Account Payable: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam profesi akuntansi, dikenal posisi Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP). Keduanya memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda di dalam suatu perusahaan. Tidak heran kalau posisi ini biasanya dipegang oleh orang berbeda pula.

Secara umum, account receivable dapat diartikan sebagai piutang usaha yang berisi catatan utang dari pihak lain dan tanggal pembayarannya. Lantas, apa itu account payable ? Informasi lebih jelasnya tentang AP, termasuk tugas dan tanggung jawabnya akan dibahas pada artikel berikut ini.

Baca Juga: Fungsi, Tugas, dan Tips Menjadi Manajemen Personalia

Pengertian Account Payable

Account Payable

Account payable adalah utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain, baik bank maupun lembaga perbankan yang sah. Dikarenakan AP itu utang, maka pencatatannya berada di sebelah kanan laporan neraca bagian liabilitas. U tang usaha wajib dilunasi sesuai tanggal jatuh tempo yang telah disepakati sebelumnya.

Terjadinya utang usaha disebabkan oleh beberapa hal, di antaranya:

• Perusahaan melakukan pembelian, baik peralatan, mesin, dan bahan baku secara kredit.
• Pembayaran transaksi dilakukan sebagian atau bersifat uang di muka, karena barang belum sepenuhnya diterima.

Peran Account Payable

Account payable adalah posisi yang memiliki andil penting dalam suatu perusahaan. Bagian AP perlu melakukan pengecekan utang secara berkala agar perusahaan tidak melupakan tanggung jawab untuk membayar utang. Tujuannya untuk menghindari penumpukan utang atau hilangnya kepercayaan perbankan saat memberikan pinjaman.

Jika dilihat sekilas, posisi AP tidaklah sesulit posisi accounting. Tapi, ketahuilah bahwa kesalahan kecil dapat berakibat fatal. Makanya seseorang yang mengisi posisi ini harus teliti dan memiliki daya ingat yang tinggi saat bekerja.

Di dalam suatu perusahaan, account payable memiliki peran sebagai berikut:

• Melakukan pengawasan dan memastikan bahwa kas perusahaan berjumlah normal.
• Mengarsipkan dokumen tentang pembayaran yang telah dilakukan perusahaan sebagai bukti atas setiap pembelian.
• Mencatat pembayaran dalam bentuk laporan yang mudah dipahami.
• Melakukan pembayaran kepada pihak yang terkait, seperti vendor atau supplier.
• Membuat laporan pembelian, baik secara mingguan atau bulanan.

Baca Juga: Kontraktor: Pengertian, Tugas, Jenis dan Kisaran Gajinya

Tugas Account Payable

Beberapa perusahaan, khususnya yang skala besar memiliki staf khusus untuk mengisi posisi ini. Hal yang wajar mengingat tugasnya yang cukup kompleks, mulai dari melakukan pembayaran, mencatat, dan melaporkannya kepada atasan. Untuk lebih jelasnya, berikut tugas seorang account payable di perusahaan.

1. Berkoordinasi dengan Supply Chain

   Kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan akan melibatkan banyak orang, baik pihak internal maupun eksternal. Mulai dari divisi penjualan, bagian purchasing, produksi, warehouse , dan vendor. Staff AP harus mampu berkoordinasi dengan semua pihak supply chain dengan baik guna menghindari adanya miskomunikasi.

   Koordinasi yang dilakukan adalah memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai rencana, seperti quantity, jenis produk, dan brand produk. Staff AP perlu memastikan bahwa barang yang dibeli sampai dengan selamat di warehouse. Dengan demikian, kegiatan produksi sama sekali tidak terhambat.

2. Berkoordinasi dengan Staff Internal

   Selain dengan pihak supply chain, staff AP juga berkoordinasi dengan staf dari divisi lain di dalam perusahaan. Misalnya, divisi sales dan marketing. Sebagian pembelian yang dilakukan perusahaan ada kaitannya dengan kedua divisi ini.

   Staff AP berkoordinasi tentang jumlah barang yang keluar, keberadaan barang, dan siapa yang menerima barang tersebut. Semuanya harus jelas karena akan dimasukkan ke dalam pencatatan. Jika suatu saat ditanya oleh atasan, maka staff AP bisa menjawabnya dengan baik.

3. Mengecek Pembelian

   Seluruh kegiatan pembelian biasanya dicek kembali oleh staff AP. Mulai dari pembelian yang nominalnya kecil, sedang, hingga besar. Pengecekan biasanya dilakukan untuk mengetahui jenis barang, quantity, merk, dan total pembelian. 

   Beberapa detail tugas yang masih berhubungan dengan kegiatan pembelian, antara lain:

   • Memastikan invoice atau faktur pembelian akurat.
   • Menandai transaksi yang berbeda dari biasanya agar bisa ditanyakan kepada divisi yang melakukan pembelian.
   • Membuat jadwal pembayaran dengan vendor.
   • Menjalin komunikasi yang baik dengan vendor.
   • Memperbaharui daftar vendor yang ada untuk dijadikan database.
   • Menyesuaikan pencatatan jurnal dan buku besar untuk memastikan apabila pembayaran tercatat dengan benar.

4. Melakukan Pembayaran

   Staff AP tidak akan pernah lepas sama yang namanya token. Alasannya karena AP yang melakukan semua pembayaran yang terjadi di perusahaan. Mulai dari membeli aset, bayar iklan, influencer, entertain staff, uang makan siang, reimbursement, dan masih banyak lagi.

   Pembayaran akan dilakukan apabila dokumennya sudah disetujui oleh atasan dari divisi yang mengajukan. Terdapat tiga jenis pembayaran yang bisa dijadikan pilihan, yaitu Cash After Delivery, Cash Before Delivery, dan pembayaran dua tahap (DP dan pelunasan).

   Beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukan pembayaran, di antaranya:

   • Mengumpulkan dan menyatukan faktur.
   • Mengirimkan faktur kepada supervisor atau manager untuk dimintai tanda tangan sebagai tanda persetujuan pembayaran. Bisa dilakukan secara langsung atau via email.
   • Memastikan pembayaran telah diterima oleh vendor.
   • Melakukan verifikasi pengeluaran, lalu membuat laporannya.
   • Menyiapkan cek gaji untuk karyawan yang ada di perusahaan.
   • Melakukan verifikasi dan memproses reimbursement karyawan.
   • Memastikan saldo di dalam rekening perusahaan cukup sebelum melakukan pembayaran.
   • Melakukan follow up kepada atasan apabila dokumen yang sebelumnya belum juga disetujui.
   • Mencatat dan melakukan pengembalian barang yang rusak atau cacat.

5. Membuat Laporan Neraca

   Selain melakukan lima tugas di atas, staff AP juga bertugas untuk membuat laporan neraca. Laporan ini nantinya akan diserahkan kepada supervisor atau manager untuk diperiksa. Jika terdapat kejanggalan, maka staff AP juga yang akan menjelaskannya sampai akhirnya laporan disetujui.

6. Klasifikasi Vendor

   Berbeda barang, maka berbeda pula vendor yang menyediakannya. Dalam hal ini, staff AP biasanya akan membuat klasifikasi vendor sesuai dengan barang yang dijualnya. Misalnya untuk office supplies diklasifikasi ke bagian housekeeping, mesin ke bagian aset, alat-alat elektronik ke bagian hardware atau software, dan lain sebagainya. 

   Klasifikasi bertujuan untuk memudahkan staff AP dalam mencatat dan membuat laporan. Dimana laporan akan terlihat rapi, detail, dan enak dibaca. Seandainya ada kesalahan, maka kesalahannya mudah ditemukan.

Proses Account Payable

Proses Account Payable, atau yang dikenal juga dengan proses pembayaran hutang, merupakan elemen krusial dalam struktur manajemen keuangan sebuah perusahaan. Proses ini mencakup serangkaian langkah yang dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan memenuhi kewajiban pembayarannya kepada pemasok atau vendor secara tepat dan akurat.

1. Penerimaan Faktur

Proses ini dimulai dengan penerimaan faktur dari pemasok atau vendor. Faktur tersebut berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat transaksi pembelian barang atau jasa yang telah dilakukan oleh perusahaan. Faktur ini menjadi bukti utang yang harus dibayar oleh perusahaan.

2. Verifikasi Faktur

Setelah faktur diterima, langkah selanjutnya adalah melakukan verifikasi. Verifikasi ini melibatkan pengecekan mendalam terhadap faktur untuk memastikan bahwa detail seperti jumlah yang harus dibayar dan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

3. Pencatatan Faktur

Setelah proses verifikasi selesai dan faktur dinyatakan valid, faktur tersebut kemudian dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Pencatatan ini penting untuk memantau semua tagihan yang harus dibayar dan memastikan bahwa tidak ada tagihan yang terlewat.

4. Persetujuan Pembayaran

Sebelum proses pembayaran dapat dilakukan, faktur harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang dalam perusahaan. Proses persetujuan ini bisa melibatkan beberapa tingkat, tergantung pada struktur dan kebijakan internal perusahaan.

5. Pembayaran Faktur

Langkah terakhir dalam proses Account Payable adalah melakukan pembayaran faktur kepada pemasok atau vendor. Pembayaran ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti transfer bank, cek, atau pembayaran elektronik.

Proses Account Payable adalah bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen keuangan perusahaan. Dengan menjalankan proses ini dengan benar dan efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa semua kewajiban pembayarannya terpenuhi dengan tepat waktu dan akurat. Hal ini akan membantu dalam menjaga hubungan yang baik dengan pemasok dan juga mengoptimalkan arus kas perusahaan.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable

Seperti yang diketahui, AP dan AR adalah dua posisi yang berbeda. Keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda. Account payable artinya utang yang berhubungan dengan uang keluar, sedangkan account receivable artinya pendapatan yang berhubungan dengan uang masuk.

AR biasanya ditagih secara berkala kepada klien sehubungan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Pembelinya bisa berasal dari berbagai kalangan, seperti perusahaan swasta, pemerintah, organisasi, maupun perorangan.

AR memiliki tiga ciri khas yang perlu diketahui, yaitu:

• Nilai jatuh tempo, berkaitan dengan jumlah transaksi utama ditambah bunga. Bunga biasanya dibebankan apabila pembayaran dilakukan dengan cara dicicil dalam kurun waktu tertentu.
• Tanggal jatuh tempo, adalah masa atau tanggal terakhir pembayaran. Jika terjadi keterlambatan pembayaran, perusahaan berhak memberikan sanksi berupa denda keterlambatan plus bunga.
• Umur jatuh tempo, dibagi menjadi dua yaitu bersifat harian atau bulanan. Perhitungan dengan sistem harian akan ditagih secara harian, sedangkan bulanan akan ditagih pada bulan berikutnya.

Manfaat Account Payable

Berikut ini adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dari implementasi proses Account Payable yang efisien:

1. Membangun Hubungan yang Baik dengan Vendor

Melalui pembayaran tagihan yang tepat waktu, perusahaan dapat memperkuat hubungan kerjasama dengan vendor atau pemasoknya. Hal ini dapat meningkatkan tingkat kepercayaan antara kedua belah pihak dan membuka kesempatan untuk melakukan negosiasi yang lebih menguntungkan di masa mendatang.

2. Mengoptimalkan Arus Kas

Dengan melakukan pemantauan dan pengelolaan tagihan secara cermat, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kasnya. Ini membantu dalam mencegah keterlambatan pembayaran yang dapat berakibat pada denda atau penghentian layanan, sekaligus memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan operasional lainnya.

3. Mempercepat Proses Pembelian

Dengan proses Account Payable yang efisien, perusahaan dapat mempercepat proses pembelian barang dan jasa. Hal ini berarti perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan dari saat pengajuan pesanan hingga pembayaran, yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

4. Mendukung Analisis Keuangan

Data yang dikumpulkan dari proses Account Payable dapat digunakan sebagai bahan analisis keuangan yang lebih mendalam. Misalnya, dengan memantau pola pembayaran, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pengeluaran dan menentukan strategi pengelolaan keuangan yang lebih efektif.

5. Meminimalkan Risiko Penipuan

Dengan memiliki kontrol yang kuat dalam proses Account Payable, perusahaan dapat meminimalkan risiko penipuan atau kecurangan. Verifikasi faktur, persetujuan pembayaran, dan pemantauan transaksi secara berkala dapat membantu dalam mengidentifikasi dan mencegah potensi tindakan curang.

6. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan mengotomatisasi beberapa aspek dari proses Account Payable, seperti penerimaan dan pencatatan faktur, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya. Hal ini memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas-tugas lain yang lebih strategis.

Dalam era bisnis modern, manajemen account payable menjadi elemen kunci dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Dengan menerapkan strategi dan teknologi yang tepat, perusahaan dapat mengelola utang dagang mereka dengan lebih efektif, meningkatkan efisiensi operasional, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok.

Kualifikasi yang Dibutuhkan Posisi AP

Tertarik menduduki posisi AP di perusahaan? Pada umumnya, perusahaan memiliki kualifikasi khusus bagi para kandidat yang ingin bergabung. Kualifikasi yang dibutuhkan antara lain:

• Lulusan S1 Jurusan Akuntansi.
• Lulusan selain S1 diperkenankan mendaftar, tapi dengan syarat sudah memiliki pengalaman di posisi ini sebelumnya.
• Mempunyai pengalaman di posisi Account Payable setidaknya 1 tahun.
• Mampu berkomunikasi dengan baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris.
• Memahami prinsip dasar akuntansi, terutama prinsip dalam pencatatan account payable dan cara implementasinya.
• Mampu melakukan entri data dalam jumlah banyak.
• Menguasai Microsoft Excel.
• Mampu bekerja secara teliti.
• Memiliki integritas tinggi, mau bekerja secara tim, dan tahan banting.

Pahami AP dengan Baik untuk Karier Cemerlang

Arti account payable dalam akuntansi adalah utang, jadi jangan sampai salah. Kesehariannya berhubungan dengan pencatatan, pengecekan, dan pembayaran. Jika ingin sukses berkarier di posisi ini, pastikan kamu paham cara kerjanya.

Pastikan kamu tahan banting dan pintar berkomunikasi juga, ya! Sebab, deskripsi pekerjaan AP kompleks dan sering berhubungan dengan setiap divisi di perusahaan. Kamu juga harus punya daya ingat yang kuat, karena pertanyaan seputar pembayaran pasti akan ditanyakan kepadamu. Semangat jadi AP!

Baca Juga: Mengenal Soft Skill: Contoh dan Cara Meningkatkannya