Pentingnya Invoice untuk Memantapkan Kegiatan Berbisnis, Jangan Sampai Disepelekan!

Saat menekuni dunia bisnis, seseorang tentu diwajibkan untuk memahami banyak istilah penting di dalamnya. Tak hanya bagi pemilik badan usaha saja, seseorang yang bersentuhan dengan bidang tersebut juga harus memahami istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis. 

Berbicara soal bisnis, pasti tidak akan jauh dari hal-hal yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi. Nah, ada satu istilah yang umum digunakan dalam urusan finansial maupun bertransaksi. Istilah tersebut adalah invoice atau dalam Bahasa Indonesia disebut faktur.

Bagi yang jarang menggeluti atau bersentuhan dengan kegiatan berbisnis tentu akan merasa bingung dengan apa itu invoice atau faktur. Namun, bagi Anda yang berprofesi sebagai akuntan, bagian pemasaran, atau pemilik sebuah usaha tentu tidak akan asing dengan istilah tersebut.

Meski begitu, tahukah Anda definisi dari invoice beserta jenis dan fungsinya? Untuk itu, agar pemahaman Anda lebih mantap dan membuat kinerja pekerjaan berjalan dengan lebih lancar, simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Invoice?

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, istilah invoice atau faktur banyak ditemui dalam kegiatan berbisnis. Bidang pekerjaan di perusahaan dan bagian marketing juga akrab dengan penggunaan istilah tersebut. Penyebabnya karena invoice berkaitan erat dengan urusan keuangan dan transaksi dalam skala yang cukup besar. 

Secara umum, invoice adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang sebuah kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan atau institusi. Invoice juga dapat dijadikan sebagai suatu pernyataan penagihan yang diberikan oleh pihak penjual ke pihak pembeli. 

Pihak penjual biasanya akan mengisinya dengan detail informasi transaksi seperti nama barang, jenis, harga satuan, jumlah yang dibeli, hingga nominal yang harus dibayarkan oleh pembeli. Tak lupa dengan tanggal dilakukannya pembelian yang juga harus tercantum dalam dokumen tersebut.

Dalam membuat dokumen penting tersebut, penjual seringkali akan mencetaknya dalam tiga rangkap, yang mana setiap rangkap memiliki perannya masing-masing. 

1. Rangkap Pertama

Pada rangkap pertama biasanya digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah melunasi pembayaran.

2. Rangkap Kedua

Rangkap kedua sebagai pendataan di bagian penjualan. 

3. Rangkap Ketiga

Sedangkan untuk rangkap yang terakhir difungsikan sebagai berkas laporan pada bagian keuangan. 

Setiap rangkap tersebut juga dapat dijadikan sebagai bukti jika transaksi dilakukan dengan sistem kredit. 

Selain menjadi bukti pembayaran, dokumen tersebut juga dapat menjadi berkas penagihan dari pihak penjual yang harus dilunasi pihak pembeli. Pastinya sebelum faktur diberikan oleh penjual, kedua pihak harus telah menyepakati transaksi yang dilakukan dan dicantumkan pada purchase order.

Namun, dalam beberapa kondisi, invoice juga dapat berupa notice atau kuitansi. Oleh sebab itu, periksa segala bentuk berkas yang merupakan invoice di perusahaan agar kinerjanya dapat diukur dengan lebih cermat dan seksama. 

Baca Juga: Pahami Strategi Pemasaran agar Bisnis Berjalan Maksimal, Simak Ulasannya!

Fungsi-Fungsinya dalam Kegiatan Bertransaksi

Berisi informasi rinci tentang suatu kegiatan transaksi, fungsi utama dari invoice adalah sebagai dokumen penagihan dari penjual untuk pihak pembeli. Namun, ada beberapa fungsi lain dari dokumen ini dalam kegiatan bertransaksi.

1. Dokumen yang Berisikan Informasi

Fungsi pertama adalah sebagai dokumen yang berisi informasi mengenai suatu barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen. Melalui invoice, konsumen dapat mengetahui biaya tagihan yang harus dilunasi atas transaksi yang telah dilakukan. 

Dengan begitu, jika terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian dengan kesepakatan di purchase order, konsumen dapat melayangkan komplain atau bahkan melakukan pembatalan transaksi.

2. Bahan Rujukan

Fungsi selanjutnya adalah sebagai bahan rujukan saat barang atau jasa dijual kembali ke pihak ketiga atau untuk ditambahkan ke pembukuan finansial bisnis. Jika diperlukan, perusahaan dapat menjadikannya sebagai referensi dan dijadikan sebagai dokumen faktur pajak. 

Jadi, dengan memiliki dokumen penting tersebut, pembeli tidak hanya mudah mengetahui detail transaksi tapi juga beragam fungsi penting lainnya. Sehingga, pengelolaan dan pemantauan aktivitas bisnis pun dapat lebih mudah dilakukan dengan menyimpan invoice. 

Berbagai Jenis Invoice yang Sering Digunakan untuk Bertransaksi

Demi bisa menjalankan fungsinya dengan tepat, invoice memiliki jenis-jenis yang berbeda. Ada tiga macam invoice yang seringkali digunakan saat perusahaan melakukan kegiatan transaksi.

1. Biasa atau Standar

Jenis yang pertama adalah biasa atau standar. Invoice standar adalah jenis yang paling banyak digunakan dalam kegiatan transaksi sederhana dan transaksi di perusahaan. 

Informasi yang tercantum pun cukup ringkas, hanya rincian barang atau jasa, jumlah dan harga, serta tagihan yang harus dibayar oleh konsumen.

2. Proforma

Jenis selanjutnya adalah proforma invoice yang bersifat sementara dan diberikan oleh pihak penjual sebelum pesanan dikirimkan ke pihak pembeli. Sederhananya, proforma invoice adalah pengganti dari invoice standar saat produk yang dipesan pembeli dikirimkan secara bertahap. Barulah saat seluruh pesanan selesai dikirimkan oleh penjual, pembeli akan menerima invoice standar yang merupakan acuan sebenarnya dari transaksi tersebut.

3. Konsuler atau Khusus

Jenis yang terakhir adalah invoice konsuler atau khusus. Invoice jenis ini seringkali dijumpai dalam kegiatan perdagangan internasional atau ekspor-impor. Berbeda dengan jenis lainnya, faktur konsuler/khusus harus melalui proses pengesahan serta persetujuan dari berbagai pihak perwakilan negara.

Persetujuan transaksi pada faktur konsuler juga bisa didapatkan melalui atase perdagangan dan kantor duta besar negara pengimpor yang ada di negara tujuan. Untuk itu, jika perusahaan akan melakukan kegiatan transaksi pada skala internasional, jenis invoice konsuler lah yang harus dibuat. 

Baca Juga: Jangan Asal Rintis Bisnis dengan Modal Utang, Pakai Cara Ini untuk Menghitungnya

Hal-Hal yang Harus Dipahami dalam Membuat Invoice

Dalam membuat invoice, terdapat beberapa detail atau informasi yang harus dipahami agar dokumen tersebut dapat menjalankan fungsinya. 

1. Detail Informasi yang Lengkap

Jika pembuatannya dilakukan dengan tidak sesuai, bukan tidak mungkin pihak pembeli akan membatalkan transaksi karena informasi yang tercantum dalam faktur kurang lengkap. Oleh karena itu, invoice harus dibuat dengan detail informasi pengiriman yang lengkap setelah proses transaksi disetujui oleh pihak penjual dan pembeli. 

2. Diberikan Saat Purchase Order

Invoice juga harus diberikan saat pihak pembeli telah menandatangani purchase order atau saat semua barang sudah selesai dikirimkan oleh pihak penjual.

3. Memerhatikan Jenis Transaksi yang Dilakukan

Perhatikan jenis transaksi yang dilakukan. Jika transaksi dan pengiriman barang diselesaikan secara bertahap, jenis yang harus dibuat oleh penjual adalah proforma invoice. Namun, jika transaksi dapat diselesaikan dalam sekali pengiriman atau merupakan transaksi antar negara, maka jenis faktur yang dibuat adalah faktur standar atau konsuler.

4. Berisikan Rincian Informasi Produk atau Jasa

Informasi yang tercantum pun harus memuat rincian informasi dari produk atau jasa yang dibeli. Rincian tersebut meliputi nama barang, jumlah barang, dan harga per produknya.

5. Identitas Pembeli dan Penjual

Identitas dari pembeli yang bersangkutan dan identitas penjual atau penagih juga harus dicantumkan. Identitas tersebut harus berisikan profil perusahaan maupun lembaga yang mengirimkan barang atau jasa yang dipesan. Tujuannya agar risiko terjadinya kesalahan pengiriman pesanan dapat diminimalisir.

6. Nomor Surat Pemesanan

Nomor surat pemesanan atau nomor invoice juga wajib tercantum pada dokumen yang akan diberikan kepada konsumen. 

7. Jumlah Tagihan 

Terakhir, invoice wajib memiliki informasi jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen termasuk jumlah pajak yang dibebankan. Dengan begitu, pembeli dapat segera membayar beban tagihan pembelian dan menyelesaikan transaksi. 

Sebenarnya, isi dari invoice harus disesuaikan dengan kebutuhan para pelaku dalam kegiatan transaksi tersebut. Dalam kegiatan transaksi tertentu, invoice juga dapat berisi informasi yang lebih banyak bahkan kurang dari rincian yang telah dijelaskan sebelumnya. 

Contoh-Contoh Invoice

Jika masih belum terbayang bagaimana contoh invoice yang benar dan sesuai. Berikut beberapa contoh invoice yang dapat Anda jadikan referensi:

Sumber: jurnal.id

Sumber: finallyferullo.com

Baca Juga: 5 Ancaman Kejahatan Siber yang Bikin Rugi Perusahaan, Hindari dengan Tips ini

Pentingnya Invoice dalam Kegiatan Berbisnis dan Pencatatan Keuangan Perusahaan

Sebagai dokumen yang berisi informasi rinci atas pembelian barang atau jasa, invoice memiliki peranan yang cukup penting dalam kegiatan berbisnis. Fungsi yang beragam, dapat membantu melancarkan proses transaksi dan pencatatan pada laporan keuangan sebuah perusahaan.

Terdapat tiga jenis invoice, seperti standar, proforma, dan konsuler, yang digunakan dalam kegiatan transaksi yang berbeda. Oleh karena itu, usahakan untuk selalu membuat invoice atau faktur dengan seksama agar kegiatan transaksi dapat berjalan dengan lancar dan terhindar dari risiko pembatalan transaksi.