagi siswa SMK atau mahasiswa yang ingin mengajukan kesempatan magang. Jadi, mempelajari tentang apa itu surat permohonan serta cara membuatnya adalah hal yang penting untuk dilakukan. Pastikan kamu mengikuti format penulisan surat permohonan dan menggunakan bahasa formal, ya.