Krusial untuk Penuhi Pesanan, Ini Pengertian Inventory Control, Manfaat, hingga Metodenya

Semua pebisnis tentu memahami jika penjualan pada bisnisnya akan terus berubah seiring berjalannya waktu. Ada kalanya bisnis mendapatkan pesanan produk yang membludak dari para konsumennya. Di lain waktu, bukan tidak mungkin geliat bisnis tengah melandai dan tidak mampu mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.

Menyikapi hal tersebut, pemilik bisnis atau perusahaan wajib memahami apa itu yang dimaksud dengan inventory control. Secara umum, inventory control adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan tingkat permintaan pelanggan, tekanan untuk meminimalkan biaya produksi, serta mempersingkat proses dari supply chain. 

Tentunya, pengelolaan persediaan tersebut berdampak terhadap tingkat kepuasan konsumen serta keuntungan perusahaan. Nah, agar lebih andal dalam mengoptimalkan persediaan, menyusun forecast persediaan, serta menjaga fleksibilitasnya, simak penjelasan mengenai definisi inventory control, manfaat, dan juga metodenya. 

Baca juga: Jadi Amunisi dalam Bisnis, Ini Pengertian Inventory, Jenis, dan Juga Tips Pengelolaannya

Pengertian Inventory Control

Inventory Control

Arti inventory control adalah sebuah proses yang mampu memaksimalkan dan mengoptimalkan penyimpanan stok atau persediaan barang guna memastikan bisnis memiliki tingkat inventaris yang ideal. Tujuannya tidak lain agar bisnis memiliki jumlah produk yang dibutuhkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen dengan tepat waktu. 

Persediaan adalah sebuah bahan pada proses produksi serta barang siap jual yang telah disesuaikan agar dapat memenuhi permintaan konsumen. Persediaan ini juga disimpan dan dirawat sesuai ketentuan pada tempat persediaan atau gudang. Tentunya, untuk mengetahui jumlah pastinya, persediaan akan selalu dicatat dan disimpan dalam kondisi siap pakai. 

Tujuan inventory control adalah untuk memastikan perusahaan dapat menyimpan persediaan sesuai yang dibutuhkan tanpa harus membuang lebih banyak modal di awal, maupun mengorbankan level kepuasan konsumen. Pengelolaan persediaan ini selalu menjadi hal yang penting untuk diperhatikan oleh pebisnis, khususnya perusahaan pengecer atau distributor. Alasannya karena hal tersebut berkaitan erat dengan kemampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen yang secara langsung berimbas pada potensi keuntungan yang bisa didapatkan. 

Manfaat dari Inventory Control 

Inventory Control

Dengan pengelolaan persediaan yang baik, perusahaan mampu menekan biaya, memenuhi setiap pemesanan pelanggan, serta meningkatkan sistem dari pergudangan. Selain itu, ada beragam manfaat lain dari inventory control sebagai berikut.

• Memastikan Perhitungan Persediaan Lebih Akurat

Manfaat pertama dari pengelolaan persediaan adalah memberi perhitungan akurat terkait semua produk atau unit yang dimiliki sebuah bisnis atau perusahaan. Caranya dengan pemanfaatan barcode scanner terhadap barang baru serta di setiap unit atau produk yang dipilih dengan berurutan. Menggunakan metode tersebut, tingkat persediaan dapat dilaporkan secara lebih mudah kapan saja dan real time. 

• Menjadi Bahan Pengambilan Keputusan

Mengelola persediaan tidak hanya sekadar melacak stok produk saja. Melainkan, proses tersebut juga mencakup perhitungan atas perputaran persediaan maupun tingkat kecepatan stok bisa terjual dan digantikan dengan persediaan baru di jangka waktu tertentu. 

Di setiap periode waktu tertentu, penjualan dari produk pasti akan memiliki perbedaan. Oleh karena itu, kamu perlu menilai tingkat perubahan pada setiap waktu sehingga mampu menyesuaikan jumlah dan tingkat persediaan yang perlu disiapkan. 

Inventory control merupakan aktivitas yang mampu membantu pebisnis dalam menghubungkan aktivitas mulai dari hulu, yakni pembelian serta manufaktur, sampai ke hilir, yaitu aktivitas penjualan. Tidak hanya itu, aktivitas tersebut juga mampu menjamin permintaan produk selalu terpenuhi dan terhindar dari risiko kemacetan atau  proses identifikasi barang yang berlangsung lambat dan usang. Di samping itu, pengelolaan persediaan juga mampu mempercepat proses penyiapan barang dan membantu proses evaluasi dari setiap pemasok. 

• Mencegah Terjadinya Write-Off

Manfaat lainnya dari inventory control muncul karena aktivitas tersebut memberi dampak secara langsung terhadap akuntansi persediaan. Hal tersebut juga mampu mengukur persediaan fisik dan HPP di setiap waktu. 

Dengan pengelolaan persediaan yang baik, risiko bisnis mengalami write-off terhadap inventaris yang sebenarnya sudah tidak ada lagi bisa dihindari. Write-off sendiri bisa diartikan sebagai bentuk pengurangan pajak yang bisa dicatatkan secara resmi dan bisa diperoleh melalui pengurangan jumlah pendapatan kena pajak. 

Saat potensi terjadinya write-off bisa dicegah, bisnis mampu menekan risiko adanya pemborosan, memudahkan penghitungan inventaris, dan juga meningkatkan laba. Hal ini disebabkan bisnis mampu memiliki inventaris atau persediaan yang memang dibutuhkan saja.  

• Menjamin Terpenuhinya Seluruh Pesanan

Tujuan lain yang tak kalah pentingnya dari melakukan inventory control, yaitu menjamin bisnis memiliki jumlah stok produk yang cukup untuk memenuhi seluruh permintaan konsumen. Di sisi lain, aktivitas tersebut juga memastikan jika jumlah persediaan di gudang hanya lebih sedikit saja dari yang sebenarnya dibutuhkan. 

Pengelolaan persediaan memastikan jumlah persediaan dihitung dan dipersiapkan dengan aman. Dengan begitu, pemenuhan pesanan konsumen bisa dilakukan secara tepat waktu dan tak sampai menunggu terlalu lama agar bisa mendapatkan produk yang dipesannya. 

Metode Pengelolaan Persediaan

Inventory control merupakan aktivitas yang sangat berpengaruh terhadap proses masuk dan keluarnya penjualan, tingkat kepuasan konsumen, operasional, logistik, sampai keuntungan yang bisa didapatkan sebuah bisnis. Tentunya, untuk menyempurnakan aktivitas operasional serta memahami metode dan pola terbaik terkait pengelolaan pembelian dan pemesanan, inventory control harus dijalankan dengan baik.

Berikut adalah 6 metode yang bisa diaplikasikan guna mengoptimalkan pengelolaan persediaan.

• Tracking Inventory

Tracking Inventory

Metode ini merupakan kegiatan pemantauan persediaan barang dan mengetahui di mana letak satuannya di dalam gudang.  Tracking inventory perlu dijalankan secara real time agar pebisnis mampu mengetahui jumlah produk yang dapat dikirim saat ada pesanan dari konsumen. Selain itu, melacak ketersediaan produk juga penting untuk dilakukan agar lebih mampu mengambil keputusan dengan cepat saat harus mengirim produk ke tempat lain dan memberi informasi penundaan saat persediaan ternyata habis atau tidak cukup. 

• Menentukan Reorder Point

Menentukan reorder point mengharuskan pebisnis agar mampu memesan inventaris lebih banyak guna mencegah risiko terjadinya kehabisan stok. Metode ini dilakukan di setiap SKU atau stock keeping units sebab beberapa produk bisa jadi mendapatkan lebih banyak atau lebih jarang proses pesanan.

Pemesanan ulang terhadap produk yang secara otomatis dilakukan membuat aktivitas pemantauan secara manual tak harus dilakukan terlalu sering. Hal ini juga bisa membuat pemesanan dapat dilakukan tepat pada waktunya. 

• Quality Control

Pengendalian kualitas atau quality control mampu membantu pebisnis memantau pesanan pihak supplier, semua batch inventaris, mengambil keputusan lebih tepat terkait pesanan penjual di waktu mendatang, serta menjamin kepuasan dari pihak pelanggan. Tidak hanya itu, peraturan dan persyaratan yang menyangkut aktivitas penjualan atau produksi juga lebih mampu terpenuhi. 

Dengan pengelolaan persediaan, aktivitas pengendalian kualitas pastinya akan menjadi lebih efisien dan mudah. Pasalnya, dengan mengetahui jumlah inventaris secara pasti, termasuk dengan tempat penyimpanannya, bisnis mampu bertindak cepat untuk melakukan penarikan produk. 

• Menentukan Persediaan Produk

Bagi pebisnis yang memiliki pengalaman cukup panjang dalam menjalankan bisnisnya, tidak ada salahnya untuk memaksimalkan inventaris yang dimiliki. Alasannya karena kebutuhan akan persediaan produk selalu mengalami perubahan seiring berjalannya waktu. 

Sebuah barang yang tak lagi tersedia maupun tidak menjual secara konsisten perlu proses pengelolaan persediaan yang berbeda. Oleh karena itu, setiap produk mungkin akan memerlukan SKU sendiri karena tingkat pemesanannya tidak sama. Pebisnis juga harus mampu menyetop SKU tertentu saat dirasa menghabiskan anggaran terlalu besar, tapi tidak mampu menghasilkan keuntungan sesuai harapan.  

• Memberlakukan Zonasi

Bagi pebisnis yang memiliki beragam SKU dan katalog produk, memberlakukan sistem zonasi bisa dibilang penting. Tujuannya agar mampu menjaga persediaan produk lebih teratur serta mudah ditemukan. Susun sistem zonasi, mulai dari penyimpanan barang, kedekatan lokasi barang tertentu, dan layout gudang, akan memberi dampak yang besar terhadap operasional dan produktivitas perusahaan.  

• Melakukan Audit secara Teratur

Proses audit inventaris juga bisa dilakukan dengan lebih efisien melalui adanya pengelolaan persediaan. Dengan begitu, masalah terkait inventaris bisa ditemukan lebih cepat, bahkan diantisipasi sebelum benar-benar terjadi. 

Baca juga: Manajemen Produksi: Pengertian, Fungsi, dan Juga Ruang Lingkup Aktivitasnya

Pastikan Bisnis Mampu Memenuhi Pesanan Konsumen dengan Inventory Control

Pengelolaan persediaan pada dasarnya merupakan sebuah proses yang mampu memaksimalkan penyimpanan produk sehingga memastikan pesanan pelanggan dapat terpenuhi tepat waktu. Dengan jumlah inventaris atau persediaan yang cukup serta pengelolaan yang baik, perusahaan tidak akan kewalahan memenuhi pesanan dari pelanggan maupun berisiko mengalami kerugian akibat menyimpan stok melebihi kebutuhan. Oleh karena itu, inventory control perlu dioptimalkan dan dimaksimalkan agar manfaat tersebut bisa didapatkan.