Bisnis

Stock Opname: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Cara Pelaksanaannya

Edited by Irene Radius Saretta 28 April 2023

Stock opname merupakan salah satu aktivitas rutin yang dilakukan secara berkala di dalam sebuah bisnis. Hal ini biasanya dijalankan oleh hampir semua pebisnis, baik itu bisnis skala kecil ataupun skala besar.

Meski terlihat sederhana, stock opname adalah kegiatan yang akan membutuhkan proses dan juga usaha yang cukup besar, apalagi jika dilakukan secara manual. Namun jika melihat manfaatnya, maka sangat penting untuk melakukan kegiatan ini dengan cara yang tepat di dalam bisnis itu sendiri.

Pengertian Stock Opname

Stock Opname adalah ...

Stock opname adalah kegiatan verifikasi fisik yang dilakukan dengan cara menghitung jumlah persediaan barang yang terdapat di gudang. Stock opname juga kerap disebut inventory checking.

Stock adalah persediaan barang yang dimiliki di dalam bisnis. Perhitungan persediaan ini perlu dilakukan secara rutin, sehingga bisnis tetap bisa berjalan dengan baik dan lancar. Hal ini juga akan mencegah terjadinya masalah ataupun kerugian di dalam bisnis itu sendiri.

Jika pebisnis belum pernah melakukan stock opname di dalam bisnis, maka hal ini bisa dimulai dengan mempelajari contoh stock opname dan juga laporan stock opname terlebih dahulu. Tidak selalu rumit, contoh stock opname dan juga laporan stock opname ini juga ada yang dibuat sederhana saja, sehingga mudah untuk dipahami.

Tujuan Pelaksanaan Stock Opname

Penghitungan stock adalah kegiatan yang penting untuk dilakukan di dalam bisnis. Meski hanya dilakukan secara berkala saja, idealnya perhitungan stock dilakukan secara rutin, sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sejak awal.

Berikut ini adalah beberapa tujuan pelaksanaan stock opname di dalam bisnis.

Untuk Mengetahui Jumlah Stok yang Sebenarnya

Stock opname adalah cara terbaik yang bisa dilakukan pebisnis untuk mengetahui jumlah persediaan barangnya setiap waktu. Laporan stock opname yang dihitung dengan benar, bisa menjadi pertimbangan pebisnis untuk melakukan banyak hal di dalam bisnis yang dijalankan, seperti, menganalisis tingkat penjualan, memperhitungkan waktu pembelian/pengadaan stok barang yang baru, dan masih banyak lagi.
Mencegah Terjadinya Kesalahan Perhitungan Stok

Kegiatan stock opname yang dilakukan dengan benar, akan memungkinkan pebisnis mengetahui dengan jelas jumlah persediaan yang dimilikinya. Hal ini juga akan sekaligus mencegah terjadinya kesalahan dalam perhitungan jumlah stok. Jika sewaktu-waktu terjadi kekeliruan di dalam perhitungan stok dengan jumlah fisik di gudang, maka penyelesaiannya tentu akan lebih mudah untuk dilakukan, apalagi jika sudah ada laporan stock opname yang akurat sebagai acuannya.
Mempermudah Proses Mutasi Barang Masuk dan Keluar

Penerapan stock opname yang benar dan akurat akan membantu pebisnis untuk mengatur mutasi keluar masuknya barang di dalam gudang. Hal ini akan membuat kondisi persediaan barang tetap aman dan sesuai dengan kebutuhan, sehingga kegiatan bisnis dapat berjalan dengan lancar sepanjang waktu.
Mempermudah Pengendalian Internal Bisnis

Stock opname adalah proses di mana perhitungan persediaan barang bisa dilakukan dengan transparan dan jumlah fisik serta laporan di atas kertasnya sesuai. Penerapan yang tepat dalam proses ini akan mempermudah pengendalian internal bisnis itu sendiri. Pebisnis akan lebih mudah untuk mengawasi orang-orang yang berkepentingan atau berkaitan dengan stok dan sekaligus mencegah terjadinya kerugian atau tindakan lainnya yang bisa menimbulkan masalah di dalam bisnis.

Manfaat dari Penerapan Stock Opname

Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan stock opname, antara lain:

Meminimalisir terjadinya berbagai risiko kekeliruan terhadap stok, baik itu berupa kekurangan, kelebihan, atau bahkan kehilangan.
Menjadi acuan untuk melakukan tindakan cepat, jika sewaktu-waktu kondisi barang tidak sesuai (hilang atau kurang), sehingga stok tetap dalam kondisi yang aman dan tidak kosong.
Menjadi sumber informasi untuk melakukan analisis terhadap perkembangan bisnis ke depannya.
Mempermudah pendataan distribusi barang yang masuk dan keluar.
Menjadi informasi tentang kondisi barang terkini yang terdapat di gudang.
Mempermudah pencocokan data stok barang dengan fisik barang yang terdapat di gudang.
Membantu proses perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP).
Memperjelas kondisi dan keberadaan stok yang sebenarnya dimiliki dalam bisnis tersebut.
Menjadi sumber informasi bisnis, jika terjadi tindakan kecurangan maupun kelalaian terkait persediaan barang.
Menjadi pertimbangan pebisnis dalam mengambil kebijakan dalam bisnis.

Waktu Pelaksanaan Stock Opname

Setiap pebisnis pasti memiliki kebijakan tersendiri terkait dengan pelaksanaan stock opname. Hal ini biasanya dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Contoh stock opname di perusahaan “A” hanya dilakukan 2 kali setahun, sedangkan perusahaan “B” melakukannya setiap bulan.

Pada dasarnya, perhitungan stock adalah sebuah rutinitas yang lazim dilakukan setiap pebisnis di dalam perusahaannya, terutama bisnis yang sudah besar. Meski tidak setiap bulan, setidaknya proses ini harus dilakukan minimal satu kali dalam setahun.

Berikut ini adalah waktu ideal yang biasanya dilakukan perusahaan untuk melaksanakan stock opname.

Pilihan Waktu	Penjelasan
Harian	Stock opname harian ini biasanya dilakukan oleh pebisnis yang memiliki berbagai produk yang cepat berpindah atau hanya punya masa simpan yang pendek, seperti berbagai jenis makanan atau minuman.
Periodik	Biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu, misalnya, per 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun, dan lainnya.
Peristiwa	Biasanya dilakukan pada waktu-waktu tertentu, misalnya, saat pebisnis berniat melakukan pembelian besar di akhir tahun, saat mendapatkan pesanan barang dalam jumlah besar sekaligus, dan lainnya.

Cara Stock Opname

Untuk mempermudah pelaksanaan stock opname, pebisnis bisa melihat contoh stock opname dan juga laporan stock opname dari perusahaan lain terlebih dahulu. Hal ini akan mempermudah pelaksanaan proses tersebut, apalagi jika ini baru diterapkan pertama kalinya di dalam bisnis.

Berikut ini adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) pelaksanaan stock opname:

Hentikan distribusi barang yang keluar masuk dari perusahaan, agar tidak ada selisih.
Jika memiliki dua atau beberapa gudang, tugaskan lebih dari 1 orang petugas.
Siapkan semua dokumen yang dibutuhkan dengan lengkap.
Lakukan perhitungan dengan cermat, sehingga tidak ada kesalahan.
Lakukan perbandingan data barang dengan kondisi fisik barang di gudang.
Susun laporan stock opname.
Laporkan hasil laporan tersebut kepada yang berkepentingan.

Perhitungan stock adalah proses yang sangat penting di dalam bisnis, sehingga harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Serahkan tugas ini kepada orang yang sudah ahli atau setidaknya benar-benar memahami prosedur stock opname itu sendiri dengan baik.

Berikut ini adalah cara pelaksanaan stock opname yang bisa dilakukan dengan mudah di dalam bisnis.

Tahap	Penjelasan
Awal	Pada umumnya tahap ini dilakukan beberapa hari atau seminggu sebelum proses stock opname dilaksanakan. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap awal: Instruksikan ke bagian gudang agar mempersiapkan stiker yang akan dipakai untuk menandai barang yang telah dihitung. Instruksikan ke bagian gudang agar merapikan semua barang dan menatanya berdasarkan kode maupun jenisnya, agar lebih mudah dihitung. Instruksikan ke bagian gudang untuk memberi barcode pada setiap stok barang. Instruksikan juga agar bagian gudang mempersiapkan stiker “tidak dihitung” untuk barang yang tidak akan dihitung.
Persiapan	Tahap ini pada umumnya dilakukan sehari sebelum pelaksanaan stock opname. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap persiapan: Panggil semua tim untuk briefing dan jelaskan tugasnya masing-masing. Instruksikan bagian gudang agar membuat inputan mutasi barang hingga jam tutup kantor pada H-1. Instruksikan ke bagian gudang agar menghentikan semua mutasi barang, ini terhitung dari sejak tutupnya jam operasional pada H-1 hingga pelaksanaan stock opname selesai.
Akhir	Ini merupakan tahap pelaksanaan stock opname, yang bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut: Pastikan semua stok sudah terinput ke dalam sistem. Print hasil inputan dan serahkan kepada bagian accounting di setiap tim. Lakukan stock opname dengan menandai semua barang yang telah dihitung menggunakan stiker dan menyesuaikannya dengan data inputan yang sudah diprint. Cek ulang stok jika terjadi selisih, hingga selisih bisa ditemukan. Jika sudah selesai, serahkan laporan stock opname ke bagian accounting untuk proses adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke sistem.

Tahap

Penjelasan

Awal

Pada umumnya tahap ini dilakukan beberapa hari atau seminggu sebelum proses stock opname dilaksanakan. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dilakukan pada tahap awal:

Instruksikan ke bagian gudang agar mempersiapkan stiker yang akan dipakai untuk menandai barang yang telah dihitung.
Instruksikan ke bagian gudang agar merapikan semua barang dan menatanya berdasarkan kode maupun jenisnya, agar lebih mudah dihitung.
Instruksikan ke bagian gudang untuk memberi barcode pada setiap stok barang.
Instruksikan juga agar bagian gudang mempersiapkan stiker “tidak dihitung” untuk barang yang tidak akan dihitung.

Persiapan

Tahap ini pada umumnya dilakukan sehari sebelum pelaksanaan stock opname. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap persiapan:

Panggil semua tim untuk briefing dan jelaskan tugasnya masing-masing.
Instruksikan bagian gudang agar membuat inputan mutasi barang hingga jam tutup kantor pada H-1.
Instruksikan ke bagian gudang agar menghentikan semua mutasi barang, ini terhitung dari sejak tutupnya jam operasional pada H-1 hingga pelaksanaan stock opname selesai.

Akhir

Ini merupakan tahap pelaksanaan stock opname, yang bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut:

Pastikan semua stok sudah terinput ke dalam sistem.
Print hasil inputan dan serahkan kepada bagian accounting di setiap tim.
Lakukan stock opname dengan menandai semua barang yang telah dihitung menggunakan stiker dan menyesuaikannya dengan data inputan yang sudah diprint.
Cek ulang stok jika terjadi selisih, hingga selisih bisa ditemukan.
Jika sudah selesai, serahkan laporan stock opname ke bagian accounting untuk proses adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke sistem.

Lakukan Stock Opname Secara Rutin dan Benar

Stock opname adalah proses yang sangat penting untuk dijalankan di dalam bisnis. Prosedur ini akan mempermudah perhitungan stok dan juga pengawasan internal pada bisnis. Pahami dan laksanakan prosedur stock opname dengan cara yang tepat, agar bisnis bisa berjalan lancar.