Mengenal Apa Itu Proforma Invoice dan Perbedaannya dengan Invoice Biasa

Bagi Anda yang bekerja di bidang bisnis atau yang mengatur kegiatan jual beli perusahaan tentu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya invoice. Ya, dokumen penting tersebut memang wajib dibuat saat akan melakukan kegiatan transaksi bisnis atau perusahaan. Pasalnya, invoice merupakan dokumen yang menunjukkan informasi dari seluruh barang yang dibeli. 

Tak hanya dimiliki oleh perusahaan atau pebisnis, orang biasa juga sebenarnya sedikit banyak pasti pernah mendapatkan dokumen ini. Saat membeli suatu produk atau jasa, pelanggan pasti akan mendapatkan invoice dengan isi informasi dari produk atau jasa yang dibeli, jumlah tagihan yang harus dilunasi, serta batas waktu pencicilan tagihan tersebut atau biasa disebut dengan termin.

Namun, dalam kegiatan transaksi, pelanggan tidak selalu mendapatkan invoice sebagai bukti terjadinya sebuah proses jual beli. Ada pula satu jenis invoice yang bernama proforma invoice juga wajib untuk dimengerti oleh para pelaku bisnis. Walau memiliki beberapa perbedaan yang signifikan, sebagian orang masih bingung dalam membedakan antar kedua dokumen penting tersebut.

Padahal, jika sembarangan menyamakan dokumen tersebut saat melakukan kegiatan transaksi, apalagi yang memiliki skala besar, bukan tidak mungkin pebisnis atau perusahaan akan mengalami kerugian yang besar pula. Oleh karena itu, simak tentang apa itu proforma invoice dan perbedaannya dengan invoice biasa berikut ini.

Apa Itu Proforma Invoice?

loader

Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, proforma invoice adalah suatu dokumen yang penting dan sekilas terlihat sama dengan invoice pada umumnya. Namun, proforma invoice sebenarnya memiliki perbedaan yang cukup signifikan dengan faktur pembelian biasa. Jadi, pastikan untuk mengetahui perbedaannya agar transaksi bisnis dapat berjalan lancar.

Secara umum, yang dimaksud dengan proforma invoice adalah faktur atau invoice yang diberikan oleh pihak penjual atau supplier kepada pelanggan sebelum melakukan pengiriman barang atau jasa. Karena barang atau jasa yang ditransaksikan belum diterima oleh pihak pembeli, maka proforma invoice ini hanya bersifat sebagai dokumen atau faktur sementara saja. Dalam kata lain, pembeli hanya perlu membaca isi dari invoice sementara tersebut dan mengkonfirmasi harga, jumlah, dan total tagihan yang harus dibayarkan nantinya. 

Proforma invoice juga biasa disebut sebagai invoice pengganti sementara. Alasannya karena faktur tersebut diberikan saat penjual melakukan pengiriman barang pesanan pembeli atau pengerjaan jasa secara bertahap. Jadi, dokumen tersebut berperan sebagai faktur pengingat bagi pembeli yang diberikan penjual setiap kali melakukan pengiriman produk dan mengecek kebenaran barang dan jumlah yang diterima.

Baca Juga: Pentingnya Invoice untuk Memantapkan Kegiatan Berbisnis, Jangan Sampai Disepelekan!

Perbedaan Mendasar Antara Proforma Invoice dan Invoice Biasa

Perbedaan antara proforma invoice dan invoice biasa tentu dapat dilihat dari pengertian dari masing-masing istilah. Untuk invoice biasa, dokumen tersebut berisi informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli. Pembeli juga dapat mengetahui jumlah tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayarkan. 

Invoice Biasa

Proforma Invoice

Invoice baru diberikan kepada pihak pembeli setelah seluruh produk atau jasa yang dipesan telah diterima. Jadi, dokumen ini akan diterima oleh pihak pembeli saat transaksi yang dilakukan tersebut telah selesai dan tinggal melunasi tagihan atau pembayarannya saja.

Faktur ringkasan dari penjual untuk pembeli saat akan melakukan pengiriman produk atau jasa yang dipesan. Isi informasi dari proforma invoice dengan faktur biasa juga cenderung lebih lengkap, seperti adanya jumlah dan jenis barang atau jasa yang diberikan, nilai satuannya, dan berat barang serta biaya pengirimannya. 


Melihat dari penjelasan tentang dua jenis faktur tersebut, dapat disimpulkan jika perbedaan yang paling kentara adalah kapan dokumen tersebut dibuat. Pembuatan
proforma invoice dilakukan saat transaksi masih dalam proses dan berupa draft, sedangkan invoice sudah menjadi tagihan akhir bagi pembeli karena proses transaksi sudah selesai dilakukan penjual.

Alasan Dibuatnya Proforma Invoice

Pada dasarnya, ada 7 fungsi utama dibuatnya proforma invoice dalam kegiatan bertransaksi. Fungsi pembuatan  dokumen tersebut tentu berguna untuk meningkatkan kepercayaan antar penjual dan pembeli, serta menjamin tidak adanya kecurangan yang mungkin dilakukan oleh salah satu pihak. 

  • Penunjuk Harga:  Fungsi yang pertama dari membuat proforma invoice adalah sebagai penunjuk harga atau jumlah tagihan yang harus dilunasi oleh pembeli. 

  • Penjual Dapat Memerkiran Jumlah Produk: Melalui faktur sementara itu pula penjual dapat memerkirakan jumlah produk yang akan dibeli pelanggan. 

  • Membantu Pembeli dalam Mengonfirmasi Barang:  Pembeli juga dapat mengonfirmasi apakah barang dan jumlah yang dipesan sudah sesuai atau belum melalui proforma invoice. 

  • Rujukan: Fungsi yang keempat dari dokumen tersebut adalah sebagai rujukan sah yang bisa dimasukkan ke dalam catatan keuangan pembeli maupun penjual. Pembeli juga dapat menjadikan faktur sementara sebagai pengingat dari jumlah barang yang diterima saat akan menjualnya kembali. 

Pada kasus tertentu, proforma invoice juga dapat dijadikan sebagai faktur pajak. Terakhir, fungsi dari proforma invoice adalah menjamin tidak terjadinya kesalahan dalam kegiatan transaksi oleh pembeli maupun penjual. Jadi, melalui fungsi-fungsi tersebutlah mengapa tak jarang kegiatan transaksi yang membuat proforma invoice. 

Baca Juga: Bea Masuk Barang Impor, Seperti Inilah Perhitungannya

Jenis Transaksi yang Membutuhkan Faktur Proforma? 

Proforma invoice bukanlah jenis faktur yang harus ada dalam setiap kegiatan transaksi. Namun, ada beberapa situasi yang memerlukan penjual untuk memberi faktur proforma kepada pihak pembeli. Salah satunya adalah saat transaksi dilakukan dengan adanya pembayaran di awal oleh pihak konsumen. 

Saat ada pembayaran uang muka oleh pembeli, penjual perlu membuat proforma invoice sebagai dokumen rujukan bahwa transaksi tersebut telah dijamin dan bisa diselesaikan pemesanannya. Faktur juga bisa dibuat dalam kondisi dimana perusahaan atau pihak penjual meminta pembeli untuk melakukan pembayaran. Jadi, secara tidak langsung penjual juga ingin memastikan bahwa pembeli akan melakukan kegiatan transaksi tersebut melalui faktur proforma.

Praktek pemberian faktur sementara kepada pihak pembeli seperti yang dilakukan perusahaan tersebut tak jarang dilakukan. Pasalnya, kebanyakan pembeli pasti akan melakukan pertimbangan di banyak penjual atau perusahaan dan mencari harga dan kualitas barang yang dirasa paling sesuai. Oleh karena itu, saat penjual tidak mendengar kabar dari pembeli dalam waktu yang cukup lama, pemberian proforma invoice tersebut dapat dilakukan sebagai tanda kalau kegiatan transaksi masih berjalan. 

Informasi yang Harus Dicantumkan dalam Membuat Faktur Proforma

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan semestinya, faktur proforma tentu harus memiliki informasi lengkap tentang kegiatan transaksi yang dilakukan. Dengan begitu, pihak penjual dapat memberitahukan dengan rinci kepada pihak pembeli perihal kegiatan transaksi yang sedang berlangsung tersebut.

  1. Identitas Pengirim

    Informasi pertama yang tidak boleh dilewatkan saat membuat faktur sementara adalah identitas dari penjual atau perusahaan pengirim barang atau jasa. Informasi ini penting karena agar dapat menunjukkan kepada pembeli tentang dengan siapa kegiatan transaksi tersebut akan berlangsung. 

  2. Tanggal

    Selain itu, tanggal dibuatnya faktur juga harus dituliskan oleh pembuatnya. Tujuannya tak lain sebagai penanda kapan kegiatan transaksi berlangsung dan mengecilkan risiko kesalahan pencatatan keuangan oleh kedua belah pihak.

  3. Rincian Produk

    Sebagai penunjuk informasi dari produk atau jasa yang akan dibeli, proforma invoice juga harus dilengkapi dengan perincian tentang nama dan penjelasan produk atau jasa. Selain itu, harga, jumlah barang yang dibeli, tarif dan jumlah pajak, serta jumlah keseluruhan pembelian juga harus dituliskan dengan detail dalam faktur sementara tersebut. Terakhir, rincian dan tanggal pembayaran akan jatuh tempo sesuai dengan perjanjian yang dilakukan pembeli dan penjual juga harus dituliskan dalam faktur proforma. 

  4. Informasi Tambahan

    Dalam membuat faktur sementara, penjual dapat mencantumkan informasi lain yang dirasa perlu untuk dimasukkan, sebagai contoh, informasi penjualan dan juga pemasaran. Dengan begitu, baik pihak pembeli dan penjual dapat mengetahui segala informasi penting mengenai kegiatan transaksi yang tengah dilakukan tersebut saat seluruh hal tersebut tertulis dalam proforma invoice.

Contoh Proforma Invoice

Berikut adalah beberapa contoh proforma invoice yang bisa Anda jadikan referensi:

  loader

Sumber: scribd.com

loader

Sumber: id.scirbd.com

Baca Juga: Sering Dianggap Remeh, Ini Fakta Pekerjaan Staf Administrasi di Perusahaan

Pahami Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice agar Proses Transaksi Dapat Berjalan dengan Lebih Lancar

Meski sering dianggap sama, proforma invoice dan invoice biasa memiliki fungsi dan cara pembuatan yang berbeda. Untuk faktur proforma, pembuatannya dilakukan sebelum proses transaksi diselesaikan dan berguna untuk mengingatkan pembeli bahwa kegiatan jual beli tersebut masih berlangsung. Sedangkan untuk invoice biasa, fungsinya adalah untuk memberitahukan pembeli mengenai jumlah tagihan yang harus dibayarkan karena proses transaksi sudah selesai dilakukan.

Yang pasti, kedua dokumen resmi tersebut dibuat dengan tujuan untuk memperlancar kegiatan transaksi yang berlangsung. Jadi, memahami tentang perbedaan keduanya perlu untuk dilakukan oleh para pelaku bisnis atau individu yang sering melakukan kegiatan transaksi dalam jumlah besar.