Info Dokumen

Cara Mengurus Surat Kehilangan, Lengkap dengan Persyaratannya!

Edited by

Karena berbagai sebab, seseorang bisa saja kehilangan aset paling berharga yang dimilikinya. Salah satu contohnya adalah dompet. Ya, dompet secara fisik tidaklah mahal namun isi dompet seperti, kartu SIM, KTP, STNK, dan ATM lah yang membuat setiap orang kelabakan jika harus kehilangannya.

Jika mengalami musibah ini, jangan panik karena panik hanya akan membuat pikiran runyam dan membuang waktumu. Jadi jika kehilangan, langsung saja lapor ke Kantor Polisi terdekat.

Baca Juga: Cara, Syarat, dan Biaya Pembuatan SKCK

Fungsi Surat Kehilangan

Surat kehilangan adalah dokumen resmi yang dibuat untuk melaporkan kehilangan barang atau dokumen penting, seperti identitas, kendaraan, atau barang berharga. Berikut adalah manfaat dari surat kehilangan: 

1. Dokumentasi Resmi

Surat kehilangan memberikan bukti resmi bahwa Anda telah melaporkan kehilangan suatu barang kepada pihak berwenang, seperti kepolisian. Ini penting untuk kepentingan administratif dan hukum. Surat kehilangan sering kali diperlukan untuk mengajukan permohonan penggantian dokumen yang hilang, seperti KTP, SIM, STNK, atau kartu kredit. Pihak penerbit dokumen atau lembaga terkait biasanya memerlukan surat kehilangan sebagai bagian dari proses pengajuan penggantian.

2. Melindungi dari Penyalahgunaan

Dengan melaporkan kehilangan barang seperti KTP atau kartu kredit, surat kehilangan membantu melindungi Anda dari kemungkinan penyalahgunaan identitas atau penipuan yang bisa terjadi jika barang tersebut ditemukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Klaim Asuransi

Jika barang yang hilang diasuransikan, surat kehilangan seringkali diperlukan untuk mengajukan klaim asuransi. Ini membantu dalam proses verifikasi dan pemrosesan klaim.

4. Keperluan Administratif

Surat kehilangan dapat digunakan dalam berbagai keperluan administratif, seperti memperbarui catatan di lembaga pemerintah, bank, atau institusi lainnya yang membutuhkan konfirmasi kehilangan barang.

5. Menghindari Masalah Hukum

Dengan melaporkan kehilangan kepada pihak berwenang dan mendapatkan surat kehilangan, kamu dapat menghindari masalah hukum atau tuduhan yang mungkin timbul jika barang yang hilang digunakan untuk tujuan ilegal.

Hal Penting yang Harus Diperhatikan dan Diketahui Sebelum Membuat Surat Kehilangan

Ilustrasi Menyiapkan Dokumen Persyaratan Lapor Kehilangan

Sebelum lapor kehilangan ke Kantor Polisi, maka kamu perlu mengetahui dan menyiapkan beberapa hal berikut ini agar tidak bolak-balik dalam pengurusannya:

  1. Catat dan Ingat Dokumen atau Barang Apa Saja yang Hilang

    Biar proses pembuatan laporan kehilangan berlangsung cepat, ingat-ingat atau kalau perlu dicatat daftar dokumen dan barang yang hilang misalnya saja KTP, Kartu Kredit, SIM, ATM, handphone, dan sebagainya.

    Jika sudah punya copy dokumen yang hilang atau ingat nomor dokumen yang hilang tersebut akan memudahkan proses pengurusan nantinya.

  2. Usahakan Mencari Terlebih Dahulu Fotokopi Dokumen yang Hilang

    Jika memungkinkan, mencari copy dokumen yang hilang di rumah atau hasil scan yang tersimpan di laptop akan sangat membantu dan mempermudahmu mengurus kembali dokumen yang hilang tersebut, terutama saat awal membuat laporan kehilangan di kepolisian.

  3. Siapkan Persyaratan yang Diperlukan

    Biar tidak bolak-balik dalam pembuatan laporan kehilangan di kepolisian, siapkan terlebih dahulu seluruh dokumen yang diperlukan.

    Syarat Membuat Surat Kehilangan:

    Jenis Kasus Dokumen yang Diperlukan
    Kehilangan Ijazah
    • Fotokopi identitas atau KTP.
    • Fotokopi Ijazah yang sudah dilegalisir.
    • Surat keterangan dari kepala sekolah, yang berisikan pernyataan bahwa siswa yang bersangkutan pernah belajar dan memiliki ijazah di sekolah tersebut.
    • BAP oleh Ditreskrimum.
    Kehilangan KTP
    • Fotokopi KTP atau Kartu Keluarga.
    • Surat Keterangan Domisili dari RT/RW setempat.
    Kehilangan Akta Lahir
    •  Fotokopi Identitas/KTP/KK/SIM.
    • Surat Keterangan dari Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
    Kehilangan Buku Nikah
    • Fotokopi KTP.
    • Fotokopi Kartu Keluarga.
    • Surat Keterangan dari KUA yang menerbitkan buku nikah tersebut. 
    Kehilangan STNK
    • Fotokopi identitas/KTP.
    • Fotokopi STNK/BPKB/Surat Keterangan Jaminan BPKB dari Leasing.
    • Fotokopi KTP atas nama STNK atau BPKB. 
    Kehilangan BPKB
    • Fotokopi identitas/KTP.
    • Fotokopi STNK/BPKB.
    • Fotokopi KTP atas nama STNK atau BPKB.
    • Surat pernyataan pemilik mengenai BPKB yang hilang tidak terkait kasus pidana atau perdata di atas materai.
    • BAP oleh Ditreskrimum.
    Kehilangan AJB
    • Fotokopi identitas/KTP/KK/Surat Keterangan Ahli Waris yang diketahui Camat setempat apabila pemegang hak sudah meninggal dunia.
    • Fotokopi AJB yang hilang dan sudah dilegalisir.
    • Fotokopi PBB tahun berjalan.
    • Surat Keterangan Tidak Sengketa dari Lurah/Kepala Desa setempat dan sudah diketahui oleh Camat.
    •  BAP oleh Ditreskrimum.
    Kehilangan Sertifikat Tanah
    • Fotokopi KTP.
    • Fotokopi Kartu Keluarga.
    • Fotokopi PBB tahun berjalan (untuk tanah dan bangunan yang wajib untuk membayar pajak).
    • Fotokopi sertifikat yang hilang dan sudah dilegalisir dan/atau Surat Keterangan Pendaftaran Tanah dari BPN tempat sertifikat diterbitkan.
    • Surat Keterangan Tidak Sengketa dari Lurah/Kepala Desa setempat dan sudah diketahui oleh Camat.
    • BAP oleh Ditreskrimum.
    Kehilangan Kartu ATM / Buku Tabungan
    • Fotokopi KTP.
    • Fotokopi buku tabungan atau nomor rekening. 

    Sumber: polrespandeglang.banten.polri.go.id

  4. Minta Fotokopi dan Legalisir

    Proses pengurusan dokumen atau kartu yang hilang membutuhkan surat kehilangan asli atau legalisir, oleh karena itu saat membuat surat kehilangan di kepolisian, sebaiknya meminta untuk dibuatkan rangkap dan dilegalisir. Mengingat pentingnya berkas asli atau copy legalisir bagi instansi keuangan seperti bank atau yang lainnya untuk proses penggantian barang yang hilang (misalnya kartu ATM), maka sebaiknya minta rangkap legalisir karena berkas tersebut pasti dibutuhkan.

  5. Surat Kehilangan Berlaku 1 Bulan

    Surat kehilangan kepolisian berlaku hingga satu bulan, terhitung sejak tanggal penerbitan. Jika masih membutuhkannya, maka setelah itu kamu bisa memperpanjangnya lagi. Oleh karena itu, jangan menunda-nunda dan segera gunakan surat kehilangan kepolisian ini untuk mengurus ke instansi terkait.

Proses yang Harus Dijalani di Kepolisian

Untuk membuat surat kehilangan di kepolisian, kamu bisa mengikuti tahapan berikut ini. Kalau bisa datang ke Kantor Polisi yang sedikit besar sehingga ada tempat pengaduan dan pelayanan masyarakat (idealnya di Polres), jangan di kantor pos polisi yang kecil.

  1. Laporan Kehilangan Bisa Masuk di Bagian Pengaduan dan Pelayanan Masyarakat

    Saat sampai di Kantor Polisi, untuk membuat laporan kehilangan, kamu bisa masuk ke bagian pengaduan ataupun pelayanan masyarakat. Biasanya tempat pelayanan ini terletak di depan pintu masuk Kantor Polisi agar mudah ditemukan.

  2. Tertib Antri, Menunggu Panggilan

    Bagian pelayanan masyarakat apalagi kalau menjelang siang akan semakin ramai dikunjungi orang dengan berbagai keperluan. Jadi, di sini kamu wajib menunggu giliran masuk. Biar urusan lancar gunakanlah waktu untuk menyiapkan kronologis untuk menjelaskan laporanmu nantinya.

  3. Setelah dapat Panggilan, Jelaskan Maksud dan Tujuan

    Saat sudah mendapatkan giliran untuk lapor, maka jelaskan tujuan bahwa kamu ingin meminta surat kehilangan. Lalu, ikuti saja alurnya, sampai dengan selesai.

    Ingat, kamu harus jujur dalam membuat laporan kehilangan sesuai fakta yang kamu alami karena surat kehilangan memiliki konsekuensi hukum jika terjadi masalah di kemudian hari. Misalnya saja berbohong atau informasi yang disampaikan tidak benar maka, pelapor bisa dikenakan tuduhan laporan palsu. Jadi, hati-hati ya!

Baca Juga: KTP Hilang, Ikuti Cara Ini Untuk Mengurusnya

Pertanyaan-pertanyaan Seputar Pembuatan Laporan Kehilangan di Kepolisian

Pertanyaan berikut ini biasanya akan ditanyakan oleh petugas, jawablah dengan jujur dan rinci agar memudahkan dalam membuat laporan:

  • Pertanyaan seputar kasus kehilangan, misalnya barang apa yang hilang, kapan hilangnya, tempat terjadinya kehilangan, dan pertanyaan lainnya yang menyangkut kasus. Jawablah dengan sebenar-benarnya dan sejelas-jelasnya.
  • Sebaiknya kamu selaku korban yang membuat laporan sendiri atau jika pelapor masih di bawah umur sebaiknya di dampingi orang tuanya.
  • Jika berkas sudah lengkap dan kronologinya jelas, proses pembuatan laporan biasanya membutuhkan waktu <1 jam.

Setelah semua selesai, petugas akan memintamu cek ulang sebelum dicetak dan ditanda tangani pejabat yang berwenang. Mintalah fotokopi legalisir secukupnya untuk keperluan pengurusan kehilangan kartu atau dokumen ke berbagai instansi.

Patuhi Aturan dan Tata Tertib yang Berlaku

Membuat laporan surat kehilangan itu mudah, namun jangan nantinya disepelekan sehingga membuatmu tidak berhati-hati dalam menyimpan dokumen. Proses yang lebih rumit lagi nanti adalah saat mengurus kartu atau dokumen yang hilang tersebut ke masing-masing instansi yang tentu saja membutuhkan waktu dan tenaga.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat Surat Keterangan Bebas Narkoba