Payroll Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Prosesnya

Payroll adalah kata yang terbilang cukup familiar untuk kebanyakan orang, terutama mereka yang bekerja di sebuah perusahaan. Ini merupakan sistem penggajian yang dilakukan oleh perusahaan terhadap para karyawannya. 

Istilah yang satu ini cukup banyak digunakan di dalam perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan besar yang mempekerjakan banyak karyawan sekaligus. Di tanggal-tanggal tertentu setiap bulannya, payroll staff adalah karyawan yang paling sibuk di dalam perusahaan. 

Penggajian karyawan dalam jumlah besar seperti ini tentu memiliki kerumitan tersendiri, di mana staff administrasi payroll adalah pihak yang akan bertanggung jawab atas kelancaran proses penggajian tersebut, sehingga setiap karyawan bisa mendapatkan gaji mereka dengan tepat waktu.

Sedangkan payroll guide adalah aturan atau panduan yang akan digunakan dalam melakukan pembayaran gaji karyawan. Berbagai ketentuan ini tentu akan berbeda-beda antara satu perusahaan dengan yang lainnya, tergantung kebijakan perusahaan itu sendiri. 

Apa itu Payroll? 

Payroll adalah sebuah sistem pembayaran gaji yang pada umumnya digunakan oleh perusahaan untuk membayarkan gaji para karyawannya. Sedangkan payroll staff adalah pegawai yang akan bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran gaji di dalam perusahaan.

Menurut Darwin Box, payroll adalah keseluruhan kompensasi yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada seluruh pekerjanya dalam kurun waktu tertentu, sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. 

Payroll juga bisa saja merujuk pada data karyawan serta nilai kompensasi yang wajib dibayarkan oleh perusahaan terhadap setiap karyawan tersebut. Payroll guide adalah panduan yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran kepada masing-masing karyawan perusahaan. 

Di dalam prakteknya, staff administrasi payroll adalah pihak yang akan melakukan penghitungan gaji setiap karyawan di dalam perusahaan. Hal ini tentu akan membutuhkan ketelitian khusus, sebab masing-masing karyawan bisa saja mendapatkan jumlah gaji yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. 

Perubahan jumlah payroll adalah hal yang biasa di dalam perusahaan, di mana setiap karyawan bisa saja mengalami kenaikan atau penurunan nilai gaji setiap bulannya. Hal ini disebabkan oleh banyak hal, termasuk komponen-komponen tertentu di dalam gaji itu sendiri. 

Komponen Gaji yang Mempengaruhi Jumlah Payroll Adalah  

Payroll guide adalah panduan yang akan digunakan untuk menghitung dan membayarkan gaji karyawan setiap bulannya. Staff administrasi payroll adalah orang yang bertugas untuk menghitung dan memastikan semua karyawan mendapatkan gaji mereka dalam jumlah yang benar. 

Pada dasarnya, perubahan di dalam jumlah gaji karyawan bisa saja terjadi setiap bulannya. Hal ini disebabkan oleh adanya perubahan di dalam komponen gaji yang mereka terima, terutama komponen-komponen gaji yang sifatnya tidak final. 

Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa membuat jumlah gaji karyawan mengalami kenaikan atau penurunan: 

1. Uang Kehadiran

Kehadiran tentu akan ikut mempengaruhi besaran gaji karyawan. Biasanya perusahaan akan memotong gaji karyawannya, jika yang bersangkutan absen tanpa pemberitahuan yang jelas. Pemotongan gaji tentu akan tercatat dan masuk ke dalam sistem payroll dan mengurangi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. 

2. Uang lembur

Lembur seringkali menjadi agenda tetap untuk beberapa perusahaan, namun sebagian perusahaan juga bisa saja meminta karyawannya lembur hanya di waktu-waktu tertentu. Aktivitas yang berada di luar jam kerja ini akan dibayarkan di luar gaji normal karyawannya. Saat melakukan lembur, maka sudah tentu gaji juga akan ikut mengalami kenaikan. 

3. Bonus Sesuai Target

Sebagian perusahaan juga kerap memberi target tertentu bagi karyawan mereka. Jika target ini terpenuhi dengan baik, maka biasanya karyawan yang bersangkutan juga akan mendapatkan sejumlah bonus. Penghasilan dari bonus ini tentu akan menambah besaran gaji bagi karyawan tersebut. 

4. Potongan Utang maupun Denda

Denda adalah potongan yang dikenakan oleh perusahaan terhadap karyawan yang melakukan kesalahan atau suatu hal yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan tersebut. Pemotongan gaji akibat denda ini akan tercatat di payroll dan mengurangi jumlah gaji karyawan tersebut. 

Selain itu, utang karyawan dalam bentuk pinjaman (koperasi) maupun yang lainnya biasanya akan dicicil dengan menggunakan gaji karyawan yang bersangkutan. Besaran cicilan utang ini akan dikenakan sesuai dengan perjanjian dan tentunya akan mengurangi gaji setiap bulannya. 

Baca Juga: Cara Menghitung PPh Karyawan untuk SPT Tahunan

Manfaat Payroll Adalah  

Tugas staff administrasi payroll adalah menghitung dan memastikan pembayaran gaji seluruh karyawan dilakukan dengan baik dan tepat waktu. Payroll guide adalah panduan yang akan digunakan untuk melaksanakan seluruh proses pembayaran gaji tersebut.

Di dalam prakteknya, payroll staff adalah orang yang akan melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan secara rutin setiap bulannya. Penggunaan payroll di dalam perusahaan akan sangat membantu dan mempermudah tugas dari payroll staff itu sendiri. 

Berikut ini adalah manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan sistem payroll: 

1. Mengetahui Rincian Gaji Setiap Bulannya 

Seperti yang telah dijabarkan di atas, gaji karyawan bisa saja berubah-ubah setiap bulannya, di mana jumlahnya mengalami kenaikan atau penurunan. Hal ini dipengaruhi oleh berbagai komponen yang memungkinkan terjadinya pemotongan maupun penambahan jumlah gaji itu sendiri. 

Payroll akan menjadi media yang bisa menjelaskan rincian gaji karyawan secara detail setiap bulannya. Karyawan bisa melihat apa saja komponen gajinya dengan jelas, sehingga tidak terjadi kekeliruan di dalam perhitungan tersebut. 

Rincian gaji yang jelas seperti ini juga akan membantu karyawan dan pihak perusahaan untuk mengatasi masalah, jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan hitung maupun hal lainnya yang menimbulkan selisih di dalam gaji tersebut.

2. Menghemat Waktu dan Tenaga 

Staff administrasi payroll adalah orang yang akan bertugas untuk menghitung dan melakukan pembayaran gaji karyawan. Hal ini tentu tidak mudah, terutama jika yang bersangkutan bekerja di sebuah perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan. 

Namun payroll guide adalah panduan yang akan membuat sistem pembayaran gaji karyawan bisa berjalan dengan lebih mudah, bahkan jauh lebih cepat. Penghitungan gaji karyawan bisa dilakukan dengan cara otomatis, sehingga pekerjaan ini akan selesai dengan lebih cepat. 

Penggunaan payroll bisa membuat perhitungan menjadi lebih akurat dan meminimalisir terjadinya kesalahan perhitungan. Selain menghemat waktu, sistem pembayaran gaji yang satu ini juga akan menghemat tenaga dan biaya.

Baca Juga: Contoh Slip Gaji Pegawai dan Manfaatnya, Jangan Sepelekan!

Bagaimana Proses Payroll Dilakukan? 

Payroll staff adalah orang yang akan menjalankan sistem payroll di dalam perusahaan dan memastikan penggajian karyawan bisa berjalan dengan lancar setiap bulannya. Hal ini tentu dilakukan mengikuti sistem yang terdapat di dalam payroll itu sendiri. 

Berikut ini adalah beberapa tahapan proses yang terjadi di dalam sistem payroll: 

Pre-Payroll

Tahap ini adalah langkah awal yang dilakukan oleh perusahaan untuk menentukan kebijakan terkait proses penggajian karyawannya. Kebijakan-kebijakan ini pada umumnya akan berkaitan dengan beberapa hal, seperti: kehadiran, cuti, lembur, dan juga tunjangan.

Selain itu, perusahaan di tanah air juga memiliki kewajiban untuk mematuhi berbagai aturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah terkait payroll, seperti: Perhitungan PPh Pasal 21, BPJS Kesehatan, dan juga BPJS Ketenagakerjaan. 

Proses pengumpulan data karyawan akan dilakukan oleh staff HRD, termasuk perhitungan gaji karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan aturan pemerintah di atas. Selanjutnya, payroll staff adalah orang yang akan mengurus proses pembayaran gaji tersebut nantinya. 

Payroll

Jika data-data karyawan sudah dihitung dan divalidasi, maka data akan diproses dengan cara memasukkannya ke dalam sistem payroll perusahaan. Perhitungan ini akan memberikan data gaji bersih masing-masing karyawan, di mana jumlah pajak dan potongan lainnya sudah disesuaikan. 

Post-Payroll

Langkah selanjutnya adalah pencatatan, di mana pihak HRD dan bagian keuangan perusahaanlah yang melakukan tugas ini. Transaksi ini merupakan pos pengeluaran bagi perusahaan. Jika pencatatan sudah dilakukan, maka proses pembayaran gaji bisa dilakukan, dan dilanjutkan dengan pendistribusian slip gaji kepada setiap karyawan.

 Hal di atas sesuai dengan Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, di mana setiap pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/ buruh pada saat upah dibayarkan. 

Payroll Membuat Penggajian Menjadi Lebih Mudah 

Payroll adalah sistem pembayaran gaji yang biasa digunakan oleh perusahaan, terutama perusahaan yang berskala besar. Selain mempermudah proses pembayaran gaji, payroll juga akan menghemat banyak waktu dan tenaga. Sistem ini bahkan bisa digunakan secara otomatis dan meminimalisir terjadinya kekeliruan dalam pembayaran gaji karyawan.

Baca Juga: Lindungi Karyawan dari Beragam Risiko Medis dengan Asuransi Kesehatan Karyawan Terbaik