Inilah yang Dimaksud dengan Surat Perjanjian Kerjasama (MoU) dan Contohnya

Telah lama diketahui jika dunia bisnis adalah suatu bidang pekerjaan dengan tingkat persaingan yang kian hari semakin ketat. Oleh karena itu, kerjasama dibutuhkan sebagai bentuk mutualisme antar pihak. Nah, agar kerjasama selalu terjalin dengan baik, dibutuhkan surat perjanjian kerjasama sebagai landasannya.  

Melalui surat perjanjian tersebut, kedua belah pihak yang bekerjasama dapat mengetahui segala hak dan kewajiban yang dimiliki. Karena memiliki fungsi yang amat penting dalam dunia berbisnis, memahami tentang pengertian dan contoh surat perjanjian kerjasama. Untuk itu, simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Surat Perjanjian Kerjasama

Surat perjanjian kerjasama merupakan surat berisikan klausul atau ketentuan khusus atas perjanjian atau kesepakatan tertulis. Pihak yang terkait dalam surat perjanjian tersebut bisa terdiri dari dua atau lebih pihak yang kesemuanya memahami dengan betul hak serta kewajiban yang dimiliki, sesuai dengan isi dalam surat perjanjian tersebut.

Surat perjanjian kerjasama atau yang juga biasa dikenal dengan Memorandum of Understanding (MoU) memiliki sifat mengikat pada seluruh pihak yang bersangkutan. Maknanya, semua pihak yang melakukan kerjasama dalam surat perjanjian tersebut harus melakukan hal sesuai dengan tanggung jawab yang telah disepakati. 

Dalam dunia perbisnisan, MoU ini sering dijadikan sebagai dokumen yang berisi deskripsi atau penjelasan mengenai suatu proyek yang dilakukan bersama. Surat perjanjian tersebut juga berisi deskripsi mengenai kontribusi dari masing-masing pihak yang bersangkutan. 

Pada dasarnya, MoU atau surat perjanjian kerjasama terbagi menjadi dua jenis, yakni: 

• Surat Perjanjian Autentik:  Untuk jenis yang pertama, surat perjanjian biasanya dibuat, dihadiri, atau diketahui oleh pejabat pemerintah yang berperan sebagai saksi. 
• Surat Perjanjian di Bawah Tangan: Sedangkan untuk jenis yang kedua, surat perjanjian dibuat dengan tanpa menghadirkan saksi atau tanda bukti dari pejabat pemerintah. Jadi, dapat dipahami jika surat perjanjian jenis yang pertama atau autentik memiliki tingkat keabsahan yang lebih tinggi ketimbang jenis yang kedua. 

Fungsi dari Membuat Surat Perjanjian Kerjasama

Dilihat dari pengertiannya, MoU memiliki fungsi sebagai bukti atau dokumen autentik yang menjelaskan bahwa pihak yang bersangkutan sedang melakukan suatu kegiatan kerjasama. Berdasarkan isi yang tercantum dalam dokumen tersebut, seluruh pihak yang membubuhkan tanda tangannya harus mampu memenuhi seluruh kewajiban kerjasama. 

Secara umum, fungsi dari membuat surat perjanjian kerjasama dapat dibedakan menjadi 4 hal. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah fungsinya:

1. ‘Keamanan’ Bagi Semua Pihak

   Dengan adanya MoU, seluruh pihak yang bersangkutan dalam suatu kegiatan kerjasama dapat merasa tenang dan aman. Hal ini dapat terjadi karena surat perjanjian kerjasama mengikat dan menjamin seluruh pihak terlibat untuk melakukan kewajiban dan mendapatkan haknya.

2. Mendeskripsikan Hak dan Kewajiban

   Dalam MoU juga tertulis dengan jelas batasan dari hak serta kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak terkait. Dengan begitu, setiap pekerjaan yang dilakukan bisa dipertanggungjawabkan dengan baik. 

3. Mengurangi Risiko

   Risiko terjadinya perselisihan antar pihak yang bekerjasama juga menjadi semakin kecil terjadi. Misalnya, seperti risiko pihak lepas tanggung jawab atau kabur. Dalam MoU akan termuat kesepakatan terkait sanksi-sanksi dari setiap tindakan yang tidak diinginkan.

4. Acuan Penyelesaian

   Jika karena suatu alasan atau keadaan muncul perselisihan atau perdebatan antara pihak dalam kerjasama, surat perjanjian tersebut dapat menjadi acuan penyelesaian. Bahkan, MoU ini dapat dijadikan bukti konkret di pengadilan resmi dan ditunjukkan kepada hakim yang memimpin proses persidangan. 

   Melihat fungsinya tersebut, setiap pelaku bisnis, baik skala kecil maupun besar, hendaknya membuat surat perjanjian saat akan melakukan kerjasama. Bahkan, tak jarang pengusaha besar yang sampai mengajak media massa dan melakukan konferensi pers atas kegiatan kerjasama yang dilakukan. Dengan begitu, tingkat keabsahan surat tersebut menjadi semakin besar.

Kondisi yang Memerlukan Surat Perjanjian Kerjasama sesuai Fungsinya

Sebelum membuat surat perjanjian kerjasama, terdapat beberapa hal yang harus dipahami oleh pihak yang bersangkutan. Salah satunya adalah kondisi yang mengharuskan pebisnis untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain. Perihal kondisi untuk menjalin kerjasama menggunakan surat perjanjian dibedakan menjadi dua.

Yang pertama adalah saat pebisnis ingin melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak atau pebisnis lain. Tak hanya melulu di dunia bisnis, kerjasama dalam dunia hiburan seperti film dan musik juga memerlukan keberadaan MoU. 

Perlu dipahami jika kesepakatan dalam MoU ini memiliki jangka waktunya. Jadi, jika suatu saat batas waktu dalam perjanjian tersebut habis, maka putus juga hubungan kerjasama yang telah dijalin tersebut sampai diambil langkah kerjasama selanjutnya. 

Syarat yang Menjadikan Surat Perjanjian Kerjasama Sah

Pembuatan surat perjanjian kerjasama tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Terdapat persyaratan yang menjadikan sebuah MoU dapat dikatakan sah dan diterima oleh setiap pihak yang terkait. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah persyaratan MoU:

• Menggunakan Kertas Bersegel/Materai: Pembuatan surat perjanjian kerjasama harus dilakukan menggunakan kertas bersegel atau setidaknya ada materai di atasnya.
• Tidak Ada Paksaan: Pihak yang terkait dalam surat perjanjian tersebut harus secara sukarela, ikhlas, dan tidak mendapatkan paksaan dari satu pihak pun. 
• Isi yang Jelas dan Mudah Dimengerti: Isi dari surat perjanjian juga harus bisa dimengerti oleh seluruh pihak terkait dan disetujui. Dalam membuat surat perjanjian, isi yang dituliskan juga harus rinci dan jelas. Artinya, tidak ada satu poin pun yang memiliki makna ganda atau dibuat rancu oleh salah satu pihak.
• Dibuat Secara Sadar: Setiap pihak yang terkait dalam surat perjanjian tersebut harus telah dewasa, memiliki kejiwaan yang sehat, dan sadar pada saat membuat perjanjian kerjasama tersebut. 
• Patuh Pada Undang-Undang: Terakhir, surat perjanjian kerjasama harus tunduk dan patuh pada undang-undang serta norma susila. Dalam kata lain, MoU harus dibuat untuk menggapai suatu tujuan yang baik, bukan mengarah ke tindakan kriminal yang bisa merugikan pihak lain. 

Mengetahui persyaratan tersebut, membuat surat perjanjian kerjasama memang bertujuan untuk memberikan keuntungan kepada seluruh pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, MoU harus dibuat dengan sedemikian rupa agar tidak ada satu pihak pun yang merasa dirugikan atau mendapatkan paksaan untuk melakukan kerjasama. 

Ciri Sebuah Surat Perjanjian Kerjasama yang Benar

Sebenarnya, ciri sebuah surat perjanjian kerjasama sama dengan syaratnya. Namun, terdapat beberapa ciri lain yang menunjukkan bahwa surat perjanjian tersebut benar dan sah, serta dapat disebut sebagai bukti autentik dari terjadinya sebuah kerjasama. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah ciri dari surat perjanjian kerjasama:

• Terdapat judul kontrak yang ditulis dengan singkat, jelas, dan padat.
• Identitas dari setiap pihak yang bersangkutan dalam surat perjanjian tersebut juga harus dicantumkan dengan jelas.
• Latar belakang dari kesepakatan juga harus dituliskan.
• Dijelaskan mekanisme penyelesaian masalah saat terjadi sengketa.
• Memiliki tanda tangan dari seluruh pihak terkait atau lebih, serta diikuti oleh saksi di kolom yang berbeda.
• Surat perjanjian digandakan sesuai kebutuhan.

Dalam membuat MoU, selain harus memenuhi syarat, terdapat pula ciri dari dokumen tersebut yang harus diikuti. Barulah dengan begitu dokumen pengikat kegiatan kerjasama tersebut dapat dijadikan sebagai bukti konkret yang dapat dipertanggungjawabkan oleh semua pihak yang bersangkutan.

Format Surat Perjanjian Kerjasama

Seperti yang sebelumnya sudah dijelaskan, surat perjanjian kerjasama atau MoU merupakan dokumen yang memuat detail kerjasama antar pihak dan telah disepakati serta disahkan bersama. Secara umum, format penulisan surat perjanjian kerjasama tidak diatur secara resmi atau pakem. Yang perlu digarisbawahi hanyalah setiap poin kerjasama harus dijelaskan secara detail dan jelas. 

Sebagai gambaran, berikut format surat perjanjian kerjasama yang bisa kamu ikuti. 

1. Judul dan Tanggal

   Bagian awal surat perjanjian kerjasama adalah judul dan tanggal pembuatan dokumen. Judul yang dibuat pun harus jelas dan padat, contohnya "Surat Perjanjian Kerjasama Project X". Lalu, tambahkan nomor atau tanggal pembuatan surat perjanjian kerjasama untuk mempermudah pemberkasan.

2. Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Kerjasama

   Kemudian, tuliskan secara jelas pihak-pihak yang terlibat dalam kerjasama, mulai dari nama, jabatan, NIK/nomor identitas lainnya, dan alamat. Contohnya sebagai berikut. 

   Yang bertandatangan di bawah ini:

   Nama: Sutrisno

   Jabatan: Marketing Officer

   NIK: 01234567890 

   Yang selanjutnya akan disebut sebagai pihak pertama. 

   Nama: Sutrisno

   Jabatan: Manajer Marketing

   NIK: 09876543212

   Yang selanjutnya akan disebut sebagai pihak kedua. 

3. Tujuan Surat Perjanjian Kerjasama

   Selanjutnya, tuliskan tujuan surat perjanjian kerjasama dengan jelas. Hal ini untuk memperjelas fungsi dan menginformasikan tujuan dari adanya surat perjanjian kerjasama ini. Contohnya seperti "Kedua Pihak sepakat untuk melakukan kerjasama dalam Project X dengan tanggung jawab sebagai berikut."

4. Poin-Poin Kerjasama

   Bagian ini merupakan format paling penting dalam surat perjanjian kerjasama. Penjelasan kerjasama bisa dibuat dalam bentuk pasal-pasal ataupun poin. Pastikan dalam bagian ini termuat dengan jelas tanggung jawab masing-masing pihak, hak dan kewajiban setiap pihak, serta penyelesaian sengketa yang mungkin terjadi di kemudian hari.

5. Jangka Waktu Kerjasama

   Lalu, informasikan jangka waktu kerjasama dalam surat perjanjian. Tujuannya adalah agar tidak ada pihak yang menyalahgunakan hak dan kewajiban melewati batas kerjasama. 

6. Tanda Tangan dan Pengesahan

   Terakhir, tambahkan bagian untuk tanda tangan sebagai bentuk pengesahan dokumen. Tanda tangan dilakukan di atas materai supaya memiliki sifat mengikat dan kekuatan hukum. Pastikan setiap pihak yang terlibat dalam kerjasama sudah sepakat dan menandatangi dokumen kerjasama. 

Contoh Surat Perjanjian Kerjasama

Dilihat dari penjelasannya, surat perjanjian kerjasama memiliki banyak macamnya. Tidak selalu dalam hal kerjasama bisnis, kegiatan jual-beli, meminjam uang, dan kontrak kerja juga seringkali membutuhkan adanya surat perjanjian tersebut. Agar lebih memahaminya, berikut adalah contoh surat perjanjian kerjasama:

Sumber:  contohsurat.co

Walau Tidak Wajib, Kegiatan Kerjasama Disarankan untuk Diikat Menggunakan Surat Perjanjian

Sebenarnya, tidak ada satu pernyataan pun yang menjelaskan bahwa setiap kegiatan kerjasama harus dituliskan dalam sebuah surat perjanjian. Asal kedua belah pihak bisa saling tanpa dibutuhkan surat perjanjian tersebut, maka kegiatan kerjasama tetap bisa dilakukan. Namun, agar mengurangi risiko terjadinya sengketa atau hal yang merugikan salah satu pihak, keberadaan atas MoU ini sebaiknya tetap dibuat.