Purchase Order, Memudahkan Kegiatan Transaksi Bisnis yang Semakin Kompleks

Umumnya, kegiatan transaksi dapat dilakukan secara langsung oleh pihak penjual dan pembeli tanpa melakukan pemesanan. Namun, ada beberapa kondisi yang mengharuskan pembeli untuk melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada pihak penjual atau supplier. Salah satu contohnya adalah saat jumlah barang yang dibeli jauh lebih banyak dari yang biasa dilakukan. 

Dalam dunia bisnis, praktik pemesanan barang terlebih dahulu kepada pihak penjual atau supplier seperti ini biasa terjadi. Terlebih pada bisnis atau perusahaan yang sudah berkembang dan memiliki banyak konsumen. Sebelum melakukan pembelian, pemilik bisnis atau perusahaan pasti akan mengirimkan dokumen yang berisi barang yang ingin dibeli sekaligus jumlahnya kepada pihak penjual. 

Dokumen tersebut dikenal dengan istilah purchase order dan memiliki peran yang cukup krusial dalam kegiatan transaksi tersebut. Pasalnya, melalui dokumen tersebut, pihak pembeli dapat mengetahui apakah pihak penjual mampu mengirimkan barang yang dipesan tersebut. Dengan begitu, dapat diketahui apakah proses transaksi dapat dilanjutkan atau tidak.

Meski cenderung sepele, memahami tentang apa itu purchase order perlu untuk dilakukan, terutama pada pelaku bisnis dan karyawan procurement perusahaan. Untuk itu, agar kegiatan transaksi bisnis dapat berjalan dengan lebih lancar, simak penjelasan berikut ini. 

Pengertian Purchase Order

Purchase order adalah sebuah dokumen yang biasa digunakan untuk melakukan pemesanan dari pihak pembeli ke pihak penjual. Melalui dokumen tersebut, pembeli dapat menunjukkan barang atau produk yang ingin dibeli sekaligus jumlahnya.

Secara umum, pembuatan purchase order tersebut berperan sebagai kontrak antara pihak pembeli dan pihak penjual. Dengan begitu, kesepakatan antara kedua belah pihak akan terbentuk terkait kegiatan transaksi yang akan dilakukan tersebut. 

Namun, tidak menutup kemungkinan pula pihak supplier akan menolak purchase order yang diberikan oleh pembeli tersebut. Salah satu contohnya saat jumlah barang yang dipesan oleh pihak pembeli jauh lebih banyak atau melebih jumlah stok yang dimiliki oleh penjual. Jika hal tersebut terjadi, biasanya akan dilakukan negosiasi ulang terkait masalah tersebut. 

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Terkesan mirip, purchase order dan invoice ternyata adalah dokumen transaksi yang berbeda. Namun, karena sama-sama dibuat sebelum proses pembelian barang atau jasa terjadi, tak sedikit orang yang menyamakan kedua dokumen tersebut.

Melihat penjelasan mengenai purchase order (PO), dapat dilihat bahwa perbedaannya dengan invoice adalah di pihak yang membuat dokumen tersebut. PO dibuat oleh pihak pembeli yang ditujukan kepada penjual atau supplier. Sebaliknya, invoice dibuat oleh pihak penjual yang ditujukan kepada pihak pembeli. 

Berdasarkan tahapannya, purchase order juga biasanya harus dibuat terlebih dahulu sebelum invoice. Lebih tepatnya, invoice baru dikirimkan oleh pihak penjual saat PO yang diberikan pembeli telah disetujui atau disepakati. Lalu, berdasarkan invoice tersebut, pihak penjual juga mengisyaratkan kepada pembeli untuk segera melakukan proses pembayaran dari kegiatan transaksi tersebut. 

Dalam kegiatan berbisnis, khususnya saat bertransaksi, baik purchase order maupun invoice merupakan dokumen yang sama pentingnya. Oleh karena itu, memahami tentang perbedaan keduanya juga merupakan hal yang penting untuk dilakukan. 

Baca Juga: Pengusaha Wajib Tahu, Sebaiknya Hitung Valuasi Dulu atau Profit Bisnis?

Format Purchase Order

Pada dasarnya, informasi yang wajib tercantum atau format purchase order pada umumnya adalah:

1. Nama dan jumlah barang yang akan dipesan. 
2. Detil perusahaan atau profil pembeli.
3. Tanggal pemesanan dilakukan. 
4. Rincian barang. Informasi mengenai rincian barang ini bisa meliputi nama produk, jumlah yang akan dibeli, harga barangnya, serta ada tidaknya diskon pada proses pembelian tersebut. 

Perincian informasi pemesanan dalam purchase order tersebut bertujuan agar nantinya tidak ada kendala yang dapat merugikan kedua belah pihak saat transaksi sudah disetujui. Dengan begitu, risiko terjadinya pembatalan transaksi di tengah jalan akan menjadi lebih kecil dan pihak penjual dapat merespon purchase order tersebut dengan akurat.  

Hal yang Terjadi Saat Purchase Order Diterima oleh Pihak Penjual 

Setelah semua informasi di atas diterima dan dibaca oleh pihak penjual, barulah penjual dapat memutuskan untuk menerima kontrak transaksi tersebut atau tidak. Jika diterima, maka proses transaksi akan dilanjutkan sesuai dengan jumlah barang serta harga maupun diskon yang telah ditetapkan. Pihak penjual pun dapat langsung mengirimkan faktur atau invoice kepada pembeli sesuai informasi yang terdapat pada purchase order.

Akan tetapi, saat menolak purchase order tersebut, pihak penjual dapat menginformasikan alasan penolakan tersebut. Bisa jadi karena harga barangnya yang berubah, sudah tidak adanya pemberian diskon, maupun stok barang yang tidak tersedia. Dengan begitu, pihak pembeli dapat mencari alternatif lain atau melakukan negosiasi lanjutan dengan pihak penjual perihal kegiatan transaksi tersebut. 

Fungsi Purchase Order dalam Bertransaksi

Pembuatan purchase order saat akan melakukan proses pembelian barang memang membuat transaksi semakin lama terjadi. Namun, dibalik itu, purchase order memiliki berbagai manfaat yang penting dan dibutuhkan oleh pihak pembeli dan penjual. Yang pasti, keberadaan purchase order tersebut membuat potensi munculnya kendala pada kegiatan transaksi menjadi lebih kecil.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa purchase order perlu untuk dibuat dalam melakukan transaksi dalam jumlah besar:

1. Meminimalisir Kesalahan Pemesanan

   Dengan adanya PO, pihak pembeli dapat mencantumkan identitas bisnis atau perusahaan sehingga menutup kemungkinan terjadinya salah pemesanan atau barang datang tidak sesuai yang dipesan.

2. Memberikan Informasi Secara Terperinci

   Pihak pembeli bisa menginformasikan detail apa saja dari barang yang akan dipesan. Sebagai contoh adalah nama produk, merek, harga, jumlah yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya terkait barang yang akan dibeli. 

3. Transaksi Berjalan Lebih Akurat

   Pembeli perlu menuliskan dengan jelas nama produsen, supplier, atau penjual yang dituju agar proses transaksi berjalan akurat. Bila perlu, cantumkan pula media yang berperan sebagai tempat mengiklankan barang yang diproduksi.  

4. Tracking Pesanan Menjadi Lebih Mudah

   Pembuatan PO juga membuat penelusuran pesanan dan proses pelayanan menjadi lebih mudah dilakukan. Hal ini bisa terjadi karena purchase order biasanya memiliki nomor PO.

5. Memudahkan Penjual Dalam Memproses Pesanan

   Terakhir, purchase order yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, serta metode pembayaran bisa memudahkan penjual untuk memproses pesanan. Hal ini juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang diinginkan dan tidak menghambat proses produksi. 

Pembuatan purchase order penting untuk dilakukan karena dapat menjamin keamanan transaksi bagi kedua belah pihak yang bersangkutan. Meski hubungan antara penjual dan pembeli sudah terjalin, purchase order masih perlu dibuat agar proses transaksi dapat berjalan dengan lebih lancar. 

Saat bisnis yang sedang dirintis masih dalam skala kecil, pembuatan purchase order mungkin dirasa kurang penting. Namun, saat bisnis sudah semakin berkembang dan menjadi lebih kompleks, purchase order lambat laun akan menjadi dokumen yang wajib untuk dibuat. 

Pasalnya, tidak jarang terjadi permasalahan pada kegiatan transaksi akibat kurang spesifiknya pesanan yang dibuat oleh pihak pembeli. Akibatnya, pihak penjual akan mengirimkan barang sesuai dengan informasi yang diterima saja. Hal-hal penting seperti merek produk, jumlah, hingga kemungkinan mendapatkan potongan harga dapat terlewatkan saat tidak membuat dokumen ini. 

Saat kesalahan pemesanan tersebut terjadi dan tidak ada dokumen yang menjadi rujukannya, maka mau tidak mau pihak pembeli harus mengalami kerugian. Oleh sebab itu, agar hal tersebut tidak terjadi, pembuatan PO hendaknya dilakukan, terutama dalam proses transaksi dalam skala besar. 

Baca Juga: Ingin Mulai Usaha Jadi Distributor? Biar Sukses, Simak Penjelasannya!

Contoh Purchase Order

Berikut adalah contoh Purchase Order yang dapat dijadikan referensi:

Sumber: akseleran.co.id

Aman dan Mudah dalam Bertransaksi dengan Memanfaatkan Purchase Order

Sejatinya, purchase order dibuat untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pada kegiatan bertransaksi. Melalui dokumen tersebut, pihak pembeli dapat menuliskan segala informasi penting terkait barang yang akan dipesan. Dengan begitu, pihak penjual dapat melakukan proses pengiriman barang sesuai dengan detail yang tertulis pada purchase order tersebut.

Baca Juga: Begini Dampak Virus Corona ke Ekonomi RI, Ngeri-ngeri Sedap