Microsoft Team: Fungsi, Keuntungan, dan Cara Menggunakannya
Pesatnya perkembangan teknologi membuat manusia harus beradaptasi mengikutinya. Teknologi membuat pekerjaan manusia semakin cepat dan mudah, bahkan teknologi juga memungkinkan manusia untuk melakukan komunikasi jarak jauh. Hal ini jelas dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja.
Microsoft team merupakan salah satu platform digital yang dikembangkan oleh teams microsoft untuk mendukung komunikasi jarak jauh. Platform ini menyatukan percapakan dan konten dalam satu tempat, yang mana dapat diakses oleh pengguna yang diundang dalam percakapan. Kehadiran platform ini membuat penyelenggaraan meeting, termasuk yang sifatnya dadakan menjadi mudah.
Apa saja keuntungan menggunakan Microsoft Team? Informasi selengkapnya mengenai platform yang satu ini akan dibahas pada artikel berikut. Disimak, ya!
Apa Itu Microsoft Team?
Microsoft team adalah platform untuk berkomunikasi yang menyediakan akses file dari satu tempat (hub), melakukan meeting, menelepon, dan fitur-fitur lainnya. Platform ini terintegrasi dengan Office, yang pastinya akan memudahkan para pengguna untuk menjadwalkan pengiriman file kepada rekan kerja. Tidak hanya Microsoft Word, karena perusahaan yang sudah berlangganan Office bisnis dapat menggunakan Microsoft Word, Powerpoint, Excel, dan lain sebagainya.
Keleluasaan akses seperti ini dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan. Apalagi Microsoft Team sendiri sudah terintegrasi dengan aplikasi lainnya. Sebut saja Kahoot!, Clever Google Ads, dan Workday.
Baca Juga: Mengenal Trello: Fungsi, Fitur, Cara Penggunaan, dan Plus Minusnya
Fungsi dari Microsoft Team
Lantas, apa saja fungsi dari microsoft team? Dilansir dari Microsoft, terdapat 7 fungsi yang dapat dinikmati oleh pengguna, diantaranya:
- Berkomunikasi secara instan dengan hasil yang efektif dan efisien dengan para tim
- Memudahkan terlaksananya meeting, baik dalam bentuk audio maupun video
- Memudahkan berbagi file dengan anggota tim
- Memudahkan penggunaan tools yang sudah terintegrasi dengan Microsoft, seperti Hootsuite hingga Asana
- Memudahkan pelacakan progres kerja bersama tim
- Memudahkan kolaborasi kapan dan di mana saja
- Dapat mengerjakan tugas atau proyek secara bersamaan dengan rekan kerja
Fitur yang Ada Dalam Microsoft Team
Jika dibandingkan dengan aplikasi meeting online lain, Microsoft Team tidak kalah bagus. Terdapat beberapa fitur yang ditawarkan oleh Microsoft untuk memudahkan pekerjaan. Adapun fitur-fiturnya adalah sebagai berikut.
| Jenis Fitur | Penjelasan |
| Teams connect | Adalah fitur yang memudahkan aktivitas chatting melalui satu saluran khusus. Tim ini dapat diisi rekan kerja internal maupun eksternal. |
| Koneksi eksternal | Platform ini memungkinkan penggunanya untuk terkoneksi pada dua aplikasi eksternal, di antaranya Cisco Webex dan Slack. Keduanya dapat terkoneksi tanpa harus keluar dari platform Microsoft. |
| Tabs | Fitur untuk menampilkan konten web interaktif kepada tim, misalnya note khusus atau informasi tentang pekerjaan. |
| Immersive reading | Merupakan fitur perintah cepat yang memungkinkan pengguna untuk melakukan panggilan dengan pengguna lainnya. |
| Tagging | Fitur untuk memfilter obrolan dengan pengguna yang ada di Microsoft Teams. |
| Konektor | Fitur penghubung dengan cloud populer. Saat konektor ini diaktifkan, maka pengguna dapat memperoleh berbagai informasi terbaru. |
| Sinkronisasi sharepoints | Adalah fitur untuk mengumpulkan dokumen dalam satu tempat yang dapat diakses oleh pengguna lain. |
| Rekaman clouds | Fitur merekam percakapan selama rapat yang akan tersimpan di penyimpanan cloud. Transkrip dalam rekaman dapat dibuat secara otomatis. |
| Garis miring | Merupakan fitur perintah cepat yang memungkinkan pengguna untuk melakukan panggilan dengan pengguna lainnya. |
Keuntungan dan Kekurangan Menggunakan Microsoft Team
Dari fitur yang dimiliki oleh platform ini, dapat disimpulkan bahwa platform-nya memiliki sejumlah keuntungan. Bagi yang sedang mencari platform meeting online yang mumpuni, Microsoft Teams bisa menjadi alternatif terbaik.
Namun di samping keuntungan yang ditawarkan, nyatanya Microsoft Teams masih memiliki beberapa kekurangan. Hal ini membuat tim Microsoft perlu melakukan improvisasi platform agar fungsinya menjadi lebih maksimal di kemudian hari.
Berikut keuntungan dan kerugian dalam menggunakan Microsoft Team
| Keuntungan | Kekurangan |
| Mudah digunakan
Kegiatan administratif menjadi mudah dengan adanya fitur built-in. Ditambah lagi dengan adanya integrasi dengan outlook yang memudahkan untuk memulai percakapan, baik dengan tim internal maupun eksternal. Terjadinya miskomunikasi otomatis dapat diminimalisir, karena adanya fitur-fitur di dalam platform yang dapat bekerja secara efektif dan efisien. |
Kemiripan fitur
Kecanggihan Microsoft Teams justru membuatnya memiliki fitur yang hampir mirip. Sebut saja fitur penyimpanan, yaitu OneDrive dan SharePoints. Kemiripan ini membuat pengguna agak bingung harus menggunakan yang mana saat ingin menyimpan file. |
| Mempercepat penyelesaian pekerjaan
Mengingat platform ini sudah terintegrasi dengan Office 365, tim dapat bekerja secara efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. Aplikasi yang ada di dalam Office 365 dapat diakses secara langsung, bahkan file di dalamnya dapat diubah untuk kebutuhan pekerjaan. Anggota lain dapat mengakses file tersebut melalui fitur sharepoints, jadi tidak ada satu anggota di dalam tim yang ketinggalan informasi penting. |
Risiko keamanan
Platform ini memiliki tingkat risiko yang cukup tinggi, karena leluasanya akses yang diberikan saat mengakses file. Ditambah lagi pengguna lain dapat mengubah isi file yang telah dibagikan secara bebas. Jika salah membagikan file, misalnya, maka informasi yang sifatnya rahasia dapat tersebar ke seluruh pengguna dengan cepat. |
|
Manajemen tugas yang baik Karena sudah terhubung langsung dengan planner, maka proses manajemen tugas dalam Microsoft Teams menjadi lebih baik. Tugas yang sudah diatur dapat dibagikan kepada masing-masing anggota tim. Bahkan dapat didelegasikan dengan sistem penjadwalan yang telah disesuaikan dengan kebutuhan kerja. |
Butuh memori yang besar
Semua pengguna yang mendapat akses menggunakan Microsoft Teams dapat built timnya masing-masing. Akibatnya, kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan sangatlah besar. Penyimpanan harus senantiasa ditingkatkan agar tidak menganggu akses saat platform hendak digunakan. |
|
Dapat diakses di mana saja Platform ini dapat diakses di mana saja. Kapanpun kamu diberikan tugas mendadak, kamu bisa kerjakan. Akses dapat dilakukan melalui laptop, PC, atau handphone. |
Notifikasi menumpuk
Platform ini memang membuat pekerjaan semakin mudah. Sayangnya, notifikasi kemungkinan menjadi menumpuk karena banyaknya percakapan antar tim. Untungnya, beberapa notifikasi percakapan dapat dibisukan, sehingga tidak mengganggu pekerjaan. |
|
Obrolan terorganisir Berbagai obrolan penting seputar pekerjaan dapat diatur. Pengaturan dilakukan menggunakan fitur customize yang dapat disesuaikan dengan kepentingan pekerjaan. Misalnya, saat membahas progres proyek Citadina, kamu dapat ganti judulnya menjadi “proyek Citadina”. |
- |
Baca Juga: Telegram: Sejarah, Fitur, dan Cara Menggunakannya
Langkah-langkah Membuat Akun Microsoft Team
Tertarik menggunakan platform Microsoft Teams dalam bekerja? Pastikan kamu sudah mempunyai akunnya terlebih dahulu, ya! Jika belum punya akun, berikut langkah-langkah membuat akun yang bisa kamu lakukan:
- Pertama-tama, unduh platform Microsoft Teams terlebih dahulu
- Setelah microsoft teams download berhasil, lakukan instalasi dengan mengikuti petunjuk yang disediakan
- Pilih menu “daftar gratis”, lalu isilah data yang diminta
- Masukkan alamat email yang masih aktif
- Pilihlah tujuan penggunaan untuk “bekerja”, karena platform akan digunakan untuk bekerja
- Isilah nama depan, belakang, informasi perusahaan, dan lainnya. Kemudian klik “siapkan teams”
- Jika terlanjur keluar dari aplikasi, kamu dapat login microsoft teams dengan memasukkan email dan password. Platform pun siap digunakan
Langkah-langkah Menggunakan Microsoft Team
Jika sudah punya akun, sekarang saatnya menggunakan platform yang satu ini. Tidak perlu khawatir, karena platform sangat mudah digunakan. Kamu bisa ikuti langkah-langkah di bawah ini, ya!
- Buka Teams, lalu lakukan microsoft teams login
- Pilih “teams” di bagian paling kiri untuk bergabung atau membuat grup baru
- Silakan tambahkan anggota tim yang ada hubungannya dengan proyek atau tugas yang diberikan. Kamu dapat integrasikan dengan Outlook dan People untuk memudahkan proses penambahan anggota
- Tambahkan saluran sesuai kebutuhan, apakah sifatnya pribadi atau standar. Di sini, kamu dapat berbagi file atau informasi yang ada kaitannya dengan pekerjaan
- Mulailah percakapan atau panggilan melalui fitur yang sudah disediakan
Microsoft Teams Memudahkan Penyelesaian Kerja
Setiap platform pada dasarnya dirancang untuk memudahkan pekerjaan manusia, baik dalam lingkungan pekerjaan maupun kehidupan sehari-hari. Microsoft Teams menjadi salah satu platform yang dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan pekerjaan, mengingat banyaknya fitur yang ditawarkan. Ditambah lagi, penggunaannya yang sangat mudah dipahami.
Tertarik menggunakan platform ini untuk bekerja? Kamu tinggal unduh saja melalui website resmi, buat akun, dan lakukan login. Jadi, percakapan tim yang selama ini mungkin dilakukan via Whatsapp dapat dialihkan ke Microsoft Teams agar terkesan lebih profesional.
Baca Juga: Mengenal Wattpad dan Tips Menggunakannya dengan Maksimal