Memahami Komunikasi Bisnis: Jenis dan Manfaatnya

Komunikasi bisnis menjadi sesuatu yang perlu dibangun di dalam sebuah bisnis, sebab hal ini akan membantu kelancaran berbagai urusan dan kepentingan di dalam bisnis itu sendiri. Komunikasi bisnis adalah proses penting yang akan membuat urusan pekerjaan menjadi lebih lancar, sehingga setiap orang di dalam perusahaan bisa menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawabnya dengan sebaik mungkin.

Pengertian komunikasi bisnis dapat diartikan sebagai sebuah proses saling berbagi informasi dalam sebuah bisnis, baik itu di antara orang-orang dalam bisnis itu sendiri maupun orang-orang yang berasal dari luar. Komunikasi bisnis akan disebut efektif, jika semua orang yang terlibat di dalam bisnis dapat berinteraksi dengan baik dan mencapai berbagai tujuan dari bisnis yang sedang dijalankan tersebut. Pada dasarnya, komunikasi bisnis memang bertujuan untuk meningkatkan aktivitas bisnis dan meminimalisir berbagai kesalahan di dalam bisnis. 

Komunikasi bisnis sendiri dikategorikan sebagai ilmu terapan. Proses komunikasi bisnis ini akan sangat mempengaruhi berbagai aktivitas bisnis yang terorganisir dan melibatkan beberapa atau banyak pekerja sekaligus di dalamnya. 

Menurut Floyd (2006),  pengertian komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dunia bisnis, di mana di dalamnya terdapat berbagai jenis dan bentuk komunikasi yang digunakan untuk mencapai tujuan bisnis itu sendiri. 

Sedangkan menurut Purwanto (2003), komunikasi bisnis adalah aktivitas yang mencakup pengiriman serta penerimaan pesan-pesan di antara 2 orang, kelompok kecil, maupun sebuah lingkungan atau lebih yang bertujuan untuk mempengaruhi perilaku pada sebuah organisasi.

Baca Juga: 5 Langkah Cerdas Mengelola keuangan di bulan Ramadan

Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Dalam proses komunikasi bisnis terdapat sejumlah unsur, berikut ini adalah beberapa di antaranya: 

• Tujuan, sebuah komunikasi tentu akan dilakukan untuk tujuan tertentu yang ingin disampaikan.
• Proses pertukaran pikiran.
• Informasi, ide, pendapat maupun instruksi yang menjadi isi pesan dari komunikasi.
• Saluran personal maupun impersonal.
• Sinyal maupun simbol tertentu yang digunakan sebagai alat, di mana hal tersebut haruslah bisa dipahami oleh seseorang yang menerimanya.
• Pencapaian tujuan yang menjadi hasil akhir dari komunikasi. 

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis

Jika sudah memahami dengan baik pengertian komunikasi bisnis dan juga proses komunikasi bisnis itu sendiri, maka akan lebih mudah untuk memahami apa saja jenis komunikasi ini. 

Berikut ini adalah beberapa jenis komunikasi bisnis yang kerap digunakan di dunia kerja: 

1. Komunikasi Internal ke Atas

   Ini adalah komunikasi yang datang dari bawahan kepada manajer atau atasan lainnya yang jabatannya lebih tinggi yang bersangkutan. Semua pemimpin perusahaan harus memberikan peluang agar berbagai informasi dapat mengalir ke atas, sehingga setiap orang bisa memahami dengan baik hal-hal terkait operasional bisnis tersebut

   Komunikasi ini pada umumnya mencakup beberapa hal, seperti: survei, formulir, umpan balik, serta laporan yang diberikan para karyawan kepada leader atau manajer mereka. Contohnya, laporan penjualan bulanan, laporan terkait aktivitas pemasaran, dan yang lainnya. 

2. Komunikasi Internal ke Bawah

   Ini adalah jenis komunikasi yang berasal dari atasan kepada seorang atau beberapa orang bawahannya. Komunikasi yang satu ini bisa saja dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti: arahan verbal, memo, surat, dan yang lainnya. 

   Saat melakukan komunikasi dengan bawahannya, pimpinan harus bisa menciptakan sebuah komunikasi yang profesional. Contohnya, memo terkait prosedur operasional mesin yang baru, di mana memo ini berisikan aturan keselamatan dan yang lainnya. 

3. Komunikasi Bisnis Internal Lateral

   Komunikasi bisnis yang satu ini merupakan komunikasi yang terjadi di antara para karyawan di lokasi kerjanya. Ada banyak cara yang lazim digunakan dalam berkomunikasi, seperti: telepon, email, chatting, dan yang lainnya. 

   Komunikasi internal lateral ini bisa saja dilakukan dalam satu departemen atau dengan departemen yang berbeda. Di dalam prakteknya, komunikasi antar karyawan ini memiliki peran penting dalam hal keterlibatan maupun produktivitas mereka. 

4. Komunikasi Eksternal

   Ini adalah komunikasi yang terjadi dengan pihak-pihak yang berasal dari luar perusahaan, seperti: klien, mitra kerja, calon konsumen, dan yang lainnya. berbeda dengan komunikasi internal, komunikasi yang satu ini justru kerap tidak teratur/konsisten. 

Manfaat Komunikasi Bisnis 

Komunikasi bisnis adalah salah satu aspek penting yang akan ikut membantu kesuksesan bisnis. Bukan hanya di dalam internal perusahaan saja, namun komunikasi ini juga akan dibutuhkan untuk berbagai urusan eksternal perusahaan. 

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari komunikasi bisnis: 

1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

   Berdasarkan hasil penelitian Ragan, disimpulkan bahwa komunikasi kepemimpinan merupakan faktor komunikasi internal paling tinggi yang wajib dijalankan dalam bisnis. 

   Seluruh tim harus saling mendukung, melatih dan mengingatkan para pimpinan bisnis untuk menjaga komunikasi. Hal ini akan berbanding lurus dengan peningkatan statistik keterlibatan semua karyawan dalam bisnis tersebut. 

2. Meniadakan Komunikasi yang Tidak Perlu 

   Email menjadi media yang paling umum digunakan dalam proses komunikasi bisnis. Berdasarkan penelitian Radicati Group, ditemukan bahwa kebanyakan perusahaan menggunakan 25% dari hari kerja untuk melakukan komunikasi lewat email.

   Sementara di dalam prakteknya, hanya segelintir orang saja yang langsung membuka pesan yang masuk ke email mereka. Sebagian orang bahkan kerap menerima email yang tidak relevan. Komunikasi bisnis diharapkan bisa mengatasi dan menghilangkan berbagai metode komunikasi yang tidak efektif seperti ini. 

3. Menghilangkan Silo Komunikasi

   Silo komunikasi merupakan kondisi di mana sebuah tim maupun departemen berbagi tugas umum, namun hal ini dilakukan berdasarkan kekuasaan maupun status kelompoknya. Artinya, orang-orang ini tidak mau berbagi sumber daya maupun gagasan dengan departemen lainnya. 

   Mereka mengatasi masalah dengan cara mereka sendiri. Padahal di lain sisi, berbagai masalah tersebut justru seringkali saling memiliki keterkaitan dengan departemen lainnya. Penerapan dan pengertian komunikasi bisnis internal adalah solusi untuk mengatasi kondisi ini. 

4. Meningkatkan Produktivitas Pekerja 

   4 dari 5 pekerja yakin jika komunikasi bisnis internal yang tepat akan membantu meningkatkan kinerja mereka. Sebaliknya, informasi yang terlalu banyak kerap membuat karyawan harus menghabiskan banyak waktu untuk menemukan informasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang ditangani. 

   Setiap harinya, kebanyakan pekerja akan menghabiskan waktu hingga 2,5 jam untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Hal ini menyebabkan banyak waktu kerja yang terbuang dengan percuma, hanya untuk sekedar informasi yang sebenarnya bisa sampai dengan mudah di tangan pekerja. 

5. Meningkatkan Komunikasi antar Departemen

   Menjaga komunikasi tetap berjalan dengan efektif di semua departemen merupakan kebutuhan tersendiri dalam bisnis. Hal ini akan membuat setiap karyawan lebih produktif, sebab mereka bisa berkomunikasi serta melakukan kolaborasi dengan mudah. 

   Contohnya, pemasaran produk yang baru akan melibatkan departemen produksi dan juga pemasaran, termasuk tim promosi yang akan menjadi ujung tombak dalam peluncuran produk tersebut ke pasaran.

6. Meningkatkan Komunikasi saat karyawan WFH

   Work From Home (WFH) merupakan aktivitas yang sempat banyak dilakukan oleh perusahaan selama masa pandemi. Meski pandemi sudah berlalu, pola kerja yang satu ini bisa saja akan terus berlanjut untuk sejumlah perusahaan. 

   Membangun komunikasi bisnis adalah cara terbaik untuk mendukung kelancaran WFH, mengingat setiap karyawan akan ada di lokasi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Jika komunikasi tetap bisa berjalan lancar, maka WFH bukanlah sesuatu hal yang sulit untuk dilakukan. 

Baca Juga: Apa Itu Employee Benefit? Tunjangan Kerja yang Tak Hanya Untungkan Karyawan, tapi Juga Perusahaan 

Mengurangi Turnover Karyawan

Keterlibatan karyawan dalam pekerjaan akan mengurangi tingkat turnover di dalam bisnis. Hal ini tentu bisa dicapai dengan sebuah proses komunikasi bisnis yang lancar di semua lini karyawan. 

Di dalam prakteknya, para pebisnis bahkan harus bisa memastikan bahwa setiap karyawannya bisa mendapatkan informasi yang tepat terkait dengan pekerjaan mereka. 

1. Meningkatkan Upaya Berbagi Pengetahuan

   Meningkatkan upaya untuk saling berbagi pengetahuan merupakan satu di antara sejumlah tujuan pengadaan komunikasi internal pada perusahaan. Karyawan akan dimungkinkan untuk bertumbuh dan mempelajari berbagai hal baru. Di lain sisi, kondisi di atas akan membawa dampak positif dalam perkembangan bisnis. 

2. Memaksimalkan Tingkat Kepuasan serta Retensi Pelanggan

   Komunikasi bisnis adalah salah satu cara terbaik untuk menambah tingkat kepuasan pelanggan. Perusahaan akan lebih mudah untuk memahami dengan baik kebutuhan pelanggan, sehingga lebih mudah untuk memenuhinya. 

   Sebaliknya, pelanggan juga akan leluasa untuk menyampaikan apa saja kebutuhan mereka secara spesifik. Kondisi ini akan memungkinkan pelanggan menemukan layanan terbaik dan tingkat kepuasan maksimal dalam bisnis tersebut.

3. Menciptakan Budaya Kerja yang Sehat 

   Komunikasi bisnis yang lancar juga bisa membantu untuk menciptakan lingkungan kerja dan budaya kerja yang sehat. Perusahaan akan bisa memiliki produktivitas maksimal, sebab kinerja karyawan juga maksimal.

   Sementara di lain sisi, para karyawan juga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Hal ini akan membuat mereka loyal dan selalu memberikan kontribusi terbaik dalam pekerjaan yang mereka tangani. 

Ciptakan Komunikasi Bisnis yang Sehat di Perusahaan

Memahami dengan baik pengertian komunikasi bisnis merupakan hal yang penting, terutama bagi para pebisnis itu sendiri. Biasakan untuk membangun komunikasi bisnis yang sehat di dalam perusahaan, agar bisnis bisa berkembang dan bertumbuh dengan maksimal ke depannya. 

Baca Juga: Dijamin Sukses, Ini 8 Cara Cerdas Memulai Usaha Sendiri di Rumah