Mengenal Sistem Inventory dan Cara Pengelolaannya untuk Lancarkan Aktivitas Penjualan dan Pemenuhan Permintaan Pasar

Dalam menjalankan sebuah bisnis di bidang apapun, inventory atau persediaan adalah hal yang penting untuk diperhatikan. Entah itu bahan mentah, barang setengah jadi, maupun produk siap jual, seluruh persediaannya harus bisa selalu dicatat dan diketahui secara rinci juga akurat.

Jika tidak, bisnis akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan keuntungan ataupun penjualan. Hal ini dikarenakan stok produk untuk memenuhi permintaan konsumen tidak tersedia sehingga penjualan harus mandek, begitu pun perkembangannya karena terhentinya proses perputaran uang. Untuk mengantisipasi hal tersebut, setiap pebisnis wajib memahami apa yang dimaksud dengan sistem inventory. 

Melalui sistem manajemen persediaan ini kamu bisa lebih mudah dalam mengatur persediaan dan melakukan hal lainnya yang berhubungan dengan kegiatan logistik perusahaan. Nah, agar mampu memahami lebih jauh tentang apa itu sistem inventory, jenis, manfaat, proses, hingga tips mengelolanya, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Baca Juga:  Jadi Bukti Bisnis Digandrungi Konsumen, Yuk Kenali Apa Itu Repeat Order dan Tips Mendapatkannya

Pengertian Sistem Inventory

Sebelum membahas tentang sistem inventory, ada baiknya untuk memahami arti inventory atau persediaan. Secara umum, persediaan adalah barang atau produk yang dikelola bisnis dengan tujuan akan dijual. 

Jadi, sistem inventory bisa diartikan sebagai manajemen inventaris atau proses pencarian, penjualan, penyimpanan stok, baik itu bahan mentah atau baku, maupun barang siap jual yang dilakukan dengan sistematis. Pada istilah bisnis, sistem inventory mengacu pada pengelolaan persediaan secara tepat, dengan tingkat, waktu, tempat, serta biaya dan harga yang pas pula. 

Tujuan sistem inventory adalah untuk lebih mudah mengetahui letak persediaan ketika akan dikelola pada tingkat inventaris yang tepat. Tak sedikit perusahaan atau bisnis yang memilih untuk mengetahui persediaan melalui sistem pemindai barcode guna meningkatkan efisiensi ketika proses pengelolaannya berlangsung. 

Sementara untuk UKM, manajemen inventory ini biasanya memanfaatkan aplikasi komputer Excel atau Google Spreadsheet dalam melacak informasi persediaan serta mengelola pesanan yang masuk. Apabila pebisnis tidak memperhatikan waktu pemesanan ulang, total pesanan, metode stokis, dan lain sebagainya secara akurat, bukan tidak mungkin proses pelacakan dan perhitungan persediaan akan menjadi rumit.  

Secara umum, akun inventory atau persediaan terbagi ke dalam 4 kategori, antara lain:

• Bahan mentah, yaitu bahan atau barang yang dibeli oleh perusahaan untuk nantinya diproses oleh bagian produksi. Bahan mentah akan melalui berbagai proses signifikan sebelum akhirnya perusahaan bisa menjadikannya sebagai produk siap jual ke konsumen. 
• Bahan pada tahap proses, yaitu barang yang mewakili bahan baku pada proses pengolahan menjadi barang jadi. 
• Produk jadi, yaitu barang siap jual yang akan didistribusikan ke pihak grosir atau konsumen langsung.
• Barang dagangan atau merchandise, yaitu produk jadi yang dibeli oleh perusahaan melalui supplier untuk kemudian dijual lagi di waktu yang akan datang.

Apa Saja yang Termasuk Sebagai Inventory?

Terdapat beragam jenis inventory yang bergantung pada produk atau barang apa yang dijual perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah jenis inventory yang kerap tersedia di sebuah bisnis atau perusahaan. 

• Barang Jadi atau Siap Jual: Sesuai namanya, jenis persediaan ini merupakan produk siap jual yang bisa langsung ditawarkan kepada pelanggan atau konsumen.
• Bahan Baku: Persediaan ini digunakan untuk diolah kembali menjadi barang jadi.
• Work in Progress: Pada dasarnya, jenis persediaan ini belum berupa produk jadi, tapi juga sudah bukan bahan baku. Dalam kata lain, stok ini merupakan persediaan yang merupakan bagian proses manufaktur.
• Barang MRO: MRO atau pemeliharaan, pengoperasian, dan perbaikan adalah jenis persediaan yang termasuk sebagai produk yang mampu mendorong proses produksi.
• Stok Pengaman: Jenis persediaan ini adalah produk tambahan yang disimpan dan berguna untuk mengantisipasi kekurangan dari pihak pemasok maupun lonjakan permintaan dari konsumen.

Manfaat Sistem Inventory

Manfaat utama dari sistem inventory adalah untuk mengetahui total persediaan secara optimal dengan jumlah biaya yang minimal. Inventory atau persediaan mencakup bahan baku, barang pembantu, barang dalam proses, suku cadang, hingga produk siap jual. Adanya persediaan ini amat penting untuk menghadapi risiko ketidakpastian permintaan, waktu pemesanan, ataupun ketersediaan pasokan dari supplier. 

Selain itu, ada beberapa manfaat lain dari manajemen inventaris ini, antara lain:

Baca Juga:  Mengenal Pengertian Rasio Aktivitas, Manfaat, Jenis, serta Rumus Perhitungannya

Proses Manajemen Sistem Inventory

Proses dari manajemen sistem inventory melibatkan aktivitas pelacakan serta pengendalian persediaan. Proses tersebut dilakukan mulai dari tahap pemasok, gudang, hingga ke pelanggan. Ada 5, berikut adalah rincian tahapan dalam proses manajemen inventory. 

• Pembelian: Membeli barang mentah untuk kemudian diolah menjadi produk, maupun membeli produk jadi dan langsung dijual tanpa proses pengolahan.

• Produksi: Pembuatan produk siap jual dari bahan mentah dan bagian penyusun. Proses produksi ini mungkin tidak akan dilakukan oleh semua bisnis atau perusahaan, contohnya adalah pihak grosir. 

• Stok penyimpanan: Penyimpanan barang mentah yang akan diproduksi, atau barang jadi yang akan dijual.

• Penjualan: Penyerahan produk ke pelanggan dan mendapatkan pemasukan.

• Pelaporan: Bisnis perlu mengetahui jumlah produk yang dijual, serta uang yang didapatkan dari proses penjualan. 

Teknik Manajemen Inventory

Ada beragam teknik pada sistem inventory, antara lain:

• Analisis persediaan ABC: Teknik ini memiliki tujuan mengidentifikasi persediaan yang memberikan keuntungan, dan membedakan produk pada beberapa tingkatan. 
• Dropshipping: Teknik ini memakai dropshipping sebagai dasar menjalankan outsourcing pada seluruh aspek pengelolaan persediaan.
• Kirim massal: Cara ini didasarkan pada anggapan jika membeli persediaan dengan jumlah besar akan menjadi lebih murah. Teknik ini cocok dipilih pada bisnis yang produknya dijamin laku, tapi juga berisiko kerugian saat terjadi penurunan permintaan. 
• Backorder: Pihak pelanggan akan melakukan pemesanan produk terlebih dahulu, sehingga kontrol persediaan akan ikut terpengaruh agar bisa memenuhi order tersebut. 
• Konsinyasi: Dengan cara ini, pihak grosir atau pengirim bisa memberi barang ke pihak penerima terlebih dulu tanpa harus membayar di muka. Lalu, saat sudah ada barang yang terjual, pihak penerima baru akan membayar ke pihak pengirim. 

Tips Melakukan Sistem Inventory

Agar sistem inventory bisa berlangsung dengan lancar, kamu perlu membuat kategori persediaan sesuai prioritas. berikut langkah-langkahnya

• Tentukan kategori mana yang lebih sering dipesan dan diatur, maupun yang memiliki proses pemesanan atau pengolahan yang lama agar pengelolaannya mudah.
• Selain itu, gunakan pula informasi pada barang secara detail, seperti menggunakan SKU, nama pemasok, data barcode dan sebagainya agar lebih mudah dilacak. Hal ini juga memudahkan proses audit agar mengetahui kemungkinan masalah kelangkaan dan ketersediaan barang yang bisa memengaruhi harganya.
• Tidak kalah pentingnya, cari tahu pula bagaimana kinerja supplier apakah bisa diandalkan, berikan produk berkualitas, dan memasang harga termurah atau tidak agar tak mengganggu ketersediaan stok. Bila perlu, lakukan restock sendiri agar bisa mengetahui betul kondisi persediaan.

Buat Sistem Inventory yang Baik agar Bisnis Berjalan Lancar

Kegiatan pada sistem inventory mencakup pencatatan produk, harga, persediaan, hingga pencatatan permintaan serta pengeluaran barang. Proses ini penting untuk dilakukan oleh perusahaan agar tak mengganggu transaksi dan berisiko menurunkan keuntungan. Jadi, sebagai pebisnis atau perusahaan, pastikan untuk memahami apa itu sistem inventory agar operasionalnya bisa berjalan lancar.

Baca Juga:  Rasio Solvabilitas: Ini Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Menghitungnya