Kenali Apa Itu Struktur Organisasi, Jenis, Fungsi, dan Hal yang Memengaruhinya

Dalam menjalankan sebuah bisnis, khususnya pada perusahaan besar, tentu ada banyak kelompok atau divisi dengan tugas berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan yang ingin diraih oleh setiap divisi tersebut tetaplah sama, yaitu mengejar kesuksesan bagi perusahaan. Oleh karena itu, agar seluruh tim pada bisnis mampu bekerja dengan kesinambungan, struktur organisasi perlu disusun dengan jelas.

Selain itu, jenis struktur organisasi juga cukup beragam dengan fungsi dan faktor pengaruh yang berbeda-beda. Nah, agar lebih memahami tentang apa itu struktur organisasi dan segala hal penting tentangnya, simak penjelasan yang telah Cermati rangkum berikut ini. 

Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia Sebagai Upaya Mencapai Target Organisasi

Apa Pengertian dari Struktur Organisasi?

Struktur Organisasi

Pada dasarnya, struktur organisasi adalah sistem yang berguna untuk mendefinisikan hierarki sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini mencakup identifikasi dari setiap pekerjaan, fungsi, serta ke pihak mana setiap anggota perlu melaporkan tugasnya. Bisa dibilang, struktur organisasi ini merupakan aspek yang menentukan apakah perusahaan mampu meraih kesuksesan atau tidak.

Biasa diilustrasikan sebagai bagan organisasi, struktur ini juga menentukan alur aliran informasi di setiap tingkatan pada perusahaan. Sebagai contoh, pada struktur terpusat, keputusan dialirkan dari tingkat atas ke tingkat bawah, sementara struktur desentralisasi, pengambilan keputusan dilakukan di antara sejumlah tingkatan pada organisasi. Melalui penyusunan struktur organisasi, perusahaan mampu bergerak dengan lebih fokus dan efisien. 

Fungsi Struktur Organisasi pada Bisnis

Ada beragam fungsi struktur organisasi pada bisnis, di antaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan Proses Komunikasi

   Struktur organisasi yang jelas mampu melancarkan arus informasi dan proses komunikasi perusahaan. Sebagai contoh, analisis keuangan dan departemen perencanaan mampu melapor ke petinggi divisi keuangan dan divisi pemasaran terkait informasi perencanaan keuangan saat akan mengambil keputusan atau strategi bisnis. 

2. Proses Pelaporan Lebih Jelas

   Guna menjelaskan tanggung jawab dari seluruh anggotanya, perusahaan atau organisasi perlu memiliki hubungan pelaporan yang jelas. Hubungan ini memudahkan pihak manajer dalam mengawasi bawahannya agar mampu menjalankan tugasnya sesuai tanggung jawab dan lingkup kewenangan yang telah diberikan. Di sisi lain, karyawan juga tidak kebingungan mencari arahan dan bantuan, serta dapat bekerja tanpa melebihi batas tugas yang seharusnya. 

3. Memungkinkan Pertumbuhan serta Ekspansi Bisnis

   Perusahaan yang mampu memanfaatkan sumber daya dengan optimal, tak terkecuali bakat manajemennya, pasti memiliki tingkat pertumbuhan serta ekspansi yang pesat dan konsisten. Hal tersebut nyatanya bisa terwujud dengan adanya struktur organisasi. Struktur ini juga memungkinkan perusahaan mengetahui titik lemah di sebuah tim manajemen. 

4. Lebih Efisien Menyelesaikan Tugas

   Susunan struktur organisasi yang baik mampu memfasilitasi penyelesaian sebuah proyek. Alasannya karena manajer proyek mampu lebih tepat mengidentifikasi dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia, termasuk mengenai kemampuan dari setiap anggota timnya. Misalnya, pada proyek pengembangan produk yang memerlukan riset pasar, manajer mampu menugaskan individu dengan kemampuan di bidang tersebut, serta memberi kewenangan agar lebih mudah menjalankan tugasnya. 

5. Menyesuaikan Kebutuhan Bisnis

   Tergantung dari industri dan kondisi bisnisnya, setiap perusahaan tentu membutuhkan karyawan dengan bakat dan kemampuan yang berbeda, serta perlu adanya penekanan pada sejumlah fungsi manajemen atau divisi tertentu. Fungsi ini berkaitan pula pada penataan hubungan pelaporan agar tujuan dan tingkat produktivitas bisa dimaksimalkan, sekaligus mampu memenuhi tenggat waktu yang telah ditentukan. 

   Tidak jarang fase reorganisasi atau reposisi dari individu, bahkan departemen perlu dilakukan agar mampu menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Barulah dengan begitu operasional bisnis dapat berjalan dengan lebih lancar dan meningkatkan potensi kesuksesannya.

6. Mengevaluasi Kesalahan

   Struktur organisasi mampu membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kesalahan dan kekurangan serta mengevaluasinya agar tak mengganggu kinerja bisnis. Hal ini bisa terjadi karena individu tidak kebingungan untuk melaporkan kesalahan, maupun menjelaskan terkait adanya tugas yang bertentangan di antara para manajer di tingkat yang berbeda. Tanggung jawab dari sebuah proyek pun bisa lebih mudah diketahui guna menyelesaikan masalah yang mungkin sedang terjadi.

Baca Juga: Mengenal Arti Kata Afiliasi dan Perannya dalam Konteks Marketing, Pasar Modal, Psikologi, dan Organisasi

Beragam Jenis Struktur Organisasi

Jenis Struktur Organisasi

Terdapat 9 jenis struktur organisasi, antara lain:

1. Struktur Fungsional

   Struktur ini menyusun departemen perusahaan sesuai fungsi pekerjaan umumnya, seperti, mengelompokkan seluruh sales dalam satu departemen, dan sebagainya. Melalui struktur fungsional ini spesialisasi karyawan dapat dikumpulkan serta diskalakan lebih mudah untuk membantu perkembangan perusahaan. 

   Bersifat mekanistik atau menempatkan karyawan pada departemen sesuai keterampilan memungkinkannya untuk lebih dalam menguasai bidangnya serta mencari tahu hal yang dikuasai. Namun, struktur ini bisa menimbulkan penghalang di fungsi berbeda sehingga membuat efisiensi perusahaan tidak maksimal jika mempunyai variasi produk maupun target pasar yang berbeda, termasuk dalam hal komunikasi antar departemen. 

2. Divisi Berbasis Produk

   Struktur fungsional memiliki beberapa struktur organisasi lebih kecil, salah satunya divisi berbasis produk yang didedikasikan pada sebuah lini produk. Jenis struktur tersebut ideal pada perusahaan yang mempunyai banyak variasi produk, serta mampu mempersingkat siklus dari pengembangan produk. Kekurangannya, menentukan skala dari struktur divisi ini cenderung sulit, serta upaya dari setiap divisi yang dilakukan secara terpisah mampu menyebabkan duplikat sumber daya. 

3. Divisi Berbasis Pasar

   Selanjutnya, pada divisi ini berfokus pada pasar, jenis pelanggan, maupun industri tertentu, dan ideal diaplikasikan pada bisnis dengan layanan atau produk yang unik dan menyasar segmen pasar khusus. Selain itu, struktur ini juga efektif apabila bisnis mempunyai pengetahuan lanjutan terkait segmen yang disasarnya. Hanya saja, karena terlalu banyak pembagian pada seluruh tim dengan basis pasar memicu perpecahan yang menimbulkan sistem tidak kompatibel, serta berisiko terjadi duplikasi aktivitas di antara divisi. 

4. Divisi Geografis

   Sesuai namanya, struktur ini melakukan pembagian divisi berdasarkan geografis, seperti, kota, wilayah, atau distrik. Jenis struktur tersebut cocok dipilih bagi bisnis yang harus dekat dengan pihak pemasok atau pelanggan, dan perlu diaplikasikan dengan menyatukan beragam keahlian bisnis agar mampu membuat keputusan berdasarkan sudut pandang beragam. Kelemahannya, pengambilan keputusan rentan terdesentralisasi, dan departemen pemasaran yang berbeda di setiap wilayah berisiko menyebabkan persaingan pada proses kampanye. 

5. Divisi Berbasis Proses

   Struktur ini umumnya dirancang untuk divisi riset dan pengembangan, pemenuhan pesanan, dan akuisisi pelanggan, juga terkait interaksinya satu sama lain. Misalnya, akuisisi pelanggan akan sulit dilakukan sebelum mempunyai produk yang sepenuhnya telah dikembangkan untuk dijual, pun pemenuhan pesanan tak akan bisa dimulai sebelum mendapatkan pelanggan dan pesanan produk. Struktur ini ideal dibutuhkan oleh bisnis dengan kecepatan dan efisiensi tinggi, serta memudahkan proses adaptasi.

6. Struktur Matriks

   

   Contoh Struktur Organisasi Matriks (Sumber: kompas.com)

   Struktur matriks memberikan fleksibilitas serta pengambilan keputusan lebih seimbang karena mempunyai hubungan pelaporan ganda. Misalnya, pelaporan fungsional dan berbasis produk. Struktur ini juga membuka peluang pada lini bisnis untuk saling berbagi informasi dan sumber daya. Namun, karena kompleksitasnya yang tinggi, kebingungan pada struktur matriks lebih rentan terjadi, khususnya jika ada beragam lapisan persetujuan yang perlu diminta oleh karyawan. 

7. Struktur Melingkar

   Jenis struktur organisasi ini membuat manajemen tingkat tinggi menempati lingkaran lebih dalam ketimbang manajemen di tingkat bawahnya, menjadi pusat organisasi, dan menyebarkan visinya. Tujuannya agar meningkatkan komunikasi serta arus informasi. Namun, secara perspektif praktis, struktur ini bisa membingungkan karyawan baru terkait ke pihak siapa laporan perlu dibuat.

8. Struktur Datar

   Struktur jenis ini terlihat seperti piramida dengan sejumlah tingkatan seperti supervisor, manajer, sampai direktur. Karena membatasi tingkat manajemennya, jarak antara karyawan dengan kepemimpinan pada struktur datar tidak terlalu jauh.

   Tergolong paling detail, struktur ini mampu membuat karyawan lebih produktif karena minimnya tekanan hierarki dan manajer yang berperan selayaknya anggota ketimbang atasan. Kekurangannya, perbedaan keputusan pada sebuah proyek mampu menyulitkan karyawan menyesuaikan diri, serta desain struktur yang rumit menyebabkan karyawan bingung menentukan manajer untuk mendapatkan persetujuan. 

9. Struktur Jaringan

   Terakhir, struktur ini dilakukan saat perusahaan bekerja sama dengan perusahaan lainnya dalam pembagian sumber daya, maupun saat perusahaan mempunyai kepemimpinan dan fungsi berbeda di beragam lokasi. Struktur ini cocok dipilih karena lebih mudah menjelaskan alur kinerja perusahaan ke banyak staf maupun freelancer dan bisnis lainnya. Kelemahannya, bentuk bagan bisa bervariasi sesuai jumlah perusahaan maupun lokasi bisnis sehingga memicu kebingungan, khususnya bagi freelancer atau pihak outsourcing. 

Faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi

Terdapat 3 faktor yang memengaruhi struktur organisasi, antara lain:

Sesuaikan Struktur Organisasi dengan Kebutuhan dan Kondisi Perusahaan

Agar mampu mendapatkan struktur yang sempurna, perusahaan perlu menyesuaikan struktur organisasi dengan kebutuhan serta kondisi bisnisnya. Dengan begitu barulah perusahaan mampu berkembang dan mencapai target yang ingin diraih dengan lebih optimal. 

Baca Juga: Rekan Kerja Diangkat Menjadi Atasan? Beginilah Cara Untuk Menyikapinya