Project Management: Pengertian, Pendekatan, dan Tahapnya

Project management atau yang lazim disebut dengan manajemen proyek merupakan hal yang penting di lingkungan para profesional, terutama saat perusahaan menangani berbagai proyek yang besar. Metode yang satu ini akan memampukan perusahaan menjalankan proyek dengan sukses dan biaya yang efisien.

Besarnya manfaat yang bisa didapatkan dari project manager adalah salah satu alasan mengapa perusahaan selalu mengandalkannya. Pada umumnya, proyek-proyek besar seperti ini akan ditangani langsung oleh seorang project manager yang sudah familiar dengan berbagai project management tools. 

Pengertian Project Management

Berdasarkan Investopedia, project management adalah sebuah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan dalam menyelesaikan suatu proyek. Sedangkan project manager adalah orang yang akan bertanggung jawab atas proyek tersebut.

Project management professional adalah proyek yang memuat proses lengkap yang terdiri dari beberapa tahap, antara lain: inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan proyek itu sendiri ketika sudah selesai.

Di dalam prakteknya, project management professional adalah hal yang berbeda dengan manajemen pada umumnya, di mana keduanya dibedakan berdasarkan rentang waktu pelaksanaannya. 

Project management pada umumnya akan diperlukan saat perusahaan berniat menjalankan proyek/ acara tertentu. Sedangkan manajemen konvensional mencakup aspek yang lebih luas dan rentang waktunya tidak bisa ditetapkan oleh penyelenggaranya. 

Project management professional adalah sosok yang bertanggung jawab atas keberlangsungan sebuah proyek dan juga berbagai hal yang berkaitan di dalamnya. Seorang project manager harus memiliki sejumlah keahlian untuk mendukung pekerjaannya, seperti: pemahaman bisnis, komunikasi, dan juga negosiasi yang baik.

Apa Aspek yang Harus Diperhatikan? 

Sebagaimana bidang pekerjaan lainnya, project management juga harus dijalankan dengan hati-hati, agar bisa sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sejak awal. 

Ada sejumlah aspek yang wajib diperhatikan dalam project management tools, berikut ini adalah beberapa di antaranya: 

• Integrasi
• Ruang lingkup proyek
• Waktu 
• Biaya 
• Kualitas
• Procurement
• Sumber Daya Manusia (SDM)
• Komunikasi
• Manajemen Risiko
• Manajemen Stakeholder

Berbagai aspek di atas merupakan hal penting yang akan menjadi ruang lingkup dan sekaligus menjadi inti dari seluruh proyek itu sendiri. Jika kelak terjadi perubahan pada ruang lingkup tersebut, maka berbagai hal lainnya seperti waktu dan biaya juga akan mengalami perubahan di saat bersamaan. 

Selain penggunaan berbagai project management tools, penerapan manajemen risiko juga tak kalah pentingnya. Hal ini tentu bukan tanpa alasan, mengingat perusahaan harus mempertimbangkan aspek-aspek bisnisnya, seperti keuntungan dari investasi pada proyek tersebut. 

Baca Juga: Stock Opname: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Cara Pelaksanaannya

Apa saja Pendekatan pada Project Management? 

Project management dibagi ke dalam 2 pendekatan utama, antara lain: 

1. Pendekatan Tradisional

Pendekatan tradisional merupakan pendekatan yang bersifat mendasar dan dikembangkan pada berbagai industri manufaktur. Pada umumnya, industri yang memakai pendekatan yang satu ini menghasilkan produk-produk yang berbentuk fisik, seperti: smartphone, komputer, sepeda motor, dan yang lainnya. 

Pendekatan tradisional dalam project management tools dibedakan menjadi 3 jenis, yakni: 

2. Waterfall

Ini merupakan pendekatan yang di mana masing-masing tugas pada project management professional adalah wajib diselesaikan satu persatu, sebelum mulai mengerjakan tugas lainnya. 

3. Critical Path Method

Ini adalah metode yang mirip dengan Waterfall dan memakai pendekatan sequential. Project manager akan menggunakan pendekataN ini untuk mengutamakan sumber daya yang diperlukan dalam proyek. 

Bukan hanya itu saja, project manager adalah orang yang akan menentukan prioritas tugas apa saja yang paling penting dan harus dilakukan terlebih dahulu, termasuk mengesampingkan tugas lainnya yang tidak begitu penting. 

4. Critical Chain Project Management (CCPM)

Pendekatan yang satu ini fokus terhadap sumber daya apa saja yang diperlukan di setiap tugas serta pekerjaan-pekerjaan pada proyek yang ditangani. Project manager biasanya selalu melakukan identifikasi tugas yang prioritasnya lebih tinggi, kemudian menyusun jadwal untuk prioritas tersebut. Hal ini untuk memastikan setiap fokus utama perusahaan bisa terlaksana dengan baik. 

5. Pendekatan Agile

Agile merupakan pendekatan yang fokus pada kolaborasi tim, jika dibandingkan dengan struktur hirarkinya.  Pendekatan yang satu ini sudah dikembangkan sejak tahun 2001 silam dan cukup banyak digunakan. 

Pendekatan Agile dalam project management tools dapat dibedakan menjadi 4 jenis, antara lain: 

Tahapan-Tahapan dalam Project Management

Saat akan menjalankan proyek, maka sudah pasti akan ada sejumlah proses di dalam proyek tersebut. Project management professional adalah orang yang ditunjuk oleh perusahaan untuk memimpin berbagai proses tersebut, sehingga proyek bisa berjalan dengan lancar. 

Ada sejumlah tahapan dalam project management, berikut ini adalah beberapa di antaranya:

1. Permulaan (Initiating)

Ini merupakan proses awal proyek, di mana terdapat sejumlah variabel yang digunakan, antara lain: tujuan proyek

• Ruang lingkup proyek. 
• Pemilihan manajer proyek.
• Penghitungan risiko.
• Penyusunan budget proyek.
• Perhitungan timeline utama.

Poin utama pada perencanaan adalah penentuan tujuan proyek dan berbagai hal yang akan dicapai di dalamnya, termasuk ruang lingkupnya. Tujuan utama project management adalah untuk memastikan seluruh proses yang dijalankan bisa disesuaikan pada tujuan awal. 

2. Perencanaan (Planning)

Pada tahap perencanaan, project manager adalah orang yang akan menyusun seluruh rencana proyek tersebut dari awal hingga akhir secara detail.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu direncanakan dengan matang oleh seorang proyek manajer: 

• Berapa jumlah SDM yang diperlukan? 
• Berapa jumlah SDM eksternal (vendor, supplier)  yang diperlukan? 
• Apa saja timeline yang akan dibuat? 
• Bagaimana rencana pelaksanaan proyek secara rinci? 

Di dalam perencanaan sebuah proyek, stakeholder yang akan terlibat juga perlu dipertimbangkan. Hal ini untuk mengetahui dengan jelas aka sapa risiko dan hal lainnya yang harus diantisipasi selama proyek tersebut dijalankan nanti. 

3. Pelaksanaan (Executing)

Proyek bisa dijalankan jika rincian rencana sudah disusun dan disetujui oleh kedua belah pihak, yakni project manager dan juga stakeholder. Di dalam pelaksanaan ini, proyek manajer akan bertanggung jawab untuk memastikan seluruh rencana bisa dijalankan sesuai dengan waktu dan budget yang sudah ditetapkan. 

Hal ini akan melalui banyak proses, antara lain: memilih SDM untuk mengerjakan proyek, menentukan team leader, menyusun kontrak untuk semua vendor dan juga pihak lainnya yang berkaitan dengan proyek tersebut, dan yang lainnya. 

Selain itu, manajer proyek juga harus memilih tim yang tepat, agar bisa memastikan semua pekerjaan di lapangan dijalankan sesuai rencana. Menjaga komunikasi tetap berjalan lancar dengan stakeholder serta seluruh tim yang terlibat di dalam proyek tersebut. 

4. Pengawasan (Control and Monitoring)

Dalam pengawasan sebuah proyek, project manager wajib mengukur seluruh progres pada proyek tersebut, sehingga sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Selain, yang bersangkutan juga harus melakukan pengawasan, sehingga bisa mengetahui kesalahan maupun hal lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. 

Jika ternyata proyek tersebut membutuhkan perubahan maupun pembenahan pada segi kinerja atau sistemnya, maka pada umumnya hal tersebut bisa terlihat pada tahap ini. Pengawasan merupakan salah satu poin penting yang tak bisa diabaikan, agar seluruh rencana proyek bisa berjalan dengan baik. 

5. Penutupan (Closing)

Saat semua proses sudah dilaksanakan serta disetujui oleh pihak stakeholder, maka proyek tersebut sudah bisa dinyatakan selesai. Dalam proses penutupan ini, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak-pihak eksternal yang terlibat, menyusun arsip dokumen-dokumen yang dibutuhkan, serta membuat laporan proyek.

Namun dalam tahap ini, proyek belum dapat dikatakan selesai. Proyek masih akan membutuhkan proses selanjutnya, seperti maintenance dan penyelesaian berbagai masalah yang lainnya. Semua proses lanjutan ini juga masih termasuk ruang lingkup kerja project management.

Project Management jadi Kunci Sukses Proyek 

Project management merupakan metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya untuk menyelesaikan suatu proyek. Metode ini akan dijalankan oleh seorang project manager yang profesional di bidangnya. Bukan hanya selesai dengan cepat, berbagai proyek juga akan sukses dan bisa diselesaikan sesuai rencana dengan metode yang satu ini.

Baca Juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, hingga Prosesnya