Mengenal Back Office: Tugas, Skill dan Jenis-jenis Pekerjaannya

Back office merupakan salah satu posisi yang terbilang krusial di dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan mengapa kualifikasi untuk pekerjaan yang satu ini terbilang ketat, jika dibandingkan dengan yang lainnya.

Namun sesuai dengan pekerjaan back office yang terbilang rumit, gaji dalam bidang yang satu ini juga cukup menjanjikan. Selain itu, hampir semua perusahaan membutuhkan tenaga di bidang ini, sehingga bisa dikatakan jika karir back office ini juga cukup menjanjikan.

Baca juga: 10 Prospek Kerja untuk Lulusan Ekonomi Pembangunan

Apa Itu Back Office?

Back Office

Back office merupakan bagian dari sebuah perusahaan yang tidak berhadapan secara langsung dengan para klien. Biasanya pekerjaan back office adalah hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas administrasi dan hal lainnya yang sifatnya akan membantu pekerjaan-pekerjaan front office.

Jika melihat pekerjaannya, sudah jelas back office pada umumnya merupakan staf administrasi serta posisi lain yang berkaitan dengan pekerjaan yang berasal dari front office itu sendiri. Back office bisa saja terdiri dari beberapa orang dan dari divisi yang berbeda-beda di dalam perusahaan.

Di dalam sebuah perusahaan, back office biasanya terdiri dari karyawan yang bekerja dalam bidang akuntasi, keuangan, dan juga teknologi informasi. Komposisi back office ini tentu akan tergantung pada jenis industri dan juga skala perusahaan itu sendiri.

Keterkaitan back office dengan berbagai pekerjaan front office, membuat pekerja di bidang ini harus memiliki kemampuan untuk tetap bersikap kooperatif pada karyawan-karyawan yang bekerja di bagian front office. Hal ini akan memungkinkan pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik, sesuai dengan deadline.

Gaji back office terbilang lumayan dan membuat pekerjaan yang satu ini makin menarik. Namun, untuk berkarir di bidang ini, dibutuhkan kualifikasi tertentu, termasuk latar belakang pendidikan yang berkaitan dengan posisi yang akan dilamar di bidang ini.

Meski tidak berhadapan langsung dengan klien sebagaimana front office, staf back office juga harus memiliki kemampuan mumpuni di dalam pekerjaan yang ditanganinya. Misalnya, staf akuntansi harus memahami dengan baik tentang laporan keuangan, staf IT wajib menguasai bahasa pemograman.

Kemampuan kerja yang baik tentu akan membuat staf back office bisa menyelesaikan seluruh pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, kondisi ini juga akan mendukung perkembangan karir back office jadi lebih cerah ke depannya.

Baca juga: 35 Pertanyaan Wawancara Kerja Bahasa Inggris, Arti dan Tips Menjawabnya

Apa saja Tugas Seorang Back Office?

Sebagaimana telah dijabarkan di atas, back office akan berperan untuk mendukung dan melengkapi berbagai kebutuhan aktivitas operasional dan teknis para staf yang menjalankan tugas sebagai front office.

Bukan hanya itu saja, pekerja di bidang ini juga harus memastikan keamanan seluruh data serta informasi para klien tetap terjaga dengan baik dan akurat. Pekerjaan back office akan membutuhkan keahlian tersendiri, sesuai dengan bidang yang ditanganinya secara spesifik.

Berikut ini adalah beberapa pekerjaan umum yang akan ditangani oleh seorang back office.

• Bertanggung jawab untuk berbagai hal yang sifatnya administratif, seperti: pengarsipan dokumen-dokumen milik klien, pengurusan izin, dan juga pencatatan.
• Melakukan tindak lanjut dan penyelesaian terhadap permintaan klien yang disampaikan di bagian front office.
• Melacak transaksi-transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan klien.
• Memastikan penerapan kebijakan-kebijakan perusahaan berjalan dengan baik di dalam seluruh aktivitas operasional perusahaan.
• Menjalin kerja sama dengan para karyawan yang bekerja di front office.
• Melaksanakan riset pasar.
• Melakukan pengumpulan dan pengelolaan data klien.
• Menjalankan tugas-tugas administrasi dasar perusahaan.
• Mendukung dan memberi pelayanan pada staf front office.
• Mengelola tanda terima, faktur serta tagihan-tagihan milik perusahaan.
• Memberikan dukungan terhadap manajemen perusahaan.

Jika melihat berbagai pekerjaan back office di atas, jelas pekerja di bidang yang satu ini akan membutuhkan kemampuan kerja yang mumpuni, baik itu bekerja secara individu maupun untuk bekerja sama di dalam tim atau dengan bagian lain di dalam perusahaan (front office).

Kemampuan kerja yang mumpuni seperti ini akan membuat karir back office bisa berjalan dengan lancar, sehingga keinginan untuk mendapatkan gaji back office yang tinggi juga bisa diwujudkan.

Baca juga: 9 Pertanyaan Interview Kerja yang Perlu Diketahui dan Jawabannya

Skill yang harus Dimiliki Back Office

Di dalam praktiknya, back office menjalankan serangkaian proses serta sistem yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Pekerja di bidang ini akan melakukan tugasnya dengan memakai software khusus, sistem basis data dan juga alat komunikasi tertentu yang mendukung pekerjaannya.

Pekerjaan back office terkait dengan pengolahan dokumen dan data penting lainnya, di mana hasilnya akan digunakan oleh manajemen untuk proses pengambilan keputusan di dalam perusahaan. Semua pekerjaan ini membuat back office harus memiliki skill tertentu yang memungkinkannya menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh seorang staf back office perusahaan.

• Kemampuan untuk berkomunikasi dan melakukan interaksi dengan baik pada sesama anggota tim maupun departemen lain yang ada di dalam perusahaan.
• Keterampilan dalam bidang administrasi serta organisasi yang mumpuni untuk menjalankan tugas serta jadwal kerja yang cukup kompleks.
• Kemampuan analitis dalam pengelolaan data dan informasi secara tepat dan akurat.
• Keahlian untuk memanfaatkan software serta sistem teknologi yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditangani.
• Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan deadline.
• Pemahaman yang baik terkait berbagai prinsip bisnis serta proses yang dijalankan dalam operasional perusahaan.

Baca juga: 11 Langkah Perencanaan Karier agar Bisa Meraih Sukses di Masa Depan

Jenis-jenis Pekerjaan Back Office

Karir back office yang menjanjikan tentu akan berbanding lurus dengan gaji back office itu sendiri. Makin tinggi posisi seseorang di dalam back office, maka sudah tentu gaji back office yang didapatkannya juga akan makin besar, apalagi jika yang bersangkutan bekerja di sebuah perusahaan yang cukup besar.

Berikut ini adalah jenis-jenis posisi yang biasanya terdapat di bagian back office perusahaan.

1. Asisten HR

   Asisten HR merupakan satu dari sejumlah staf yang bekerja di back office. Seorang asisten HR memiliki beberapa tugas, seperti membuat jadwal pertemuan, melakukan penyambutan terhadap karyawan baru, mengelola catatan-catatan penting perusahaan. Asisten HR juga akan bertugas membantu manajer dan tim HRD dalam tugas-tugas administratifnya.

2. Teknisi IT

   Teknisi IT merupakan tim back office yang memiliki tugas untuk mengelola perangkat lunak, basis data, dan juga layanan internet yang dipakai di dalam perusahaan. Bukan hanya itu saja, staf ini juga memiliki tanggung jawab untuk memperbaiki berbagai masalah teknis dan sistem sehingga berjalan dengan lebih efisien.

3. Staf Akuntan

   Staf akuntan memiliki tugas dalam pengelolaan catatan keuangan serta membuat entri buku besar. Back office yang satu ini juga memiliki tanggung jawab terhadap laporan anggaran serta pengeluaran dan juga pendapatan perusahaan.

4. Asisten Finance

   Asisten finance bertugas untuk memberi bantuan kepada departemen keuangan terkait entri data, pembuatan neraca dan juga pencatatan keuangan dalam perusahaan.

5. Data Analyst

   Back office yang satu ini memiliki beberapa tugas di dalam perusahaan, antara lain membuat analisis data, melakukan pengumpulan data, membuat perkiraan, dan juga menjaga keamanan database di dalam perusahaan.

6. Financial Analyst

   Staf back office yang satu ini memiliki beberapa tugas di dalam perusahaan, antara lain menentukan anggaran operasional, melakukan perbandingan terhadap data-data yang diterima, melakukan pemeliharaan database, meningkatkan produktivitas, dan menjalankan tugas keuangan perusahaan.

7. Manajer Operasional

   Seorang manajer operasional bertugas untuk melakukan pengembangan dan penerapan kebijakan serta prosedur operasional perusahaan. Selain itu, manager operasional juga bertugas untuk membantu bagian HRD dalam melakukan perekrutan karyawan baru.

8. Staf Analis Risiko

   Staf back office yang satu ini bertugas untuk melakukan pengawasan investasi serta menentukan potensi risiko atas portofolio investasi yang dijalankan oleh perusahaan, termasuk memperkecil risiko-risiko yang akan terjadi di masa yang akan datang.

Baca juga: Cara Menentukan Karier yang Sesuai untuk Fresh Graduate

Pilih Posisi Back Office yang Tepat dan Sesuai Skill

Back office merupakan salah satu posisi penting di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan back office ini cukup banyak diminati. Selain itu, gaji back office juga terbilang lumayan. Jika ingin melamar pekerjaan back office di dalam perusahaan, pastikan untuk memilih posisi yang tepat, agar karir ke depannya bisa berjalan dengan lancar.