Kenali Apa Itu Surat Pemberitahuan dan Bagaimana Cara Membuatnya

Anda pasti pernah mendapat surat pemberitahuan, baik dari instansi pemerintah atau sekolah, yang menjelaskan tentang suatu hal tertentu yang akan terjadi di masa depan. Ya, salah satu jenis surat formal ini mungkin adalah yang paling banyak ditemui sehari-hari oleh masyarakat Indonesia. 

Meski sering dibuat dan diterima oleh masyarakat, pembuatan surat pemberitahuan masih banyak yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku. Alhasil, informasi atau hal yang ingin disampaikan dalam surat tersebut menjadi tidak sesuai atau memiliki persepsi yang kurang tepat saat dibaca oleh penerimanya. 

Hal tersebut tentu berisiko menyebabkan fungsi utama dari pembuatan surat pemberitahuan menjadi berkurang. Bahkan, bukan tidak mungkin surat tersebut menjadi tidak berguna karena tidak mampu menyampaikan informasi kepada penerimanya dengan akurat.

Nah, agar hal tersebut tidak terjadi, memahami tentang apa itu surat pemberitahuan dan bagaimana cara yang benar untuk membuatnya perlu dilakukan. Untuk itu, simak tentang penjelasan mengenai surat pemberitahuan dan cara membuatnya berikut ini. 

Baca Juga: Contoh Surat Kuasa, Ini Jenis dan Struktur Penulisannya

Definisi Surat Pemberitahuan 

Seperti yang sempat dijelaskan sebelumnya, surat pemberitahuan adalah salah satu jenis surat formal yang berguna untuk memberitahukan suatu informasi yang penting. Surat pemberitahuan dapat dibuat oleh perorangan atau instansi yang ditujukan kepada perorangan atau instansi lain pula. Jadi, tidak ada aturan yang menyatakan bahwa surat harus dibuat oleh suatu perusahaan atau lembaga tertentu saja. 

Pada umumnya, surat pemberitahuan dibuat untuk menyampaikan suatu informasi mengenai suatu hal atau kegiatan yang akan dilangsungkan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, isi serta penulisan informasi yang ingin disampaikan tersebut harus jelas serta mudah dipahami oleh pembacanya. 

Pasalnya, jika penulisan informasi pada surat pemberitahuan tidak jelas, atau malah rancu dan dapat memberikan pengertian yang tidak tepat, surat formal tersebut tidak akan bisa menjalankan fungsinya dengan baik. Itulah mengapa mengerti tentang definisi surat pemberitahuan dan cara membuatnya menjadi suatu perihal yang penting, terlebih jenis surat tersebut cukup sering dibuat.

Sebenarnya, tentang bagaimana cara menulis surat pemberitahuan yang benar tidak memiliki aturan yang baku. Artinya, surat pemberitahuan dapat dibuat dengan format yang berbeda antar satu dengan yang lainnya. 

Yang terpenting adalah informasi yang ingin disampaikan dalam surat pemberitahuan tersebut dapat diterima dengan akurat oleh penerimanya. Dengan begitu, surat formal tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan semestinya. 

Baca Juga: Cara Membuat SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)

Cara Menulis Surat Pemberitahuan dengan Benar

Pembuatan surat pemberitahuan harus benar dan jelas agar informasi serta tujuan yang ingin disampaikan surat tersebut dapat diterima oleh pembacanya. Sebagai salah satu jenis surat formal, surat pemberitahuan tentu harus ditulis dengan menggunakan gaya bahasa baku atau formal. 

Selain itu, penggunaan bahasa yang tepat menjadi kunci penting agar surat pemberitahuan dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan tidak rancu. Penulisan surat pemberitahuan juga disarankan untuk menggunakan bahasa baku dan sopan agar dapat diterima oleh pembaca dari kalangan manapun

Tak hanya itu, dalam menulis surat pemberitahuan, pembuatnya harus paham tentang penggunaan tanda baca. Pasalnya, penggunaan tanda baca yang tidak tepat dapat membuat maksud yang ingin disampaikan dalam sebuah kalimat menjadi berbeda. Jadi, pembaca tidak menyalah artikan maksud dari sebuah kalimat atau informasi hanya karena memiliki kesalahan tanda baca.

Selain penggunaan gaya bahasa dan tanda baca yang tepat, membuat surat pemberitahuan juga harus memiliki format yang telah ditentukan. Format dalam membuat surat formal tersebut biasanya dibagi menjadi empat bagian, yaitu, kop surat, nama serta alamat, isi, dan tanda tangan. Untuk lebih jelasnya mengenai keempat bagian surat pemberitahuan tersebut, berikut adalah penjelasannya. 

1. Kop atau Kepala Surat

Sama halnya dengan karakteristik surat formal lainnya, surat pemberitahuan juga harus memiliki tanda identitas dari penulisnya. Instansi atau perorangan yang menulis atau menerbitkan surat pemberitahuan harus dijelaskan pada bagian kop surat ini. Tak hanya itu, dalam kop surat juga harus dicantumkan alamat lengkap serta nomor telepon yang bisa dihubungi oleh penerima surat tersebut.

Beberapa informasi penting lainnya seputar identitas dari pengirim surat pemberitahuan juga dapat dicantumkan. Sebagai contoh adalah alamat email, alamat website, hingga nomor fax juga harus dicantumkan jika ada. Jadi, tuliskan identitas selengkap-lengkapnya pada bagian kepala surat ini agar penerima surat dapat mengetahui siapa pengirimnya dan kemana harus menghubungi saat ingin mendapatkan kejelasan. 

2. Nama serta Alamat Penerima Surat 

Tak hanya identitas dari pengirim surat, identitas dari penerima surat pemberitahuan juga harus dituliskan dengan jelas. Meski tidak selengkap identitas pengirimnya, nama serta alamat dari penerima surat pemberitahuan harus dituliskan dengan rinci. Penulisan nama serta alamat ini bertujuan agar risiko terjadinya kesalahan penerima surat karena adanya kesamaan nama menjadi semakin kecil.

Dalam menulis nama serta alamat dari penerima surat ini, penulis surat pemberitahuan dapat mengawali dan mengakhirinya dengan ucapan salam atau sebagainya. Dengan begitu, penerima surat dapat merasa dihormati oleh pengirim surat tersebut.

3. Isi 

Untuk menjelaskan maksud dan tujuan dari pengirimnya, surat pemberitahuan tentu harus memiliki badan atau isi surat. Di bagian isi surat tersebut, pengirim menjelaskan informasi yang hendak disampaikan kepada penerima surat. Pastinya, agar penerima dapat mengerti dengan betul maksud dari si penerima, penulis surat harus bisa menjelaskan dengan jelas dan lengkap informasi yang ingin disampaikan.

Jika surat pemberitahuan memiliki tujuan untuk menginformasikan sebuah kegiatan, penulis surat harus menuliskan informasi mengenai lokasi, tanggal, waktu, dan tujuan dihelatkannya kegiatan tersebut. Dengan begitu, penerima surat tidak akan kebingungan dengan maksud dari kegiatan tersebut saat membaca surat pemberitahuan.

4. Tanda Tangan

Terakhir, dalam menulis surat pemberitahuan, pengirim harus membubuhkan tanda tangan sebagai tanda bahwa surat tersebut benar dan resmi. Yang bertandatangan juga harus perwakilan atau pemimpin dari instansi atau panitia kegiatan yang bersangkutan.

Pada umumnya, bagian tanda tangan ini juga harus menuliskan nama dan jabatan dalam instansi atau kegiatan yang dibuat. Jumlah orang yang menandatangani surat pemberitahuan tersebut juga boleh lebih dari satu orang, dengan tanda tangan yang pertama adalah milik penulis surat. Kemudian barulah diikuti dengan orang yang menjadi saksi dari legalitas surat pemberitahuan tersebut. 

5. Informasi Tambahan

Selain keempat bagian di atas, surat pemberitahuan juga dapat ditambahkan dengan beberapa informasi lainnya. Informasi yang pertama adalah nomor surat yang berada di antara kepala surat dan nama serta alamat dari penerima surat. Keberadaan nomor surat ini biasanya hanya dituliskan oleh instansi atau perusahaan yang sering menulis jenis surat tersebut. 

Kedua, jika diperlukan, penulis surat pemberitahuan juga dapat menambahkan perihal. Tujuan dituliskannya perihal ini agar penerima surat dapat langsung mengetahui apa maksud dan tujuan penulis surat mengirimkan surat pemberitahuan tersebut. Dengan begitu, konteks dari isi surat tersebut menjadi lebih jelas. 

Selanjutnya, Anda juga dapat dilampirkan dokumen yang bersangkutan dengan isinya. Saat surat pemberitahuan memiliki lampiran dokumen tambahan di dalamnya, maka dapat dituliskan lampiran yang terletak di bawah bagian perihal. 

Informasi tambahan lain yang dapat ditambahkan adalah tanggal serta tempat dibuatnya surat tersebut. Biasanya, informasi tersebut dituliskan di bagian sebelum dibubuhkannya tanda tangan dari penulis surat pemberitahuan. 

Contoh Surat Pemberitahuan

Untuk bisa lebih memahami tentang bagaimana membuat surat pemberitahuan dengan benar, Anda dapat melihat beberapa contoh dari surat tersebut. Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan dari berbagai instansi dan kegiatan yang bisa dijadikan referensi. 

• Contoh Surat Pemberitahuan Resmi

 

Sumber:  worldofghibli.id

• Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran

 

Sumber: stieama.ac.id

• Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

 

Sumber: suratku.id

Baca Juga:  Surat Pernyataan: Pahami Jenis dan Cara Buatnya dengan Baik dan Benar

Ketahui Cara Membuat Surat Pemberitahuan dengan Benar agar Tidak Salah Persepsi

Melihat penjelasan mengenai surat pemberitahuan dan cara membuatnya, siapa saja dapat membuatnya tanpa kesulitan. Namun, ada dua hal yang harus diperhatikan saat membuat surat pemberitahuan, yaitu, gaya bahasa dan isinya agar tidak menyebabkan kesalahan persepsi bagi pembacanya. 

Dengan begitu, maksud yang ingin disampaikan oleh pembuatnya dapat dipahami oleh pembacanya.