Kwitansi: Pengertian, Ciri-ciri, dan Cara Menggunakannya
Dalam kegiatan perekonomian, kehadiran kwitansi memiliki peranan penting. Saat transaksi jual beli produk atau jasa, kwitansi dapat menjadi bukti transaksi atau pembayaran, apalagi untuk transaksi yang nilainya cukup besar. Kwitansi juga mempunyai kekuatan hukum apabila dibubuhi dengan meterai.
Baca Juga: Mengenal Faktur Pajak Dan Fungsinya
Pengertian Kwitansi
Contoh Blangko Kwitansi (Sumber: bukalapak.com)
Pengertian kwitansi adalah sebuah dokumen yang menjadi alat bukti terjadinya pembayaran maupun penerimaan sejumlah uang. Dikeluarkan dan ditanda tangani si penerima, kemudian diserahkan kepada si pemberi uang atau yang membayar. Bisa juga diteken kedua belah pihak untuk memperkuat sisi legalitas.
Adanya kwitansi akan memudahkan pencatatan arus kas yang masuk dan keluar di dalam pembukuan. Umumnya, kwitansi menerangkan kop perusahaan/instansi/lembaga/toko, nomor kwitansi, nama pemberi uang, jumlah uang yang dinyatakan dengan nominal angka dan huruf, peruntukkan pembayaran, nama tempat dan tanggal pembayaran atau penerimaan uang, serta tanda tangan dan nama si penerima.
Agar kwitansi memiliki kekuatan hukum di persidangan jika sewaktu-waktu ada sengketa atau masalah lain, kamu dapat menempelkan meterai, lalu diteken atau ditanda tangani kedua belah pihak.
Perhatikan Hal Berikut Jika Ingin Menggunakan atau Membuat Kwitansi
Cara Menggunakan Kwitansi (Sumber: duniapaud.com)
Bila ingin menggunakan atau membuat kwitansi untuk kebutuhan transaksi, kamu perlu memerhatikan beberapa hal berikut ini supaya tidak salah.
- Hindari meneken kwitansi kosong agar bukti tanda tanganmu tak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tak bertanggungjawab. Dengan menggunakan tanda tangan, akan terlihat mana kwitansi asli dan mana yang dipalsukan untuk tindak kejahatan.
- Perhatikan juga dalam menulis nama lengkap si penerima maupun pemberi uang.
- Tambahkan pula tanda di akhir tulisan, misalnya pada bagian ‘untuk pembayaran'. Tujuannya supaya tidak bisa lagi ditambahkan dengan penjelasan atau kalimat lain di luar transaksi.
- Cantumkan nama tempat dan tanggal transaksi yang berdekatan dengan tanda tangan si penerima uang.
- Jika nilai transaksi cukup besar dan harus dibubuhi meterai, tanda tangan harus mengenai kwitansi.
Kenali Ciri-Ciri Kwitansi
Contoh Kwitansi (Sumber: pemudabersatu.com)
Kenali dan pahami ciri-ciri kwitansi sehingga kamu tidak bingung saat harus menggunakannya.
- Umumnya setiap kwitansi dibuat memiliki dua sisi, yakni sisi luar maupun sisi atas bawah. Kwitansi sisi luar di sebelah kiri dinamakan sub kwitansi. Sub kwitansi ini digunakan untuk tanda bukti bagi si penerima uang, sementara bagian kanan diberikan kepada pemberi uang sebagai bukti penyerahan dana atau pembayaran.
- Sedangkan kwitansi rangkap atas bawah, biasanya untuk bagian atas akan diberikan kepada si pembayar, sementara bagian bawahnya digunakan si penerima sebagai arsip keuangan.
- Isi dari kwitansi mencantumkan jumlah uang yang dibayar atau diserahkan dalam angka maupun terbilang (huruf), tanggal transaksi, tempat transaksi, dan kolom tanda tangan.
Baca Juga: Mengenal Bukti Transaksi dalam Bisnis dan Jenisnya
Jenis Kwitansi Berdasarkan Penggunaannya
Contoh Kwitansi (Sumber: akuntansilengkap.com)
Berikut jenis-jenis kwitansi berdasarkan penggunaannya yang perlu kamu ketahui:
- Kwitansi Transfer Uang: Jenis kwitansi ini biasanya digunakan dalam dunia perbankan, di mana di dalam kwitansi secara jelas tercantum nomor rekening penerima.
- Kwitansi Transaksi Produk: Kwitansi ini menjelaskan barang apa yang dibeli konsumen lebih detail mengenai nomor seri produk, tipe barang, lalu ada alamat konsumen, serta harga barang.
- Kwitansi Serah Terima Uang: Jenis kwitansi ini paling sering digunakan. Pada kwitansi ini menerangkan jumlah uang yang diserahkan kepada seseorang/perusahaan/lembaga, di mana penggunaannya akan dianggap sebagai bukti pembayaran yang sah dan disetujui oleh kedua belah pihak.
- Kwitansi Bukti Pembayaran: Kwitansi ini umum digunakan dalam jual beli. Bukti pembayaran bisa berupa angsuran/cicilan ataupun lunas. Kwitansi ini umumnya juga menerangkan jumlah uang untuk pembayaran dan informasi si pembayar atau pemberi dana.
- Kwitansi Cash Receipt: Kwitansi yang digunakan dalam lingkungan kerja. Kwitansi ini menerangkan dana keluar atau masuk yang tembusannya akan dilakukan pengarsipan sebagai bukti keuangan saat audit nanti.
Beda Kwitansi, Nota, dan Faktur
Beda Kwitansi, Nota, dan Faktur
Banyak dari kita belum mengetahui perbedaan antara kwitansi, nota, dan faktur. Toh sama-sama bisa menjadi bukti transaksi yang sah. Lalu apa bedanya?
-
Kwitansi
Secara harfiah, kwitansi adalah secarik kertas yang digunakan sebagai bukti penerimaan sejumlah uang yang disetujui kedua pihak, baik penerima dan pemberi. Setiap kwitansi yang beredar dilengkapi nomor kwitansi, nama pemberi uang, jumlah pembayaran (nominal maupun huruf), peruntukkan pembayaran atau transaksi, tempat dan tanggal transaksi, serta tanda tangan dan nama si penerima.
Supaya legalistas makin kuat, dapat ditempelkan meterai Rp6.000. Di atas meterai, ditanda tangani kedua belah pihak atau pihak penerima. Nomor kwitansi juga penting agar dapat membedakan antara kwitansi satu dengan lainnya, serta dapat diurutkan berdasarkan waktu transaksi dilakukan.
-
Faktur dan Nota
Faktur merupakan sebuah dokumen transaksi yang digunakan untuk menghitung jumlah transaksi penjualan. Faktur ini biasanya dibuat oleh penjual dan terdiri dari 3 rangkap. Di mana lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua disimpan oleh penjual untuk penagihan, dan lembar ketiga akan disimpan ke buku faktur.
Sedangkan pengertian nota tidak jauh berbeda dengan faktur, sama-sama dibuat oleh penjual. Hanya saja biasanya cukup terdiri 2 rangkap. Di mana lembar pertama akan diberikan kepada pembeli. Faktur dan nota hanya digunakan sebagai bukti pembelian saja tanpa meterai.
Ciri-Ciri Kwitansi Palsu
Mengenali ciri-ciri kwitansi palsu dapat membantu menghindari penipuan dan memastikan keaslian dokumen keuangan. Berikut ciri-ciri kwitansi palsu yang perlu kamu ketahui:
- Kertas yang digunakan sering kali tipis dan berkualitas rendah.
- Warna cetakan mungkin pudar atau tidak konsisten, dengan tinta yang mudah luntur.
- Tata letak yang tidak rapi, dengan teks yang tidak sejajar atau margin yang tidak konsisten.
- Desain kwitansi mungkin terlalu sederhana dan tidak memiliki elemen keamanan seperti watermark.
- Nomor seri yang digunakan berulang atau tidak konsisten.
- Kode atau nomor yang tidak sesuai dengan format yang digunakan oleh instansi resmi.
- Informasi yang dicantumkan tidak lengkap atau kurang spesifik, seperti alamat yang tidak jelas.
- Terdapat kesalahan ejaan atau tata bahasa yang mencurigakan.
- Tanda tangan yang terlihat tidak asli atau dicetak.
- Stempel yang digunakan mungkin tiruan, dengan desain yang berbeda dari aslinya.
- Jumlah uang yang dicantumkan mungkin tidak masuk akal atau tidak sesuai dengan transaksi yang sebenarnya.
- Kurangnya perincian biaya atau rincian yang tidak jelas.
- Kwitansi asli biasanya memiliki tanda pengaman seperti watermark atau hologram yang sulit dipalsukan.
- Microtext yang sulit dilihat dengan mata telanjang, tetapi terdapat pada kwitansi asli.
Kasus Kwitansi Kosong
Ilustrasi Kwitansi Kosong (Sumber: kompasiana.com)
Ada saja praktik atau tindak kejahatan, salah satunya menjual kwitansi kosong. Tujuannya apalagi kalau bukan mengeruk uang. Menggunakan kwitansi kosong agar bisa diisi dengan nilai atau jumlah uang sesuai kehendak si oknum atau pihak tak bertanggungjawab.
Sebagai contoh, kamu diminta membeli laptop oleh perusahaan sebanyak 10 unit. Katakanlah harga asli 1 unit laptop Rp10 juta. Kemudian kamu melakukan mark up atau korupsi yang merugikan perusahaan dengan cara mengisi kwitansi kosong. Mengubah harga laptop menjadi Rp15 juta per unit, sehingga kamu mendapat keuntungan Rp5 juta x 10 unit = Rp50 juta.
Manfaat dan Fungsi Kwitansi
Kwitansi adalah dokumen tertulis yang menyatakan bahwa pembayaran telah dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain. Dokumen ini sangat penting dalam berbagai transaksi keuangan, baik untuk individu maupun perusahaan. Berikut adalah manfaat dan fungsi kwitansi:
| Manfaat Kwitansi | Fungsi Kwitansi |
|
Bukti Pembayaran Resmi: Kwitansi bertindak sebagai bukti tertulis bahwa pembayaran telah dilakukan. Hal ini penting untuk menghindari perselisihan di kemudian hari mengenai apakah pembayaran telah dilakukan atau tidak. |
Verifikasi Transaksi: Kwitansi berfungsi sebagai alat verifikasi bahwa suatu transaksi telah terjadi, baik untuk pembelian barang, pembayaran jasa, atau transaksi keuangan lainnya. |
|
Dokumentasi Keuangan: Kwitansi membantu dalam menjaga catatan transaksi keuangan yang rapi dan terorganisir. Ini sangat berguna bagi individu maupun bisnis dalam mengelola keuangan mereka. |
Rekonsiliasi Keuangan: Membantu dalam rekonsiliasi antara catatan bank dan catatan internal perusahaan, memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar. |
|
Bukti Hukum: Kwitansi dapat digunakan sebagai bukti dalam sengketa hukum atau saat memerlukan verifikasi pembayaran di pengadilan. Ini membuatnya penting dalam kontrak bisnis dan transaksi besar. |
Penyusunan Laporan Keuangan: Kwitansi digunakan sebagai dasar dalam penyusunan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca, untuk mencerminkan keadaan keuangan yang sebenarnya. |
|
Audit dan Akuntansi: Dalam audit keuangan, kwitansi digunakan untuk memverifikasi transaksi dan memastikan bahwa catatan keuangan akurat dan sesuai dengan laporan keuangan. |
Kepatuhan Regulasi: Banyak bisnis diharuskan oleh hukum untuk menyimpan kwitansi sebagai bagian dari kepatuhan terhadap regulasi keuangan dan pajak. |
|
Mempermudah Perencanaan Keuangan: Dengan kwitansi, seseorang atau bisnis dapat melacak pengeluar |
Transparansi dan Akuntabilitas: Dengan menyimpan kwitansi, bisnis dapat memastikan transparansi dalam transaksi keuangan mereka dan mempertahankan akuntabilitas dalam operasional mereka. |
|
Klaim Pengembalian Pajak: Untuk keperluan perpajakan, kwitansi dapat digunakan untuk mengklaim pengembalian pajak atau pengurangan pajak, terutama jika pembayaran terkait dengan biaya bisnis atau pengeluaran yang dapat dikurangkan. |
Alat Komunikasi: Kwitansi dapat digunakan untuk berkomunikasi secara resmi antara pihak yang melakukan pembayaran dan penerima pembayaran mengenai rincian transaksi, termasuk jumlah yang dibayar, tanggal, dan tujuan pembayaran. |
Pakai Kwitansi Sesuai Fungsinya
Kwitansi begitu penting dalam kehidupan sehari-hari, terutama saat melakukan transaksi. Selalu gunakan kwitansi sesuai fungsinya, jangan disalahgunakan untuk meraup keuntungan. Ketika bertransaksi, usahakan meminta kwitansi agar jika suatu saat terjadi sengketa, kamu dapat menjadikan kwitansi sebagai bukti yang sah.