Agar Bisnis Lancar, 9 Cara Mencegah Fraud Ini Wajib Dipahami Pebisnis

Tindakan kecurangan atau fraud yang terjadi pada bisnis dapat memberikan kerugian yang signifikan bagi perusahaan. Tak hanya kerugian secara materiil, imbas dari tindakan fraud juga dapat menurunkan tingkat kepercayaan konsumen serta mitra bisnis. Belum lagi dengan ancaman pencurian informasi sensitif perusahaan yang bisa mengacaukan laju bisnis ke depannya. 

Mengetahui hal tersebut, setiap pebisnis dan pemimpin perusahaan wajib memahami bagaimana cara mencegah fraud secara optimal. Dengan begitu, risiko menjadi korban tindakan curang tersebut dapat dihindari dan dicegah sebelum terlambat. 

Yang menjadi pertanyaan, bagaimana sih cara mencegah fraud secara efektif demi bisa mengamankan perjalanan bisnis di perusahaan? Nah, untuk mengetahui jawabannya, simak penjelasan tentang 9 cara mencegah fraud berikut ini.

Baca Juga: Antisipasi Bahayanya, Pahami Dulu Apa Itu Fraud hingga Jenis-Jenisnya

Cara Mencegah Fraud

1. Matangkan Sistem Kendali Internal Bisnis

   Cara pertama yang bisa kamu lakukan untuk menghindari risiko fraud saat berbisnis adalah dengan mematangkan sistem kendali internalnya lebih dulu. Misalnya dengan, membatasi akses informasi penting milik perusahaan dari pihak yang tak berkepentingan, misalnya data finansial, catatan transaksi, serta berbagai informasi sensitif lainnya. 

   Agar lebih mudah menjaganya, hanya berikan akses informasi tersebut kepada divisi atau unit terkait yang memiliki kewenangan mengakses informasi-informasi tersebut. Melalui sistem kendali internal yang matang ini, risiko menjadi korban kecurangan atau penyalahgunaan informasi bisnis akan menjadi lebih kecil. Mengetahui oknum pelaku tindakan fraud juga akan menjadi lebih mudah karena aksesnya hanya diberikan pada pihak yang terbatas.

2. Sosialisasikan Bahaya Fraud dan Ancamannya

   Cara mencegah fraud kedua adalah dengan memberi sosialisasi terkait bahaya dari tindakan tersebut ke karyawan. Informasikan pula terkait sanksi dan ancaman hukum bagi pelaku fraud agar menumbuhkan kesadaran diri pada karyawan. 

   Selain itu, lakukan pelatihan dengan memberikan pemahaman pada karyawan untuk memupuk integritas dan tanggung jawabnya selama beraktivitas di lingkup perusahaan secara berkala. Jika dilakukan secara tepat dan maksimal, cara ini mampu menumbuhkan budaya kerja positif dengan dilandasi kejujuran dan keterbukaan pada karyawan. 

3. Optimalkan Kebijakan dan Sistem Whistleblowing

   Risiko fraud juga bisa dicegah dengan mengoptimalkan kebijakan dan sistem whistleblowing. Secara umum, kebijakan whistleblowing adalah kebijakan yang mampu mendorong karyawan maupun pihak lain untuk melaporkan tindakan fraud, baik yang telah terbukti atau baru dicurigai terjadi. 

   Dengan mengoptimalkan kebijakan dan sistem tersebut, pelaporan aksi kecurangan bisa segera dideteksi dan dicegah sebelum memberi kerugian bagi perusahaan dengan menyediakan saluran untuk melaporkan fraud yang aman dan bersifat anonim. Sehingga, pihak pelapor bisa lebih leluasa memberi informasi tanpa khawatir akan diketahui oleh pelaku. 

   Kamu juga perlu memastikan prosedur pelaporan dirumuskan dengan jelas dan lakukan penyelidikan secara seksama agar dapat memastikan tindakan kecurangan dan menghentikannya dengan tepat. 

4. Lakukan Audit Mendadak secara Berkala

   Salah satu cara andalan untuk menyiasati risiko fraud adalah rutin melakukan audit dadakan (surprise audit), baik secara internal maupun eksternal. Audit sendiri dilakukan untuk menemukan risiko penyalahgunaan atau penyelewengan pada laporan keuangan maupun proses bisnis perusahaan. 

   Dengan melakukan audit mendadak secara berkala, akan muncul rasa khawatir pada karyawan karena takut aksinya akan ketahuan saat dilakukannya proses audit sehingga risiko penyimpangan serta kecurangan dapat dicegah lebih cepat dan menghentikannya sebelum memberi kerugian lebih besar lagi. 

5. Tetapkan Tanggung Jawab dan Pembagian Tugas secara Jelas

   Cara mencegah fraud yang tak kalah penting dilakukan adalah menetapkan tugas dan tanggung jawab secara jelas bagi karyawan. Misalnya, hindari menugaskan segala urusan keuangan dan transaksi ke 1 orang saja karena hal tersebut bisa memicu tindakan fraud yang sulit dideteksi. Alih-alih demikian, tempatkan karyawan tambahan agar bisa saling mengawasi tugasnya, atau melakukan rotasi karyawan di bidang tersebut secara berkala agar mampu meminimalkan risiko kecurangan. Pemisahan tugas dan tanggung jawab ini menjadi penting untuk menciptakan sistem pengawasan yang lebih efektif dalam mencegah tindakan fraud.

6. Manfaatkan Sistem IT yang Canggih

   Salah satu tips yang bisa memaksimalkan perlindungan terhadap risiko fraud adalah dengan menggunakan sistem teknologi yang canggih pada bisnismu. Misalnya, upgrade aplikasi pembayaran terintegrasi agar lebih mudah memantau transaksi serta finansial secara otomatis. Dengan begitu, mendeteksi risiko kecurangan akan menjadi lebih cepat dan praktis dilakukan. 

7. Beri Pelaku Fraud Sanksi yang Tegas

   Tahukah kamu jika salah satu alasan pelaku fraud berani melakukan aksinya tersebut adalah karena mereka tidak takut dengan sanksi yang bisa menjeratnya saat ketahuan? Mengetahui hal tersebut, agar bisa mencegah tindakan tersebut, tetapkan sanksi pelanggaran secara tegas agar membuat pelaku gentar melakukannya. 

   Sebagai contoh, beri pemahaman sejak awal pada karyawan jika hukuman terhadap pelaku kecurangan adalah pemecatan, ganti rugi dan denda, serta ancaman pidana. Dengan pemberian sanksi yang tegas tersebut, niat untuk melakukan fraud tentu tidak akan muncul. Yang terpenting, canangkan sanksi tersebut secara konsisten serta tak pandang bulu agar bisa memberi efek yang maksimal. 

8.  Menciptakan Lingkungan Kerja yang Positif

   Pencegahan fraud juga dapat dilakukan dengan menciptakan lingkungan kerja serta budaya perusahaan berintegrasi yang menjunjung kejujuran. Agar kondisi tersebut bisa terwujud, tumbuhkan nilai transparansi dalam lingkungan kerja, termasuk etika yang positif dan akuntabilitas. Peran pimpinan perusahaan tentu dibutuhkan agar bisa memberi contoh dan menjadi panutan bagi karyawan, seperti sikap tanggung jawab, mengutamakan kebutuhan bersama, dan berperilaku dengan prinsip yang tepat.

9. Usahakan Pengelolaan Keuangan Transparan

   Hal lain yang juga bisa menjadi siasat untuk mencegah fraud adalah mengusahakan pengelolaan keuangan secara transparan. Upaya ini bisa dilakukan dengan memastikan seluruh transaksi perusahaan tercatat serta dapat dipertanggungjawabkan. Dengan laporan finansial transparan dan terbuka, proses audit perusahaan bisa dilakukan dengan mudah dan meminimalkan risiko manipulasi data sebagai modus kecurangan.

Antisipasi dengan Tepat agar Risiko Fraud Tak Sampai Terjadi

Pada dasarnya, salah satu pemicu utama terjadinya fraud adalah adanya kesempatan untuk melakukannya dan upaya pencegahan yang kurang maksimal. Hal tersebut membuat oknum kecurangan bisa lebih leluasa melakukan aksinya. Karenanya, antisipasi risiko tersebut dengan tepat agar dampak kerugian fraud tak sampai terjadi pada bisnis dan usahamu.

Baca Juga: Faktor Penyebab Fraud yang Patut Diwaspadai