Decision Support System (DSS): Pengertian, Karakteristik, hingga Jenisnya

Pengambilan keputusan dalam bisnis adalah hal yang krusial dan mampu menentukan masa depan bisnis. Jika sampai salah mengambil keputusan, bukan tidak mungkin imbasnya akan membuat bisnis mengalami kerugian besar yang mampu berakibat fatal hingga berisiko menyebabkan gulung tikar. 

Contoh kasus salah mengambil keputusan ini pernah terjadi pada salah satu brand telepon genggam ternama dunia, Nokia. Karena merasa memimpin di industri tersebut, Nokia enggan melakukan inovasi ke teknologi yang lebih modern sehingga berakhir dilibas oleh para kompetitornya. Dari contoh tersebut dapat diketahui jika para petinggi perusahaan perlu menentukan pilihan terkait strategi dan keputusan berbisnis dengan pertimbangan yang matang dan melihat dari segala aspek. 

Selain melakukan evaluasi dan pengecekan terhadap seluruh aspek pada bisnis, ada sebuah sistem yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan agar mampu menentukan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Sistem tersebut dikenal dengan sebutan Decision Support System, atau bisa juga disingkat sebagai DSS. 

Baca Juga: Pahami Sistem Informasi Akuntansi agar Mempermudah Kegiatan Akuntansi Anda

Apa yang Dimaksud dengan Decision Support System atau DSS?

Definisi DSS

Decision Support System atau DSS adalah sebuah sistem informasi yang memiliki basis komputerisasi. Sistem tersebut merupakan bagian sistem manajemen pengetahuan dan berperan untuk mendukung aktivitas pengambilan keputusan pada sebuah perusahaan atau organisasi. 

DSS dapat diartikan pula sebagai sebuah sistem yang berguna untuk mendukung proses analisis Ad Hoc terhadap data, model sebuah keputusan, orientasi terhadap perencanaan di waktu mendatang, dan juga berorientasikan kepada sebuah keputusan. Adanya DSS ini mampu membantu perusahaan memecahkan masalah atau melakukan komunikasi terhadap kendala yang terstruktur dan tidak terstruktur. 

Bingung cari investasi Reksa Dana yang aman dan menguntungkan? Cermati solusinya!

Mulai Berinvestasi Sekarang!  

Karakteristik DSS

Berdasarkan pengertiannya di atas, ada beberapa karakteristik dari DSS ini. Berikut adalah 5 karakteristik utama yang menentukan sebuah sistem termasuk sebagai DSS. 

• Mampu membantu proses mengambil keputusan serta fokus terhadap manajemen sesuai dengan persepsi dan informasi yang tersedia.
• Memiliki interface mesin atau manusia, di mana user atau pihak manusia masih memegang kontrol terhadap rangkaian pada proses pengambilan sebuah keputusan menggunakan DSS.
• Mendukung sejumlah proses dalam pengambilan keputusan terhadap pembahasan masalah dengan lebih terstruktur, tak terstruktur, maupun semi terstruktur. 
• Mempunyai sejumlah sub sistem yang terintegrasi sedemikian rupa, serta mampu berfungsi dalam sebuah kesatuan sistem secara andal. 
• Memerlukan struktur data lebih komprehensif serta mampu memenuhi kebutuhan informasi pada seluruh tingkatan manajemen di perusahaan atau organisasi. 

4 Tahapan pada Sistem DSS

1. Fase Intelegensi

   Dalam fase ini, DSS akan melakukan aktivitas yang berfokus pada identifikasi dari sebuah situasi, peluang, serta masalah yang dihadapi. Fase intelegensi pada DSS ini terdiri atas pemberdayaan lingkungan secara kontinu atau secara intermiten. Sejumlah aktivitas yang termasuk pada fase ini adalah melakukan identifikasi masalah maupun peluang, mengklasifikasi masalah, serta menentukan kepemilikan dari sebuah masalah atau situasi.

2. Fase Desain

   Selanjutnya, di fase desain, DSS akan melakukan proses penemuan serta pengembangan dan analisis tindakan yang dinilai perlu untuk dilakukan. Pada fase tersebut, terdapat pemahaman terkait masalah serta menguji solusi atau keputusan yang memang diyakini menjanjikan dan mampu mengatasi masalah.

   Beberapa contoh aktivitas yang dilakukan pada fase desain antara lain, memilih sebuah prinsip pilihan, menciptakan atau mengembangkan pilihan, serta menghitung semua hasil akhir dari keputusan yang bisa diambil.

3. Fase Pilihan

   Di tahap yang ketiga, yaitu fase pilihan, DSS akan melakukan kegiatan terkait pengambilan keputusan dengan lebih kritis. Di tahap ini pula organisasi atau perusahaan akan menciptakan sebuah keputusan nyata serta mengambil komitmen untuk mengikuti suatu tindakan tertentu.

   Terdapat sejumlah aktivitas pada fase pilihan, seperti, evaluasi, pencarian, serta memberikan rekomendasi terhadap solusi yang dirasa lebih sesuai sebagai modelnya. Solusi pada model tersebut maksudnya adalah beragam kumpulan spesifik terhadap beberapa variabel atau pilihan keputusan dari sebuah alternatif yang telah terpilih. 

   Selain itu, batasan yang ada pada fase pilihan serta fase desain sering kali tidak terlihat. Penyebabnya kegiatan tertentu mampu dilakukan bersamaan pada kedua fase tersebut, serta pengambilan keputusannya sering kali beralih kembali pada desain ketika sudah berada pada fase pilihan. Sebagai contoh, alternatif baru dapat dibuat ketika seseorang telah melakukan evaluasi pilihan lain yang sebelumnya telah tersedia. 

4. Fase Implementasi

   Terakhir, fase implementasi merupakan inisiasi terhadap pengendalian perubahan pada perusahaan. Fase tersebut akan terasa sulit untuk bisa didefinisikan sebab mempunyai rangkaian proses panjang serta melibatkan sejumlah batasan yang tidak jelas. 

   Namun, yang pasti, fase implementasi dilakukan untuk memastikan bahwa solusi yang telah dipilih dan juga direkomendasikan mampu bekerja sesuai harapan, tanpa membutuhkan implementasi dari sebuah sistem komputer. 

   Baca Juga: Pengertian People Management dan Cara Meningkatkannya

Komponen yang Menyusun DSS

Sebagai sebuah alat yang mampu membantu perusahaan dalam memecahkan masalah, DSS mempunyai sejumlah komponen di dalamnya, antara lain:

1. Data Management

   Komponen ini mencakup pusat data yang berisi informasi atau data relevan terkait sejumlah situasi dan kondisi. Database di komponen ini telah diatur oleh sebuah perangkat lunak atau software yang disebut dengan sistem database management.

2. Model Management

   Manajemen modal ini melibatkan model keuangan, manajemen sains statistikal, serta sejumlah modal kualitatif lain. Karenanya, adanya komponen ini membuat DSS dapat memberi kemampuan analisis terhadap sistem maupun kebutuhan manajemen di sebuah perangkat lunak.

3. Communication

   Melalui komponen ini, pengguna DSS dapat melakukan komunikasi serta memberikan perintah terhadap sistem komputernya. 

4. Knowledge Management

   Manajemen pengetahuan adalah komponen dengan sifat lebih opsional. Alasannya karena fungsi sub sistem ini ialah mendukung komponen lain, serta mempunyai tugas untuk menjadi komponen yang dapat berdiri sendiri. 

Tujuan Penggunaan DSS pada Pengambilan Keputusan 

Terdapat beberapa tujuan dari penggunaan DSS dalam mengambil keputusan perusahaan, antara lain sebagai berikut.

• Memudahkan pihak manajer atau petinggi perusahaan pada proses pengambilan keputusan dari masalah yang bersifat semi terstruktur.
• Mengoptimalkan efektivitas dari sebuah keputusan.
• Dapat mengatasi semua batasan kognitif ketika memproses maupun menyimpan informasi.

3 Jenis DSS dan Kebutuhan Informasinya

Jenis DSS

Berdasarkan penjelasan di atas, terdapat 3 jenis DSS yang bisa mengambil keputusannya. 

1. DSS untuk Keputusan Bersifat Terstruktur

   Pada keputusan dengan sifat terstruktur, aktivitas pengambilan keputusannya telah jelas serta dilakukan secara kontinu, dan umumnya dijalankan pihak manajemen yang ada pada tingkatan tertentu. Karenanya, diperlukan informasi lebih spesifik, terjadwal, sempit, serta realtime terkait detail internal dan interaktifnya pada penggunaan DSS ini. Contoh DSS jenis terstruktur ini adalah keputusan pada pemesanan barang, penagihan utang, pengisian stok, dan lain sebagainya.

2. DSS untuk Keputusan Bersifat Semi Terstruktur

   Pada DSS jenis semi terstruktur, sebagian keputusan ditentukan oleh komputer, sedangkan sebagian lainnya didasarkan oleh pertimbangan pihak yang mengambil keputusan. Oleh karena itu, kebutuhan hukum informasi pada keputusan ini antara lain data lebih terfokus, real time, interaktif, internal, serta terjadwal. Contoh DSS ini adalah mengevaluasi kredit, pengendalian stok baru, dan penjadwalan aktivitas produksi perusahaan. 

3. DSS untuk Keputusan Bersifat Tak Terstruktur

   Terakhir, pada DSS untuk keputusan tak terstruktur, dibutuhkan pengalaman serta sumber eksternal dalam pengambilan keputusannya. Biasanya, keputusan ini terjadi pada tingkat manajemen yang tinggi, dengan kebutuhan informasi yang sifatnya internal dan eksternal. Contoh DSS untuk keputusan bersifat tak terstruktur adalah pengembangan sebuah teknologi baru yang masih berada pada proses testing, dan proses perekrutan karyawan eksekutif.

Manfaat Implementasi dari DSS

Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan adalah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam organisasi atau bisnis. DSS membantu manajer dan pemimpin dalam membuat keputusan yang lebih baik dengan menyediakan data, model, dan alat analisis yang relevan.

Dengan memanfaatkan DSS, organisasi dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, mengoptimalkan sumber daya, dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari DSS:

1. Meningkatkan Kualitas Keputusan

DSS membantu dalam mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data yang relevan, sehingga pengguna dapat membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan informasi yang lengkap dan akurat.

2. Menghemat Waktu

Dengan menyediakan akses cepat ke data dan alat analisis, DSS mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan.

3. Menyediakan Analisis Alternatif

DSS memungkinkan pengguna untuk menguji berbagai skenario dan alternatif solusi, sehingga mereka dapat mengevaluasi dampak dari berbagai opsi sebelum membuat keputusan akhir.

4. Mengurangi Risiko

Dengan memberikan data yang lebih akurat dan alat untuk menganalisis risiko, DSS membantu dalam mengurangi ketidakpastian dan risiko yang terkait dengan pengambilan keputusan.

5. Meningkatkan Efisiensi Operasional

DSS dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam organisasi, seperti sistem ERP atau CRM, untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa keputusan yang diambil selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.

6. Mendukung Keputusan yang Kompleks

DSS dirancang untuk mendukung keputusan yang kompleks yang melibatkan banyak variabel dan ketidakpastian, yang mungkin sulit untuk ditangani tanpa alat bantu yang memadai.

7. Fleksibilitas dalam Pengambilan Keputusan

DSS menyediakan fleksibilitas dalam proses pengambilan keputusan, karena memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi kapan saja dan dari mana saja, serta mengadaptasi model atau parameter sesuai kebutuhan.

8. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

DSS dapat digunakan oleh beberapa pengguna sekaligus, yang memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik antara tim atau departemen dalam organisasi saat membuat keputusan.

9. Memfasilitasi Pembelajaran Organisasi

Dengan menyimpan dan menganalisis data dari keputusan sebelumnya, DSS membantu organisasi untuk belajar dari pengalaman dan mengembangkan praktik terbaik untuk pengambilan keputusan di masa depan.

10. Dukungan untuk Pengambilan Keputusan Strategis

DSS tidak hanya mendukung keputusan operasional sehari-hari, tetapi juga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis yang berdampak jangka panjang pada organisasi.

Optimalkan DSS agar Mampu Mengambil Keputusan dengan Lebih Akurat

Sebagai sistem informasi yang bersifat komputerisasi, DSS berguna untuk mendukung aktivitas pengambilan keputusan pada sebuah bisnis atau perusahaan. Dengan menggunakan sistem tersebut, perusahaan pun mampu mengambil keputusan dengan lebih akurat, efektif, dan mengatasi batasan kognitif di dalamnya agar aktivitas dan keputusan bisnis lebih optimal. 

Baca Juga: Mengenal 10 Jenis Sistem Informasi Manajemen yang Sering Diterapkan di Lingkup Perusahaan