Bisnis

Presensi: Pengertian, Fungsi, Struktur, dan Jenisnya

Edited by Siti Hadijah 5 November 2023

Presensi adalah istilah yang kerap salah diartikan dengan absensi. Di dalam praktiknya, istilah absensi justru lebih familiar dan banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari, meskipun artinya justru pada penempatan yang tidak tepat sama sekali.

Kebanyakan orang akan menyebutkan kata absensi atau absen untuk merujuk pada pencatatan daftar hadir. Hal ini tentu membuat kata presensi itu sendiri menjadi tidak banyak diucapkan dan bahkan hanya dipahami oleh segelintir orang saja.

Ingin bayar BPJS Ketenagakerjaan anti ribet? Cermati solusinya!

Bayar BPJS Ketenagakerjaan Sekarang!

Apa itu Presensi?

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti dari presensi adalah kehadiran. Sedangkan kehadiran sendiri merujuk pada kata hadir atau adanya (seseorang, sekumpulan orang) pada sebuah tempat.

Presensi adalah cara yang digunakan mencatat kehadiran seseorang pada suatu acara maupun kegiatan tertentu. Sedangkan nomor presensi adalah, nomor yang digunakan untuk menandai kehadiran seseorang, di mana hal ini diatur berdasarkan abjad atau yang lainnya.

Arti dari presensi adalah kehadiran, di mana pencatatannya bisa dilakukan dengan beragam cara, baik itu dengan cara manual maupun dengan cara otomatis. Pada umumnya, istilah yang satu ini dipakai pada berbagai kondisi, seperti: sekolah, kantor, rapat, dan yang lainnya.

Jika merujuk pada arti dari presensi adalah kehadiran, maka sudah jelas jika istilah yang satu ini merupakan lawan kata dari absensi. Presensi adalah istilah yang dipakai untuk memantau kehadiran seseorang dalam sebuah acara atau kegiatan.

Sedangkan absensi adalah kata yang berasal dari kata absen, yang artinya adalah tidak hadir. Kata absensi akan dipakai untuk memantau ketidakhadiran seseorang dan sekaligus untuk melaporkan alasan ketidakhadiran orang tersebut pada sebuah acara atau kegiatan tertentu.

Pada berbagai kondisi penggunaannya, absensi dan presensi adalah dua kata yang memiliki peran berbeda, keduanya juga dikelola dengan cara yang berbeda, meskipun keduanya berkaitan dengan kehadiran.

Apa Fungsi Presensi?

Arti dari presensi adalah kehadiran, di mana kata ini biasanya akan digunakan untuk memantau kehadiran seseorang dalam sebuah acara. Sedangkan nomor presensi adalah urutan nomor yang digunakan untuk mencatat daftar hadir, biasanya urutan ini disusun berdasarkan abjad atau yang lainnya.

Fungsi presensi itu sendiri adalah untuk mencatat dan memantau kehadiran seseorang atau beberapa orang pada sebuah acara maupun kegiatan. Nomor presensi adalah nomor yang biasanya digunakan untuk mempermudah proses pencatatan/ presensi.

Tujuan penggunaan presensi dan juga nomor presensi adalah luas dan bisa digunakan untuk berbagai macam kebutuhan sekaligus, seperti: pengelolaan data kehadiran, penyusunan laporan kehadiran, termasuk untuk menjadi alat dalam mengatur akses.

Menjadi alat dalam pengendalian akses, presensi bisa saja digunakan pada seseorang dengan cara penerapan verifikasi biometrik ataupun dengan cara memasukkan kode-kode rahasia untuk bisa mendapatkan izin memasuki area tertentu. Penggunaan presensi seperti ini tentu bisa meningkatkan keamanan area-area yang membutuhkan pengawasan ekstra/ khusus.

Berikut ini adalah beberapa contoh penggunaan presensi dalam berbagai kondisi:

Di Kantor	Presensi akan digunakan untuk memantau kehadiran para karyawan serta mengelola data-data terkait kehadiran mereka. Cara ini akan mempermudah manager/ supervisor untuk mengawasi keluar masuknya karyawan, termasuk memantau tingkat kehadiran mereka secara berkala.
Di sekolah	Presensi akan digunakan untuk memantau kehadiran para siswa dan untuk membuat laporan kehadiran mereka kepada para orangtua/ wali murid. Penggunaan sistem presensi secara efektif, akan membantu pihak sekolah menekan jumlah absen para siswa dan meningkatkan angka kehadiran mereka.
Di Konferensi	Presensi akan digunakan untuk melihat tingkat kehadiran para peserta yang diundang dalam konferensi. Hal ini juga bisa mempermudah panitia untuk memastikan bahwa peserta-peserta yang telah diundang datang dan untuk mengukur kesuksesan acara tersebut.
Di Proyek	Presensi akan digunakan untuk memantau kehadiran para pekerja dan mengolah data kehadiran mereka. Presensi juga akan digunakan manajer proyek untuk memantau produktivitas para pekerjanya dan mempermudah identifikasi terhadap karyawan yang kerap datang terlambat atau absen.

Struktur Presensi

Presensi biasanya dibuat dalam struktur informasi yang memuat berbagai elemen penting dan biasanya dipakai untuk mencatat serta mengelola kehadiran seseorang pada sebuah acara maupun kegiatan tertentu.

Pada umumnya presensi akan memuat beberapa struktur yang penting, antara lain:

Nama lengkap: Ini akan dipakai dalam identifikasi kehadiran seseorang pada sebuah acara atau kegiatan.
Nomor identitas: Ini akan dipakai menjadi data identifikasi tambahan terkait kepastian data kehadiran.
Tanggal dan waktu: Ini akan dipakai dalam pencatatan waktu kehadiran seseorang.
Jenis kehadiran: Ini akan dipakai untuk membedakan orang yang hadir tepat waktu dengan orang yang hadir terlambat/ tidak tepat waktu. Pada umumnya, struktur ini akan memberikan yang terlambat, tidak hadir dan juga yang keluar lebih cepat/ awal.
Kode rahasia: Ini akan dipakai menjadi alat pengendali terhadap akses dalam mengontrol kehadiran seseorang di area-area tertentu atau dalam penggunaan peralatan tertentu.
Verifikasi biometrik: Ini akan dipakai untuk memastikan bahwa kehadiran seseorang benar atau valid. Biasanya verifikasi biometrik ini dibuat dalam bentuk sidik jari, iris mata, atau yang lainnya

Jenis-jenis Presensi

Arti dari presensi adalah kehadiran, di mana nomor presensi adalah struktur yang paling umum digunakan untuk mempermudah proses ini. Presensi juga bisa ditemukan dalam berbagai jenis, dan masing-masing jenis ini biasanya disesuaikan dengan tujuan penggunaannya.

Berikut ini adalah beberapa jenis presensi yang umum dan banyak digunakan:

1. Presensi Manual

Ini merupakan jenis presensi yang terbilang sederhana dan sekaligus bersifat tradisional. Biasanya peserta akan membubuhkan tanda tangan untuk menandai kehadiran mereka dalam jenis presensi yang satu ini. Presensi manual adalah jenis presensi yang paling sederhana dan tradisional.

Kelebihannya:

Praktis dan mudah dilakukan.
Biayanya cenderung murah.

Kekurangannya:

Rentan pada aksi manipulasi dan juga kesalahan dalam pengisian datanya.
Memerlukan waktu serta tenaga dalam pengelolaan buku absensinya.

2. Presensi Kartu

Presensi yang satu ini merupakan jenis presensi yang memakai kartu absensi sebagai alat untuk memantau kehadiran. Pada umumnya, kartu ini berisi tentang informasi identitas dan juga serangkaian nomor unik peserta yang akan dipindai di mesin absen saat peserta hadir.

Kelebihannya:

Penggunaannya cepat dan efisien, jika dibandingkan dengan presensi yang masih manual.
Data-data yang direkam akan lebih akurat.

Kekurangannya:

Biayanya lebih tinggi, sebab perlu membuat kartu absen.
Ada risiko kartu absen hilang maupun dicuri orang.

3. Presensi Elektronik

Ini merupakan jenis presensi yang modern dan semakin banyak digunakan belakangan ini. Presensi elektronik memakai aplikasi khusus dalam melakukan pencatatan kehadiran. Presensi ini bisa ditemukan dalam beberapa teknologi yang berbeda, seperti: sidik jari, barcode, iris mata, dan yang lainnya.

Kelebihannya:

Akurasi datanya jauh lebih baik
Prosesnya terbilang cepat dan efisien, jika dibandingkan dengan jenis presensi lainnya (manual dan kartu).
Menggunakan teknologi modern.

Kekurangannya:

Membutuhkan biaya yang cukup besar untuk pengadaannya.
Membutuhkan pelatihan khusus dalam penggunaannya.

4. Presensi Online

Ini merupakan jenis presensi yang bisa dipakai pada kondisi di mana peserta tidak hadir secara fisik di lokasi acara/ kegiatan. Biasanya peserta bisa mencatatkan kehadirannya lewat aplikasi yang disediakan, seperti webinar atau yang lainnya.

Kelebihannya:

Memungkinkan peserta bisa hadir dalam sebuah acara, tanpa harus berada di lokasi acara tersebut.
Aksesnya mudah dan bisa lewat aplikasi online.

Kekurangan:

Memerlukan jaringan internet yang stabil dan cepat.
Tidak bisa digunakan untuk acara-acara yang membutuhkan interaksi fisik antar peserta.

5. Presensi Biometrik

Ini merupakan jenis presensi yang menerapkan teknologi biometrik dalam pencatatan kehadiran peserta. Teknologi yang satu ini dianggap akurat dan minim tindakan manipulasi. Presensi ini biasanya dilakukan dengan menggunakan sidik jari, iris mata, atau yang lainnya.

Kelebihannya:

Akurasi datanya tinggi.
Tingkat keamanannya tinggi

Kekurangannya:

Biaya yang dibutuhkan untuk perangkat ini terbilang mahal.
Membutuhkan waktu untuk memverifikasi data ketika melakukan pendaftaran kegiatan/ acara.

Gunakan Kata Presensi dengan Tepat

Presensi adalah kehadiran seseorang dalam sebuah acara atau kegiatan tertentu. Namun di dalam praktiknya, penggunaan kata presensi seringkali disalah artikan dengan absensi, meskipun pada kenyataannya keduanya justru memiliki arti yang berlawanan. Pahami menggunakan kata presensi dengan benar, agar kedepannya tidak lagi menimbulkan kesalahan penafsiran.