Info Dokumen

Surat Pemberitahuan Kegiatan: Tujuan, Format, Cara Membuat, dan Contohnya

Edited by

Sebelum diadakannya suatu kegiatan atau acara, pasti akan ada surat pemberitahuan terlebih dahulu. Surat ini biasanya berisi judul kegiatan, hari, tanggal, dan tujuan dilaksanakannya suatu kegiatan. Format penulisannya tidak melulu formal, terkadang bisa juga informal.

Ingin tahu cara membuat surat pemberitahuan? Kamu bisa lihat contohnya di bawah ini, tapi sebelumnya ketahui fungsi suratnya dulu. Selengkapnya pada pembahasan berikut, ya!

Baca juga: Contoh Surat Jalan yang Membuat Pengiriman Barang Lebih Lancar Dijalankan

Pentingnya Surat Pemberitahuan Kegiatan

Surat Pemberitahuan Kegiatan

Namanya surat pemberitahuan, isinya untuk memberitahukan mengenai suatu kegiatan, acara, maupun aktivitas yang akan dilaksanakan oleh lembaga atau instansi tertentu. Surat ini berguna sebagai media atau wadah pemberitahuan tertulis, surat ini juga digunakan untuk meminta izin atas keberlangsungan suatu kegiatan.Tanpa adanya surat ini, suatu acara bisa saja dibubarkan secara tiba-tiba.

Alasannya, karena dapat mengganggu ketertiban umum. Rasanya tidak enak saja melangsungkan suatu acara tanpa memberitahukan terlebih dahulu kepada masyarakat setempat. Kesannya jadi kurang etis. 

Baca juga: Surat Pengantar: Jenis, Fungsi dan Cara Membuatnya

Tujuan Surat Pemberitahuan Kegiatan

Pembuatan surat pemberitahuan tentu memiliki tujuan. Adapun beberapa tujuannya, antara lain:

  • Menyampaikan informasi penting tentang suatu kegiatan atau acara yang perlu segera ditindaklanjuti.
  • Pemberitahuan untuk menghadiri suatu kegiatan.
  • Sebagai alat komunikasi untuk memperluas relasi, khususnya bila melibatkan orang-orang penting.
  • Meningkatkan jumlah audiens agar mau berkunjung ke akun atau channel tempat kegiatan dilangsungkan.
  • Sebagai arsip dokumen atas suatu kegiatan yang pernah dilakukan oleh lembaga atau instansi tertentu.

Baca juga: 9 Cara Membuat Surat Referensi Kerja dan Contohnya

Format Surat Pemberitahuan

Sama seperti surat resmi, penulisan surat pemberitahuan juga memiliki format. Berikut format yang bisa dijadikan acuan.

  1. Kepala Surat: Kepala surat biasanya berisi identitas dari pengirim. Baik itu nama perusahaan, instansi, atau lembaga tertentu. Biasanya akan disertai dengan alamat, nomor telepon, alamat email, logo, hingga website resmi.
  2. Tempat dan Tanggal Surat: Biasanya, terletak di bagian kanan atas dari surat pemberitahuan. Tanggal yang dicantumkan adalah tanggal penulisan surat. Sementara tempat adalah nama kota atau kabupaten di mana perusahaan, lembaga, atau instansi berada.
  3. Nomor dan Perihal: Setiap perusahaan memiliki nomor dan perihal surat sendiri. Nomor antara perusahaan atau instansi yang satu tentu berbeda dengan yang lain. Sedangkan perihal suratnya biasa diisi dengan nama kegiatan atau acara yang akan berlangsung.
  4. Alamat Penerima: Kepada siapa surat tersebut ditujukan akan dituliskan di bagian alamat penerima. Lengkap dengan alamat perusahaan atau instansi, jabatan, dan nama kota di mana penerima tinggal. Alamat dituliskan selengkap mungkin untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman surat.
  5. Salam Pembuka: Ada juga bagian salam pembuka yang biasanya dimulai dengan kata-kata “dengan hormat”. Ditulis singkat karena mengacu pada pemberitahuan kepada banyak orang, bukan kepada satu orang saja. Biasanya akan dibubuhkan tanda koma (,) setelah kata “hormat”, kemudian dilanjutkan ke bagian isi surat.
  6. Tubuh/Isi Surat: Tubuh atau isi surat terdiri dari tiga paragraf, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Bagian pembuka berisi tujuan pembuatan surat, bagian isi tentang tujuan surat pemberitahuan kegiatan, dan bagian penutup adalah ucapan terima kasih. Ketiga bagian dituliskan secara singkat, tidak bertele-tele.
  7. Salam Penutup: Selanjutnya adalah salam penutup. Bagian yang satu ini berisi harapan agar penerima surat sudi menghadiri kegiatan atau acara yang diselenggarakan. Penulisannya juga ringkas, yaitu satu kalimat saja.
  8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan Pengirim: Sebelum surat tersebut dikirimkan, biasanya akan dibubuhkan nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim. Bagian ini biasanya berisi identitas pimpinan penyelenggara kegiatan. Jika harus diwakilkan, akan menggunakan nama sekretaris atau bagian administrasi, lalu distempel menggunakan logo perusahaan maupun instansi.

Baca juga: Warga Perlu Tahu, Syarat dan Cara Membuat Surat Keterangan Domisili

Cara Membuat Surat Pemberitahuan

Mau tahu cara membuat surat pemberitahuan? Gampang saja, kamu bisa ikuti poin-poin berikut ini.

  1. Gunakan format yang jelas: Pembuatan surat pemberitahuan kegiatan harus diawali dengan format yang jelas. Mulai dari kepala surat, tempat, tanggal surat, dan seterusnya. Penulisannya pun wajib disertai logo perusahaan atau instansi.
  2. Tuliskan secara tepat dan akurat: Surat pemberitahuan kegiatan merupakan salah satu surat yang penting, karena ditujukan bagi khalayak banyak. Penting agar dituliskan secara tepat dan akurat. Perhatikan ejaan, penggunaan tanda baca, dan kata-kata yang digunakan dalam menyusun kalimat dalam surat.
  3. Bahasa yang ringkas: Hindari penulisan surat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Usahakan ringkas, mencakup poin-poin penting tentang suatu kegiatan. Tujuannya agar isi surat tidak membingungkan penerima atau orang yang membacanya.
  4. Bahasa formal: Meskipun kegiatan atau acara yang berlangsung tidak formal, usahakan tetap menggunakan bahasa formal saat menuliskan surat pemberitahuan. Agar terkesan sopan dan enak dibaca saja. Apalagi kalau penerima atau pembaca surat tersebut biasanya orang-orang yang lebih tua.
  5. Sesuai dengan waktu pengiriman: Waktu pengiriman pun perlu diperhatikan dalam hal cara membuat surat pemberitahuan. Jangan menunda-nunda pengiriman, terutama bila surat tersebut sifatnya mendesak. Seandainya tidak mendesak pun, sebaiknya segera dikirimkan setelah disetujui oleh pimpinan agar pihak penerima dapat menyiapkan segala hal yang berkaitan dengan kegiatan atau acara yang hendak berlangsung.
  6. Memeriksa ulang: Sebelum mengirimkan surat, alangkah baiknya untuk memeriksa ulang surat pemberitahuan yang sudah dituliskan. Tujuannya untuk menghindari kesalahan-kesalahan minor yang membuat pengirim terlihat kurang profesional nantinya. Pastikan sudah sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), ya!

Baca juga: Contoh Surat Kontrak Perjanjian Pengerjaan Borongan Rumah

3 Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan atau Acara

Agar tidak bingung saat menulis, berikut ini contoh surat pemberitahuan kegiatan yang bisa dijadikan pedoman. Ada tiga contoh, kamu bisa sesuaikan dengan nama kegiatannya.

  1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti

    Komplek Perumahan Asri

    Komplek Perumahan Asri, RT 03 RW 03, Medan

    Medan, 03 Desember 2022

    Perihal: Surat Pemberitahuan Kerja Bakti

    Kepada,

    Bapak/Ibu Warga RT 03 RW 03

    Dengan hormat,

    Dalam menjaga kebersihan, keindahan, dan keasrian komplek perumahan, saya sebagai pengurus RT 03 mengundang Bapak dan Ibu sekalian untuk ikut serta dalam kegiatan kerja bakti yang akan dilaksanakan pada:

    Hari/tanggal: Sabtu, 10 Desember 2022

    Pukul: 08:00 – selesai

    Tempat kumpul: Rumah Ketua RT 03

    Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Saya berharap Bapak dan Ibu sekalian dapat ikut serta dalam kegiatan ini. Terima kasih.

    Hormat saya,

    Ketua RT 03



    Budi Pambudi

  2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Gathering

    PT SEBD

    Jalan M.H. Thamrin No. 11, Jakarta

    Jakarta, 08 Desember 2022

    No: 111/SA/11/2022

    Lampiran: -

    Hal: Pemberitahuan Kegiatan Gathering

    Yth.

    Manajemen dan Karyawan

    1. ABC

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Melalui surat pemberitahuan ini, kami menyampaikan akan diadakan kegiatan gathering tahunan karyawan bersama jejeran direksi perusahaan. 

    Kegiatan tersebut akan dilangsungkan pada:

    Hari/tanggal: Jumat, 18 Desember 2022

    Tempat: Villa SSS, Bogor

    Kami menghimbau agar seluruh karyawan dapat menghadiri kegiatan gathering yang dilaksanakan. Silakan berkoordinasi dengan kepala divisi masing-masing.

    Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih.

    Jakarta, 08 Desember 2022

    Manager HRD

    Edward Z

  3. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Lomba 17 Agustus

    PANITIA PELAKSANA

    PERINGATAN HUT RI KE-77

    “FREEDOM IS US”

    Jalan Brigjend Katamso, Medan. Telp: (061) 1134768

    Medan, 08 Agustus 2022

    Nomor : 011/OS/08/2022

    Lampiran : 1

    Perihal : Pemberitahuan Kegiatan 17 Agustus

    Yth.

    Kepala SMA se-kecamatan Medan Maimun

    Di tempat

    Dengan hormat,

    Kami selaku panitia pelaksana kegiatan 17 Agustus dari SMA X ingin memberitahukan akan adanya lomba 17 Agustus tingkat Kecamatan Medan Maimun. Kegiatan lomba akan diadakan pada:

    Hari/tanggal : Rabu, 10 s/d 16 Agustus 2022

    Waktu : 08:00 – selesai

    Tempat : SMA X

    Penjelasan terlampir.

    Demikian surat pemberitahuan ini dibuat. Mohon kerjasamanya agar dapat berpartisipasi. Terima kasih.

    Medan, 08 Agustus 2022

    Mengetahui dan menyetujui,

    Kepala sekolah SMA X                                                                                                            Koordinator Siswa



    Larisa S.                                                                                                                                          Bunga M.

    NIP. 12345678 110611 1 992                                                                                                         NIS. 9876

Pastikan Penulisan Surat Jelas dan Mudah Dimengerti

Itu dia informasi tentang surat pemberitahuan kegiatan. Mengingat surat ini ditujukan bagi orang banyak, pastikan penulisannya jelas dan mudah dimengerti. Sebab, kesalahan dalam menanggapi informasi di dalam surat akan berakibat fatal bagi kegiatan atau acara yang akan berlangsung. Semoga informasinya bermanfaat, ya!